Biaya Administrasi: Pengertian, Fungsi, Contoh dan Cara Mengaturnya

Berdasarkan definisi dari Otoritas Jasa Keuangan (OJK), biaya administrasi adalah sejumlah biaya yang dibayarkan secara berkala kepada pemegang rekening di suatu bank. Misalnya, biaya administrasi untuk rekening koran dan biaya administrasi untuk iuran tahunan kartu kredit.

Sedangkan biaya administrasi dalam bahasa Inggris, biasa disebut sebagai administrative charge.

Tetapi, nasabah dapat terbebaskan dari biaya administrasi, jika bisa memelihara saldo minimum yang telah ditentukan oleh suatu bank. Hal ini bisa disebut sebagai maintenance fee.

Secara umumnya, biaya administrasi dapat diartikan sebagai suatu biaya yang dibebankan oleh bank kepada pemegang rekening dari suatu bank tertentu. Namun, jika nasabah dapat memelihara saldo minimum dengan jumlah tertentu, maka tidak perlu membayar biaya administrasi. 

Istilah biaya administrasi sering digunakan dalam industri perbankan, tetapi biaya administrasi juga sering digunakan dalam beberapa kegiatan ekonomi lainnya. Saat kita membeli sesuatu secara online pasti akan dikenai biaya administrasi dalam total jumlah dari jasa atau barang yang kita beli. Contohnya, ketika kita membeli tiket kereta secara online, pasti akan tertera biaya administrasi, harga tiket, serta pajak penjualan yang telah ditentukan. 

Adanya biaya administrasi dapat memberikan kompensasi kepada penjual. Misalnya, kompensasi untuk biaya proses informasi terkait kartu kredit secara online.

Jika dilihat dalam dunia akuntansi, maka biaya administrasi disebut sebagai biaya-biaya yang sering digunakan untuk koordinasi suatu kegiatan produksi serta melakukan pemasaran dari produk tertentu. Dalam bahasa Inggris, istilah biaya administrasi bank dalam akuntansi bisa disebut administrative expense. 

Biaya administrasi dalam suatu perusahaan dapat timbul di bagian administrasi, staff, dan pembukuan. Misalnya, perusahaan yang sedang melakukan perhitungan laporan keuangan untuk biaya gaji setiap karyawan, biaya untuk memenuhi persediaan kantor, biaya perawatan kantor, dan pajak yang harus dibayarkan.

Fungsi dari biaya administrasi dapat dilihat dari perencaan dan kebijakan yang diterapkan oleh suatu perusahaan. Biaya administrasi akan sangat berguna untuk perusahaan dalam mengontrol suatu pengeluaran tertentu.

Dalam melakukan pencatatan biaya, perusahaan harus waspada terkait dua hal, yaitu pengawasan efektif dan pengawasan efisien. Kedua pengawasan ini memiliki fungsi untuk memperhatikan lebih dalam terkait pengeluaran produk atau pemasaran yang dilakukan.

Pengawasan yang dilakukan dalam proses produksi dapat menghasilkan produk yang layak. Jika biaya administrasi diterapkan dalam hal ini, maka perusahaan dapat menghasilkan suatu produk lebih banyak dari karyawan yang memiliki kemampuan mumpuni.

Untuk bagian pemasaran, saat melakukan promosi suatu produk tetap membutuhkan biaya administrasi dalam prosesnya. Ditambah adanya pengawasan efektif dan efisein, maka biaya yang telah dikeluarkan untuk promosi akan tepat sasaran bagi marketing perusahaan.

Terdapat beberapa contoh yang dapat membantu kita agar lebih memahami biaya administrasi, yaitu:

• Biaya administrasi dapat berlaku pada suatu perusahaan dalam biaya sewa gedung, perlengkapan kantor, telepon, asuransi. Selain itu, penyusutan aset juga termasuk pada biaya administrasi, karena adanya beban penyusutan.
• Biaya administrasi dibebankan oleh ShopeeMall bagi penjual online sejak tanggal 1 Januari 2019 sebesar 0,5 persen, sedangkan penjual yang berstatus Star Seller juga dikenakan biaya administrasi sebesar 1,5 persen sejak tanggal 12 April 2019.  Biaya yang dikenai kepada penjual akan dikurangi dari total diskon serta voucher dari toko.

Mungkin kamu akan mengalami kesulitan dalam memantau biaya administrasi, tetapi berikut ini terdapat cara megatur pengeluaran biaya administrasi agar tidak berlebihan, yaitu:

1. Menentukan dana berdasarkan kebutuhan dan jenisnya

Hal ini agar memiliki acuan atau dasar dalam menggunakan dana sesuai kebutuhan. Jadi, perusahaan dapat mengendalikan pengeluaran sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan.

2. Melakukan pembagian jenis biaya administrasi dan umum

Perusahaan dapat membagikan dana sesuai divisi. Sedangkan untuk jenis biaya, perusahaan dapat menggolongkan gaji dan upah, lalu biaya umum untuk biaya perawatan, asuransi, dan lain lain.

3. Tentukan cara untuk mengatur biaya administrasi

Tentukan cara mengatur biaya administrasi dengan menggunakan anggaran yang mempersiapkan laporan neraca dan dipertanggungjawabkan di akhir periode. Selain itu, gunakan teknik standar pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan fungsi dari beban administrasi.

Sekian ulasan mengenai biaya administrasi yang harus kamu ketahui dan pahami. Bagaimana menurut kamu tentang biaya administrasi?