Tips Tetap Fokus di Tengah Kesibukan Pakai Metode Getting Things Done!

Padatnya kesibukan bisa membuat kita stres dan gak fokus

Semakin banyak informasi yang kita terima, maka semakin sulit pula membuat keputusan. Kita jadi bingung harus memulai dari mana atau apa yang perlu dilakukan ketika pikiran kita telah dipenuhi dengan berbagai ide, rencana, pekerjaan dan sebagainya. Pada akhirnya, hal ini membuat kita jadi kewalahan dan stres.

Menghadapi persoalan tersebut, David Allen, seorang konsultan produktivitas, mencetuskan strategi bernama Getting Things Done (GTD) untuk membantu individu fokus pada tugasnya. Dengan metode ini, diharapkan setiap orang dapat mudah mengetahui apa yang harus dilakukannya setiap saat tanpa perlu khawatir akan kelupaan.

Buat kamu yang punya kesibukan padat, metode GTD ini patut dicoba. Berikut lima tahapan yang perlu kamu ikuti.

1. Mulai dengan mencatat semua tugas-tugasmu

Tips Tetap Fokus di Tengah Kesibukan Pakai Metode Getting Things Done!ilustrasi orang mencatat (pexels.com/Sam Lion)

Jangan cuma mengandalkan memori untuk mengingat sesuatu. Kamu bisa saja melewatkan hal-hal kecil nan penting. Biasakan mencatat semua pekerjaan, ide, rencana, janji atau apapun yang terterlintas di kepalamu biar gak kelupaan.

Gak perlu panjang dan mendetail. Cukup tulis dulu poin-poinnya secara ringkas pada tahap ini. Kamu bisa menyalin informasi tersebut di buku catatan, handphone atau media apa pun yang kamu biasa gunakan.

2. Kembangkan informasi jadi lebih jelas dan actionable

Tips Tetap Fokus di Tengah Kesibukan Pakai Metode Getting Things Done!ilustrasi merincikan informasi (pexels.com/Liza Summer)

Tahap selanjutnya adalah mentransformasikan informasi yang sudah kamu kumpulkan menjadi langkah yang actionable. Caranya, baca kembali setiap poin yang kamu tulis dan tentukan apakah hal tersebut merupakan tugas deadline, proyek, referensi atau lainnya. Berikut panduan yang bisa kamu ikuti :

  • Jika sesuatu dapat diselesaikan dalam waktu kurang dua menit, maka kerjakan segera
  • Jika sesuatu bisa diwakilkan pengerjaannya, maka serahkan hal tersebut ke orang lain 

  • Jika sesuatu harus diselesaikan dalam waktu tertentu, maka beri tanggal deadline 

  • Jika sesuatu tidak lagi penting dan dibutuhkan, maka hapus hal tersebut dari daftar

  • Jika sesuatu butuh serangkaian tahapan untuk pengerjaanya, maka itu adalah proyek. Buatlah judul untuk proyek tersebut lalu tambahkan di bawahnya langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikannya

  • Jika sesuatu berupa dokumen, artikel atau foto yang perlu dilihat kembali, maka sisipkan benda tersebut pada proyek atau tugas yang relevan

Supaya mudah dimengerti, pastikan kamu juga mengembangkan informasi yang kamu catat sejelas dan sespesifik mungkin. Misalnya, catatan awal yang bertuliskan "Pergi ke pasar" kini disebaiknya ditambahkan dengan keterangan seperti "Besok pergi ke pasar untuk membeli sayur dan daging".

3. Buat catatanmu sedemikian rupa agar mudah dimengerti

Tips Tetap Fokus di Tengah Kesibukan Pakai Metode Getting Things Done!ilustrasi mengatur daftar tugas (todoist.com)
dm-player

Kamu telah selesai mengategorikan tugasmu dan membuatnya sejelas mungkin. Kini saatnya untuk mengatur informasi terbaru ini ke dalam bentuk yang lebih rapi agar mudah dilihat.

Ada banyak cara yang bisa kamu lakukan, diantaranya adalah dengan mengelompokkan tugas sesuai dengan kategorinya. Misalnya, pisahkan antara proyek kerjaan kantormu dengan proyek pekerjaan di rumah. Jangan lupa lampirkan referensi pada masing-masing tugas bila diperlukan.

Kamu juga bisa membuat daftar tugas selanjutnya yang berisikan tugas, proyek atau referensi yang perlu dilakukan nanti. Untuk tugas yang mempunyai tenggat waktu, pastikan kamu menaruh jadwal atau penanda yang mudah dilihat. 

Intinya, daftar tugasmu akan terlihat seperti beberapa kelompok yang bercabang. 

Baca Juga: 5 Dampak jika Terus Melakukan Quiet Quitting, Jadi Kurang Produktif!

4. Lakukan tugas sesuai dengan panduan yang telah kamu buat

Tips Tetap Fokus di Tengah Kesibukan Pakai Metode Getting Things Done!ilustrasi orang bekerja (pexels.com/olia danilevich)

Kamu kini sudah punya daftar tugas dengan informasi yang jelas, spesifik dan rapi. Di dalamnya juga sudah terdapat label, tanggal deadline atau sumber daya lainnya yang dapat membantumu menyelesaikan pekerjaan. Saatnya mulai beraksi!

Dengan adanya daftar tugas ini, kamu tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu untuk berpikir apa yang harus dilakukan atau takut kelupaan. Kamu tinggal mengintip buku catatan atau handphone-mu untuk mengetahui apa langkahmu selanjutnya.

5. Jangan lupa luangkan waktu untuk meninjau catatanmu kembali

Tips Tetap Fokus di Tengah Kesibukan Pakai Metode Getting Things Done!ilustrasi orang mereview (pexels.com/Michael Burrows)

Sebisa mungkin luangkan waktu seminggu sekali untuk melihat kembali daftar tugasmu. Barangkali ada beberapa tugas yang perlu diperbarui atau dihapus. Hal ini juga berguna untuk membantumu kembali fokus, mengidentifikasi langkah selanjutnya dan melihat sejauh mana perkembanganmu.

David Allen menyebut tahap ini sangat krusial. Pasalnya, meninjau kembali catatan tidak hanya memastikan apakah kamu telah melakukan tugasmu, namun juga memastikan apakah kamu sudah melakukan hal yang tepat.

Dengan GTD, kamu dapat mengurangi beban pikiranmu karena telah menyalurkannya ke media lain. Selain bikin kamu gak mudah lupa, kamu juga bisa lebih fokus melakukan pekerjaan. Bagaimana, tertarik mencoba?

Baca Juga: 10 Momen Tidak Fokus saat Bekerja, Semua jadi Berantakan!

Fatimah Photo Verified Writer Fatimah

null

IDN Times Community adalah media yang menyediakan platform untuk menulis. Semua karya tulis yang dibuat adalah sepenuhnya tanggung jawab dari penulis.

Topik:

  • Agustin Fatimah

Berita Terkini Lainnya