10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolan

Melayani sepenuh hati

Untuk menjadi customer service yang andal, ada banyak soft skill yang perlu dikembangkan untuk menunjang hard skill agar menghasilkan performa kerja yang bernilai maksimal dan tercapainya kepuasan pelanggan sebagai target penting dalam tujuan perusahaan. Berikut 10 soft skill penting yang perlu dikuasai jika kamu ingin menjadi seorang customer service jempolan menurut The Balance Careers.

1. Komunikasi yang jelas

10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolanilustrasi customer service (Pexels.com/ Cedric Fauntleroy)

Bagi seorang customer service, komunikasi yang jelas adalah sesuatu yang sangat penting. Kamu perlu mengetahui apa yang dibutuhkan oleh pelanggan dan bagaimana kamu menyampaikan apa yang dapat kamu lakukan untuk pelanggan

Dalam komunikasi yang jelas, perlu perhatian pada pelafalan, volume suara yang pas, dan penggunaan nada yang optimis agar memberikan hasil komunikasi yang jelas dan positif.

Keterampilan dalam berkomunikasi ini tidak hanya dalam percakapan langsung, tetapi juga termasuk dalam komunikasi melalui telepon. Tetaplah tersenyum dan bergembira saat berbicara  di telepon, sebab lawan bicaramu bisa merasakan emosi yang terdengar dari suaramu.

Ketika menggunakan komunikasi  tertulis seperti surat atau mengirimkan email kepada pelanggan, pastikan ketepatan ejaan dan pemilihan kata serta keefektifan kalimat.

2. Kemampuan mendengarkan

10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolanilustrasi customer service (Pexels.com/ Mart Production)

Diperlukan keterampilan mendengarkan yang baik agar dapat memahami dengan jelas apa yang disampaikan oleh pelanggan dan bagaimana cara membantunya. Kamu juga perlu menunjukkan sikap tubuh dan  reaksi peduli untuk membuat pelanggan mengerti bahwa kamu benar-benar mendengarkan.

Lakukan kontak mata, dan jangan ragu bertanya untuk mengklarifikasi apabila ada hal yang kurang jelas.

Saat berbicara dengan pelanggan melalui telepon, jangan menyela saat pelanggan sedang berbicara. Dengarkan dengan hati-hati dan jawab pertanyaan yang diajukan dengan cermat. Sepanjang percakapan ingatlah untuk selalu bersikap dan berbicara sopan

3. Sikap positif

10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolanilustrasi customer service (Pexels.com/ Mikhail Nilov)

Tunjukkan sikap positif dan pastikan kamu memahami dengan baik apa yang menjadi produk  dan atau pelayanan dari perusahaan. Sikap positif yang ditunjukkan akan membuat kamu bisa membantu pelanggan apabila ada yang mengalami masalah yang berkaitan dengan produk tersebut.

Namun berhati-hatilah saat menunjukkan sikap positif saat ada pelanggan yang sedang kecewa agar tak terkesan bahwa kamu kurang berempati dengan masalah yang sedang dihadapinya. Tunjukkan sikap proaktif dan optimis agar pelanggan juga bisa tetap bersikap positif.

4. Mampu kontrol diri

10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolanilustrasi customer service (Pexels.com/ Yan Krukov)

Bekerja sebagai customer service dituntut untuk dapat menghadapi berbagai tipe dan karakter pelanggan termasuk yang sulit. Diperlukan kemampuan untuk mengendalikan diri dan tetap tenang, bahkan saat sedang menghadapi pelanggan yang sedang marah.

Kesabaran dan kendali diri yang baik akan mencegahmu terbawa situasi dan bersikap kesal serta menghindarkan kamu dari mengucapkan kata-kata yang kurang pantas akibat emosi. Kemampuan mengendalikan diri adalah langkah awal yang baik untuk dapat menangani berbagai situasi.

5. Memberikan solusi

10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolanilustrasi customer service (Pexels.com/ Mikhail Nilov)

Ini adalah keterampilan yang sangat penting bagi seorang customer service karena kamu berhadapan dengan para pelanggan yang akan membutuhkan solusi atas masalah yang dihadapinya.

Penting untuk melatih diri agar bisa menjadi problem solver yang kreatif. Pahami baik-baik masalah yang dihadapi dan tawarkan solusi yang realistis.

dm-player

Jika kamu tidak dapat memberikan solusi yang dibutuhkan, kamu bisa membantu memberikan alternatif bantuan dengan menunjukkan tempat atau orang yang diperkirakan dapat memberi  bantuan solusi yang dibutuhkan.

Jangan lupa melakukan konfirmasi kepada pelanggan untuk memastikan apakah problem pelanggan telah ditangani. Pelanggan akan sangat menghargai minat dan kepedulian kamu terhadap permasalahan mereka.

Baca Juga: 5 Tips Menjadi Customer Service yang Andal, Komunikasi Kuncinya!

6. Bersikap asertif

10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolanilustrasi customer service (Pexels.com/ Yan Krukov)

Saat menghadapi pelanggan, kamu perlu mengendalikan keadaan dan melakukan setiap tindakan dengan efisien. Jika kamu terlihat ragu dan pasif, pelanggan bisa kehilangan kepercayaan terhadapmu. Tetapi kamu pun perlu menjaga sikap kamu agar tak terkesan agresif apalagi terlalu menekan pelanggan yang dapat memancing masalah baru.

Bicara dengan tegas, suara yang terdengar yakin dan tidak berbelit-belit serta tetap fokus pada langkah-langkah yang perlu kamu lakukan akan membuat kamu terlihat percaya diri tanpa menjadi agresif.

7. Tidak mencampur dengan personal

10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolanilustrasi customer service (Pexels.com/ Cottonbro)

Walaupun kamu memang harus bersikap ramah dan bersahabat dengan pelanggan, namun kamu sedang menjalankan tugas dan bukan sedang berbagi kisah hidup. Ketika pelanggan menceritakan masalahnya, kamu tak perlu menimpali dengan menceritakan masalah kamu juga apalagi sampai berkeluh kesah.

Cukup katakan bahwa kamu mengerti, agar pelanggan merasa dipahami dan dihargai dan bahwa kamu memang benar-benar mendengarkan serta sedang berusaha membantu.

8. Empati

10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolanilustrasi costumer service (Pexels.com/ Mart Production)

Penting untuk dapat mengerti apa yang dikatakan pelanggan. Namun tak kalah penting untuk memahami bagaimana perasaan pelanggan.

Jika kamu kesulitan untuk mengembangkan atau mempraktikkan rasa empati, kamu bisa mencoba membayangkan dirimu berada di posisi pelanggan. Tanyalah kepada dirimu sendiri bagaimana perasaanmu dan bagaimana kamu ingin diperlakukan. Dengan begitu, kamu bisa mengusahakan bantuan terbaik yang bisa kamu lakukan untuk pelanggan

9. Bertanggung jawab

10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolanilustrasi customer service (Pexels.com/ Yan Krukov)

Ini adalah salah satu tugas penting bagi seorang customer service. Kamu harus bisa mewakili perusahaan kamu untuk menyampaikan permohonan maaf kepada pelanggan apabila terjadi masalah dengan produk atau pelayanan perusahaan. 

Ini tetap berlaku walaupun masalah yang terjadi bukanlah kesalahan kamu. Mendengarkan masalah dan menyampaikan permintaan maaf akan membuat pelanggan merasa lebih baik dan tidak merasa diabaikan. 

10. Punya selera humor

10 Soft Skill Penting untuk jadi Customer Service Jempolanilustrasi customer service (Pexels.com/ Mart Production)

Humor akan sangat membantu dalam menghadapi situasi yang membuat stres. Sebuah humor dapat meredakan ketegangan yang sedang berlangsung. Jika pelanggan melemparkan candaan, cobalah untuk ikut tertawa bersamanya. Namun, pastikan kamu tidak menertawakan pelanggan dan semua masalah yang sedang dihadapinya.

Masih banyak soft skill lain yang bisa dikembangkan untuk mendukung pekerjaan. Tetapi tentu saja soft skill tetap harus disertai dengan hard skill yang memadai agar dapat saling menunjang.

Kamu bisa meningkatkan soft skill kamu dengan cara banyak berlatih dan terus belajar. Belajar dari pengalaman maupun dari kelas-kelas yang banyak tersedia, termasuk kelas online.

Baca Juga: 5 Kualitas Dasar yang Dicari untuk Posisi Customer Service

Dream Praire Photo Verified Writer Dream Praire

Menulis, membaca, officer. IG :@Dream_Praire

IDN Times Community adalah media yang menyediakan platform untuk menulis. Semua karya tulis yang dibuat adalah sepenuhnya tanggung jawab dari penulis.

Topik:

  • Merry Wulan

Berita Terkini Lainnya