Tanda Terima: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Format, Isi dan Alur

2. Fungsi dan tujuan

Cek sebagai bukti transaksi (canva.com)

Sebuah tanda terima pada dasarnya sangat penting dan dibutuhkan dalam aktivitas perdagangan terutama pada berbagai pihak perusahaan besar yang saling terlibat dalam aktivitas jual beli barang. Adanya dokumen atau bukti tersebut dapat menujukkan bahwa barang telah diterima oleh pihak pembeli atau pihak penerima. 

Penerimaan juga dalam kondisi utuh dan tidak ada kekurangan sama sekali. Sehingga pihak penjual nantinya tidak perlu lagi melakukan pengecekan ulang terhadap list barang yang dikirimnya. 

Dengan adanya dokumen berupa surat tanda terima maka nantinya pihak pembeli bisa memastikan seluruh barang yang diterimanya apakah sudah sesuai dengan barang yang dioerder dan apakah jumlah serta jenis barang sudah sama serta sesuai dengan pesanan. Pihak pembeli atau penerima barang juga bisa memastikan apakah kondisi barang yang diterima dalam kondisi baik atau tidak. 

Singkatnya, tujuan dari adanya dokumen tersebut adalah untuk menjadi bukti atas penerimaan barang yang sudah terjadi oleh pihak penerima barang. 

Baca Juga: 12 Macam-macam Bukti Transaksi untuk Laporan Keuangan, Apa Saja? 

3. Isi tanda terima

Faktur sebagai bukti transaksi (canva.com)

Jika ingin bergelut dalam dunia usaha dan dagang sudah seharusnya tahu dengan benar mengenai beberapa dokumen yang perlu dimiliki untuk mendukung kegiatan jual beli antarperusahaan. Salah satu dokumen tersebut adalah dokumen atau surat tanda terima yang isinya meliputi seluruh detail transaksi tentunya yang memang dibutuhkan.

Isinya ini antara lain meliputi nama barang dan jumlah barang yang diterima serta kepada siapa barang tersebut akan diterima. 

4. Format dan alur

Kuitansi sebagai bukti transaksi (canva.com)

Membuat seluruh macam dokumen sebenarnya tidaklah sulit, asalkan tahu dengan tepat hal apa saja yang menjadi isi dari dokumen atau hal apa saja yang perlu dicantumkan dalam dokumen tersebut. Termasuk pula dokumen tanda terima yang pembuatan formatnya meliputi detail produk yang akan dikirimkan oleh penjual pada pembeli.

Untuk membuatnya juga tidak perlu dicantumkan pembuka dan penutup karena formatnya tidak perlu dibuat secara panjang. Formatnya singkat dan sederhana serta memuat isi yang tepat berkenaan dengan barang yang akan diterima oleh pembeli. 

Untuk alurnya sebenarnya cukup mudah dimengerti dan dipahami, sebab biasanya pembeli barang akan terlebih dahulu menerima surat penawaran dari pengusaha atau penjual atau pihak pengirim.

Selanjutnya akan ada order penjualan atau sales order yang berlanjut dengan adanya invoice. Setelah invoice barulah pembeli akan menerima surat tanda terima yang berakhir dengan tahap penerimaan kuitansi.

5. Contoh

Nota kontan sebagai bukti transaksi (canva.com)

Ada banyak contoh di sekitar kita yang rupanya melibatkan adanya bukti atau surat penerimaan barang sehingga bisa dikatakan bahwa surat penerimaan barang terbagi ke dalam beberapa jenis. Sebut saja mulai dari tanda terima produk lalu ada pula pelunasan barang dan lain-lain. 

Tanda terima dengan segala fungsi dan kegunaannya tersebut tentunya sangat dibutuhkan terutama dalam dunia perdagangan yang di dalamnya terdapat aktivitas jual dan beli barang. Dengan adanya tanda terima ini maka aktivitas jual beli barang bisa berlangsung tanpa adanya keraguan baik untuk pihak penjual maupun untuk pihak pembeli. 

Dokumen yang dibutuhkan dalam hal perdagangan ini memang menunjukkan adanya seluruh barang yang telah diterima oleh pihak pembeli sehingga dokumen ini bisa menjadi bukti dari adanya proses penerimaan barang. Tidak hanya jumlah barang saja yang dapat dipastikan dengan adanya dokumen tersebut melainkan juga kondisi barang yang diterima.

Baca Juga: 10 Potret Keterangan di Nota Belanja Ini Bikin Ketawa Tak Tertahan