Pengawasan Tak Langsung: Pengertian dan Dokumen yang Dibutuhkannya

Menurut Siagian (2005) dalam buku Fungsi-Fungsi Manajerial, pengawasan tak langsung adalah pengawasan yang dilaksanakan dari jarak jauh, dilakukan melalui laporan lisan maupun tertulis yang disampaikan oleh para bawahan. Dengan kata lain, pimpinan tidak meninjau langsung ke ruang kerja karyawan atau tempat berlangsungnya program.

Pengawasan tak langsung membutuhkan laporan lisan dan/atau laporan tertulis. Laporan lisan sendiri dapat bersumber dari hasil wawancara dan diskusi kelompok. Sedangkan laporan tertulis memuat uraian kegiatan maupun data-data statistik.

Terry (2003) dalam buku Prinsip-Prinsip Manajemen menyebut, laporan lisan dapat menjadi opsi terbaik untuk menghilangkan kesalahpahaman dan memperoleh tambahan informasi dengan lebih jelas. Sementara laporan tertulis yang disusun secara komprehensif dan dilengkapi informasi mendetail, akan sangat membantu pimpinan melakukan evaluasi serta koreksi program atau kebijakan.

Dalam melakukan pengawasan tak langsung, ada beberapa dokumen yang berhak diperiksa oleh pengawas dan pimpinan untuk mengetahui kondisi lapangan, yaitu:

• Laporan pelaksanaan kegiatan, baik itu laporan insidentif (berdasarkan insiden) maupun insiden berkala (laporan berlanjut seperti laporan mingguan).
• Laporan hasil pemeriksaan (LHP) dari pengawas lain yang digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan keputusan dan arah langkah perusahaan atau instansi ke depannya.
• Surat-surat pengaduan dari berbagai pihak, misalnya pengaduan dari masyarakat.
• Berita di media massa yang memiliki kaitan dengan kegiatan lapangan.
• Dokumen lainnya yang berkaitan dengan kegiatan di lapangan.

Di lingkup perusahaan atau instansi besar, keuntungan pengawasan tak langsung akan memudahkan pimpinan untuk mengetahui kondisi lingkungan internal dan eksternal. Selain itu, pimpinan juga dapat terus update perkembangan dari kegiatan yang akan, sedang, atau telah dilaksanakan. Sehingga efisiensi pekerjaan pun dapat tercapai.

Di sisi lain, Siagian (2005) menyebut, pengawasan tak langsung juga dapat dinilai tidak efektif ketika bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja.

Dengan kata lain, transparansi kegiatan tidak benar-benar berjalan karena tidak menyertakan hal-hal negatif sesuai fakta di lapangan. Seperti permasalahan dan kendala yang mungkin saja terjadi. Imbasnya, pimpinan dapat membuat keputusan yang salah dan merugikan karyawan, karena pimpinan tidak mengetahui bagaimana kondisi nyata di lapangan.

Pengawasan tak langsung perlu didelegasikan kepada individu yang memiliki integritas tinggi dan amanah. Sebab bagaimana pengawasan tak langsung berjalan akan berpengaruh pada kesejahteraan perusahaan atau instansi di masa depan.