Perbedaan Nota Debet dan Nota Kredit, Jangan Sampai Salah!

Nota debet adalah jenis dokumen atau nota yang ditujukan sebagai bukti transaksi pengurangan utang dalam proses jual beli. Nota debet biasanya digunakan seorang pelanggan saat terjadi ketidaksesuaian atau kerusakan pada barang.

Dengan kata lain, nota debet adalah suatu dokumen yang dikirim pembeli kepada penjual sebagai pernyataan pengurangan utang atau mendebet. Hal ini biasanya dilakukan bersamaan dengan pengembalian barang dari pembeli terkait.

Adapun lembaran atau kertas nota debet terdiri dari dua salinan, di mana satu lembar nota asli diberikan kepada penjual bersama dengan pengembalian barang dagangan yang seharusnya telah dilunasi. Sementara satu salinan lainnya disimpan pembeli sebagai bukti catatan.

Sementara nota kredit adalah dokumen yang sengaja dibuat sebagai bukti atas pengurangan piutang usaha karena adanya masalah pada kualitas suatu barang, sehingga harus diretur atau dikembalikan.

Di samping itu, nota kredit juga diperlukan untuk memberikan kembalian uang kepada pembeli ketika suatu produk mengalami penurunan harga.

Adapun pembuat dan pemberi nota kredit adalah penjual. Biasanya, pembuatan sekaligus penandatanganannya diawali dengan nota debet serta diberikan sebanyak dua rangkap sebagai dokumentasi.

Nota debet dan nota kredit memiliki fungsi yang berbeda. Secara umum, fungsi nota debet, yakni;

1. Pengurangan Utang
Fungsi utama nota debet untuk meminta pengurangan jumlah utang kepada penjual terkait barang yang dibeli, sehingga tagihan utang pembeli menjadi lebih sedikit dari total kesepakatan sebelumnya.

Kendati demikian, ini dilakukan jika barang dibeli secara piutang, sehingga penjual wajib mengembalikannya. Dengan demikian, terjadi pengurangan utang.

2. Mengoreksi Jumlah Barang
Nota debet digunakan untuk melakukan koreksi terhadap jumlah barang yang sebelumnya telah disetujui bersama. Misalnya, jika terjadi kekurangan total produk kiriman, nota debet digunakan untuk menyatakan hal itu saat dilakukan penagihan.

Dengan begitu, pembeli dapat menunjukkan bukti dan menuntut kesesuaian barang yang seharusnya diterima.

3. Mengoreksi Harga Barang
Nota debet selain mengoreksi jumlah barang, juga koreksi terhadap harga. Misalnya, barang tidak laku lagi atau hal-hal lainnya yang telah disetujui, sehingga diperlukan adanya koreksi.

Hal itu agar transaksi antara penjual dan pembeli menjadi lebih transparan dan sama-sama diuntungkan.

3. Menjadi Bukti Stock Opname
Nota debet juga berfungsi sebagai bukti stock opname, yaitu aktivitas memeriksa atau melakukan perhitungan persediaan stok produk sebelum dijual. Dengan demikian, pemilik usaha dapat mengetahui barang mana saja yang bermasalah.

Sementara fungsi dari nota kredit, yaitu:

1. Menertibkan Administrasi
Nota kredit merupakan alat untuk merekap transaksi yang dilakukan perusahaan dalam bentuk tertulis. Dengan begitu, data ini akan memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan keuangan dan tertib administrasi sesuai standar akuntansi.

2. Jadi Jaminan Transaksi
Nota kredit bisa digunakan sebagai jaminan keamanan transaksi kepada klien, sehingga akan meningkatkan kredibilitas bisnis.

Selain itu, calon pembeli akan memandang perusahaan kam sangat bertanggung jawab karena bersedia mengurangi piutang saat produknya tidak sesuai kriteria.

3. Cegah Laporan Keuangan Tak Masuk Akal
Semua perusahaan wajib membuat laporan dan memeriksa kondisi bisnisnya minimal sekali dalam setahun. Namun kadang, ada data-data palsu dan angka yang tidak dapat diketahui sumbernya.

Hal itu bisa diatasi karena nota kredit merupakan dokumen yang mencatat dan memberi bukti transaksi terhadap setiap pengurangan piutang. Dengan demikian, angka dalam laporan keuangan bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat nota debet dan nota kredit. Berikut informasinya:

Membuat Nota Debet

Untuk membuat nota debet, ada beberapa hal yang harus kamu cantumkan, seperti:

• Kepada Yth, diisi alamat pemilik usaha/penjual yang dituju
• Tanggal, diisi tanggal nota tersebut dibuat
• Nomor nota, diisi sesuai nomor urut nota
• Tanggal dokumen, diisi tanggal transaksi pembelian barang dilakukan
• Nomor dokumen, diisi nomor dokumen produk terkait
• Nomor urut pengembalian barang
• Keterangan, diisi nama produk beserta penjelasan lain
• Total, diisi jumlah harga produk yang dikembalikan
• Jumlah, diisi total harga produk.

Membuat Nota Kredit

Untuk nota kredit, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu:

• Tanggal ketika nota kredit diterbitkan
• Nomor beserta alamat kemana pesanan akan dikirim
• Syarat-syarat untuk melakukan pembayaran
• Rincian mengenai kontak pembeli dan penjual
• Alasan dibuatnya nota kredit
• Pernyataan secara tegas pada bagian atas bahwa ini merupakan nota kredit, bukan faktur.