Comscore Tracker

7 Aturan Menulis Email Profesional, Yakin Selama Ini Sudah Benar?

Hayoo... Sudahkah kamu bikin email yang bagus?

Membuat email profesional, khususnya sama orang yang tidak akrab memang gampang-gampang susah. Salah mengeja atau satu dua kata, kesan yang ditimbulkan bisa berbeda. Bahkan karena kesalahan sedikit saja, dampaknya fatal dan memengaruhi kebijakan besar di perusahaan.

Supaya gak telanjur bikin kesal penerima email kamu, yuk kita belajar email profesional yang lebih baik. Ini dia hal yang dihindari untuk memulai email profesional!

1. Jika kamu sedang berkirim surat elektronik dengan orang asing, hindari sapaan "Hi (nama depan)"

7 Aturan Menulis Email Profesional, Yakin Selama Ini Sudah Benar?Pexels/Stokpic

Untuk kesan yang lebih formal dan sopan, gunakanlah sapaan dengan nama belakang. Misalnya, orang yang akan kamu email adalah Victor Smith. Sebutlah dengan "Hi Mr. Smith,". Menurut Will Schwalbe, penulis buku “Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better", panggilan tersebut terlihat lebih ramah dan tidak merusak kesan baik pada pengirimnya.

Bisa dibilang, inilah sapaan paling aman dan familiar untuk berkomunikasi dengan seseorang yang baru dikenal. Namun jika kamu ragu dengan jenis kelamin sosok yang kamu kirimkan email, lebih baik sapa dengan "Hi".

2. Alih-alih mengurangi keseriusan & terdengar akrab, sapaan "Hei!" juga tidak cocok untuk orang yang baru kamu kenal

7 Aturan Menulis Email Profesional, Yakin Selama Ini Sudah Benar?Pexels/Tranmautritam

Silakan gunakan sapaan "Hei!" sepuasnya pada kawan-kawanmu. Tapi dalam situasi profesional, jangan nekat gunakan kata ini, apalagi pada seseorang yang belum/baru kamu kenal. Dalam kondisi lain, kata "Hei!" dapat berarti seruan. Namun ini juga bisa menunjukkan kalau kamu tidak mengetahui siapa nama orang yang kamu kontak.

Berniat menggunakan kata ini untuk tampak santai pun, percuma. Orang kurang bisa menyadarinya kalau kalian tidak bertatap muka secara langsung.

3. "(Salam pembuka)..." bisa dibilang pembuka apik jika tak tahu siapa penerima email. Namun lebih baik lagi kalau cari info siapa yang akan menerima

7 Aturan Menulis Email Profesional, Yakin Selama Ini Sudah Benar?Pexels/rawpixel.com

Mengawali email dengan salam pembuka seperti "Salam sejahtera", "Salam damai", "Dengan hormat", dan semacamnya memang alternatif yang bagus. Terlebih jika kamu tidak tahu siapa yang akan menerima suratnya. Penggunaan salam ini bisa digunakan untuk menggantikan "Hai, (nama lengkap)".

Namun, alangkah lebih baik lagi kalau kamu menggali lagi siapa yang akan menerima surat tersebut. Dengan begitu, suratmu lebih tepat sasaran dan personal.

4. Familiar dengan kata "to whom it may concern"? Jangan coba-coba pakai kalimat ini karena bisa jadi orang yang kamu tuju, tidak akan peduli

7 Aturan Menulis Email Profesional, Yakin Selama Ini Sudah Benar?Pexels/rawpixel.com

Ya! Sesuai dengan arti katanya, orang yang menerima emailmu mungkin saja berpikir, "Oke. Ini bukan urusanku. Aku tidak perlu meneruskan membacanya!" Berbeda jika kamu menyebutkan nama dan jabatan secara spesifik. Penerima email pasti akan lebih perhatian.

Menurut para ahli, kalimat tadi juga menunjukkan sapaan yang terkesan dingin. Bahkan, ini juga terlalu pribadi untuk digunakan pada mereka yang belum dikenal. Percayalah! Kemungkinan ada begitu banyak email yang diterima setiap hari dan tidak semuanya bisa ditindaklanjuti. Karena itu, kamu perlu membuat emailmu bermakna sejak bagian awal.

Baca Juga: Unicorn Lagi Disukai, Ini 7 Bocoran Lolos Kerja dari Mantan Pelamar

5. "Hi (nama panggilan)" boleh kamu pakai kecuali kamu tidak tahu pasti bagaimana penerima emailmu biasa dipanggil

7 Aturan Menulis Email Profesional, Yakin Selama Ini Sudah Benar?Pexels/rawpixel.com

Jangan berspekulasi soal nama singkat seseorang yang tidak kamu kenal langsung, ya! Nama kamu dikira sok tahu atau sok akrab. Nama panggilan seseorang boleh kamu sebut dalam awal emailmu kalau ia pernah memperkenalkan dirinya dengan nama itu atau menggunakannya secara langsung pada signature emailnya.

6. "Halo,..." bukanlah awalan email yang buruk. Namun kata ini cukup berisiko disampaikan pada mereka yang belum dikenal baik

7 Aturan Menulis Email Profesional, Yakin Selama Ini Sudah Benar?Pexels/LinkedIn Sales Navigator

Meski tidaklah buruk, sapaan ini mempunyai kesan informal. Itulah mengapa cukup berisiko menggunakan kata ini kepada seseorang yang kurang dikenal baik-baik.

7. Jangan sampai kamu menulis "Hi (nama penerima yang salah dieja)..."! Ini kesalahan cukup fatal karena membuat orang enggan membaca lagi

7 Aturan Menulis Email Profesional, Yakin Selama Ini Sudah Benar?Pexels/ LinkedIn Sales Navigator

Pertama, kesalahan pengejaan nama membuatmu seakan-akan tidak tahu ingin menghubungi siapa. Kedua, ini berarti kamu salah alamat. Lain kali, ejalah nama dengan benar dan cek sekali lagi sebelum dikirim. Menurut Barbara Pachter (ahli etiket bisnis), banyak orang dihina gara-gara nama mereka salah dieja orang lain.

Dari ketujuh hal yang dihindari untuk memulai email profesional itu, mana yang pernah kamu lakukan? Hayo, ngaku! Jangan diulang, ya! Intinya, pandai-pandailah memposisikan dirimu dengan mereka yang akan kamu kirimkan email. Pasti surat elektronik yang lelah-lelah kamu buat, berbuah balasan positif.

Baca Juga: 9 Bocoran Persiapan CPNS dari Mantan Peserta yang Sukses Jadi PNS

Topic:

  • Febriyanti Revitasari
  • Pinka Wima

Just For You