Buku Besar: Pengertian, Bentuk, Cara Membuat dan Fungsinya

Buku besar seringkali disebut sebagai book of final entry pada bidang akuntansi. Buku besar biasanya dibuat ketika dalam masa satu periode akan habis, seperti halnya laporan akhir tahun.

Aktivitas dalam pencatatannya biasa disebut posting, yang mana tahapan ini akan dilakukan setelah pembuatan jurnal umum. Sehingga proses buku besar ini sebagai bentuk memindahkan akun dari jurnal umum yang telah dibuat sebelumnya.

Bentuknya buku besar tidak hanya satu saja, namun mempunyai tiga bentuk utama. Ketiganya itu umum, pembantu dan akuntansi dengan perbedaannya bentuk tiap masing- masingnya. Berikut tiga bentuk buku besar dan perbedaannya:

1. Buku besar bentuk umum

• Penutup jurnal khusus dimana caranya dengan menjumlah semua angka yang ada di kolom setiap perkiraannya.
• Melakukan pemindahan ke buku besar setelah dilakukan penjumlahan dengan menyesuaikan perkiraan debit dan kredit.
• Mengisikan tanda kode di kolomnya ref serta penambahan nomor halamannya jurnal.

2. Buku besar pembantu

• Buku besar pembantu piutang usaha, Pembuatannya dengan membuat susunan dan rincian pelanggan kredit, mulai dari jumlahnya transaksi dan alamatnya.
• Buku besar pembantu utang, gunanya mencatat setiap pemasok dengan detail dan lengkap. Pencatatan mencakup jumlah keseluruhan tiap harinya yang dilakukan oleh pemasok pada daftar tersendiri.

3. Buku besar akuntansi

• Bentuk Staffle Berkolom Saldo Tunggal: Pada bagian kolom saldonya dibuat dengan bentuk tunggal. Apa itu buku besar bentuk akuntansi? Bentuk buku yang menyediakan bagian penjelasan panjang jika dibutuhkan.
• Bentuk Staffle Berkolom Saldo Rangkap: Bentuknya tidak jauh berbeda dengan kolom tunggal.
• Bentuk Skontro: Bentuk jumlah kolomnya terdiri dari 2 bagian.
• Bentuk T: Bentuk yang dianggap paling simpel digunakan karena hanya membentuk huruf T.

Pencatatan transaksi setiap harinya menggunakan jurnal umum. Sehingga jika sudah pada laporan buku besar maka perlu dilakukan pemindahan data catatan dari jurnal umum, berikut cara melakukannya:

1. Pertama hal yang dilakukan adalah dengan memindahkan tanggal catatan di jurnal umum ke catatan baru buku besar.
2. Langkah kedua melakukan pemindahan pada jumlah debit dan kredit dengan menyesuaikan kolom yang sama di buku besar.
3. Ketiga, berikutnya memindah nomor pada halaman jurnal ke bagian referensinya kolom buku besar.
4. Keempat, langkah terakhir ini barulah pindahkan semua penjelasan serta keterangannya jurnal dalam buku besar.

Tahapan tersebut harus dilakukan secara berurutan. Sehingga semua pencatatan datanya tidak terlewat dan tetap lengkap meski sudah dipindahkan.

Jika dahulu pembuatan buku besar dengan menggunakan buku secara fisik yang sangat besar. Namun kini sudah berkembang dan beralih menggunakan teknologi, seperti halnya Microsoft Office Excel yang sangat membantu. Berikut inilah langkah lengkapnya dalam membuat buku besar dengan MS. Excel:

1. Melakukan persiapan

Setelah semua catatan transaksi sudah terdata di jurnal umum baik itu penerimaan maupun pengeluaran. Maka selanjutnya bisa membuat apa itu buku besar dengan memindahkan seluruh informasinya.

Caranya kalian dapat buat form buku besar terlebih dahulu sebagai persiapan untuk memulainya. Pastikan form yang telah dibuat sama persis dengan bentuknya jurnal umum.

2. Tahap membuat di Microsoft Office Excel

• Bagian paling atas diberikan nama pemilik rekeningnya dengan melakukan pilihan yang tersedia. cara membuatnya dengan klik menu >  data > data validation > setting. 
  Pada menunya validation criteria > allow > pilih list dan source untuk mengambil data rekeningnya. Daftar tersebut telah berada di dalam 1 sheet.
• Sementara dalam pembuatan daftar bisa menggunakan nama, akun ataupun kode rekeningnya. Caranya dengan menambahkan total transaksi semuanya baik kredit maupun debit dan hitunglah sisa saldonya, kalian dapat menggunakan rumusnya SUMIF.
  Penghitungan saldonya dapat dilakukan ketika sudah menghitung selisihnya debit dan kredit. Sehingga tinggal menyesuaikan saja dengan jenis akunnya pada rekening apa itu buku besar.

Pembuatan buku besar ini mempunyai fungsi guna membuat ringkasan seluruh data transaksi ke jurnal umum. Selain daripada itu fungsinya juga sebagai alat penggolongan data keuangan dengan mengurutkannya dari jumlah terbesar hingga terkecil.

Itulah tadi penjelasan mengenai apa itu buku besar yang seringkali digunakan oleh para bagian keuangan untuk mendata seluruh transaksi. Buku besar mempunyai fungsi hingga macamnya bentuk yang fungsikan sesuai dengan kebutuhannya.