Mau Jadi Asisten Virtual, Apa Saja yang Harus Disiapkan?

Asisten virtual menikmati fleksibilitas dan kemandirian dari pekerjaan lepas jarak jauh yang sering kali menawarkan peluang bagi karyawan pemula. Perusahaan dapat menghemat waktu dan uang dengan mengalihdayakan tugas kepada asisten virtual daripada mempekerjakan karyawan penuh waktu atau melakukan pekerjaan itu sendiri.

Kisaran tugas yang dapat dilakukan oleh asisten virtual beragam dan tergantung pada kebutuhan klien dan keahlian asisten. Beberapa tugas umum yang dapat diterima oleh asisten virtual adalah:

• Memantau dan mengelola akun email, termasuk tugas-tugas pemasaran email
• Menjawab dan memulai panggilan telepon atas nama klien
• Menangani pengaturan perjalanan, mengelola jadwal
• Memberikan dukungan pelanggan, seperti menjawab pertanyaan dan memproses pesanan
• Mentranskrip dokumen, entri data, dan manajemen spreadsheet
• Mengatur file dan dokumen
• Menyiapkan laporan dan presentasi, mengedit dan mengoreksi, riset SEO
• Kegiatan pembukuan, penagihan, dan akuntansi
• Mengelola kehadiran media sosial online dan profil profesional
• Memesan persediaan

Jika kamu tertarik untuk memulai karier atau memiliki pekerjaan sampingan sebagai asisten virtual, cobalah terlebih dahulu kenali keahlian kami.

Langkah pertama untuk menjadi asisten virtual adalah menentukan keterampilan yang menjadi kekuatan kamu. Resume yang menyoroti kemampuan administratif kamu akan menunjukkan kepada pemberi kerja bahwa kamu memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan itu, meskipun kamu memiliki pengalaman yang minim. Keahlian yang paling umum yang dibutuhkan asisten virtual meliputi:

Kemahiran komputer:
Asisten virtual menggunakan berbagai macam program komputer untuk melakukan tugas mereka. Mereka harus terbiasa menggunakan internet, mengelola kotak masuk email, dan menggunakan komunikasi berbasis cloud, seperti berbagi file, pengelola kata sandi, dan telekonferensi. Kemahiran dalam membuat dokumen, file, dan spreadsheet juga penting.

Komunikasi:
Kemampuan komunikasi verbal dan tertulis yang sangat baik diperlukan bagi asisten virtual untuk menghubungi klien, menerima tugas dari klien, dan melakukan berbagai tugas, seperti dukungan pelanggan dan membuat catatan.

Keterampilan editorial:
Sangat penting untuk menyerahkan pekerjaan tertulis yang bebas dari kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa, sehingga asisten virtual harus memiliki keterampilan editorial yang kuat. Mereka juga harus merasa nyaman melakukan riset ringan dan mengetik dokumen.

Organisasi dan manajemen waktu:
Selain membantu klien mengatur waktu mereka dengan mengawasi kalender, jadwal, dan janji temu serta melakukan tugas-tugas organisasi untuk klien, asisten virtual juga harus mahir dalam mengatur tugas-tugas mereka sendiri dan mengatur waktu mereka sendiri. Sebagai asisten virtual, kamu mungkin menerima pekerjaan dari beberapa klien sekaligus dan perlu melakukan semuanya secara efektif dan tepat waktu.

Kamu bisa lebih baik dalam menargetkan klien potensial dan mendapatkan pekerjaan dengan mengetahui sebelumnya tugas apa yang bisa dan bersedia kamu lakukan. Selain mengidentifikasi layanan, kamu juga harus menentukan tarif yang kamu tawarkan. Beberapa asisten virtual mengenakan tarif per jam, harian atau mingguan, sementara yang lain dibayar per tugas yang diselesaikan.

Menentukan layanan yang akan kamu tawarkan juga akan membantu kamu menentukan jenis peralatan yang kamu perlukan untuk melakukan layanan tersebut. Beberapa asisten virtual mungkin hanya menggunakan laptop dan ponsel mereka, tetapi tergantung pada jenis pekerjaan dan jumlah tugas yang kamu terima.

Kamu mungkin memerlukan komputer, monitor, atau telepon tambahan. Peralatan umum yang mungkin dibutuhkan asisten virtual termasuk headset, telepon rumah khusus, dan mesin untuk mencetak, menyalin, dan memindai. Semua asisten virtual membutuhkan koneksi internet yang andal.

Selanjutnya, mulailah karier kamu sebagai asisten virtual dengan mendapatkan klien. Kamu mungkin perlu memulai dengan menerima pekerjaan kecil dengan bayaran rendah sampai kamu membangun pengalaman dan ulasan positif. Kamu juga bisa merujuk pada jaringan profesional untuk mencari lowongan pekerjaan atau mencari daftar pekerjaan secara online.

Ketika kamu mendapatkan pengalaman sebagai asisten virtual, mintalah umpan balik dari klien dan buatlah portofolio yang berisi ulasan pelanggan dan contoh-contoh pekerjaan kamu. Membuat portofolio ini akan membantu kamu mendapatkan lebih banyak klien dan pekerjaan dengan bayaran yang lebih baik dengan menunjukkan keahlian kamu.

Kesuksesan sebagai asisten virtual bergantung pada kemampuan kamu untuk menjual jasa. Gunakan media sosial dan profil profesional untuk membuat diri kamu terlihat secara online. Kamu bisa membuat situs web sendiri untuk memamerkan portofolio dan keahlian kamu kepada calon klien. Ketika kamu terus mendapatkan pekerjaan, fokuslah untuk membangun hubungan dan jaringan.

Asisten virtual bisa meningkatkan tarif bayaran dan retensi klien dengan berfokus pada ceruk pasar tertentu. Pertimbangkan untuk mengembangkan keahlian khusus dan memasarkan diri kamu sebagai ahli di bidang tersebut. Bidang spesialisasi yang mungkin termasuk pemasaran email, dukungan pelanggan, mengelola media sosial, dan desain situs web.