Dalam dunia kerja, rapat menjadi hal yang biasa dilakukan. Biasanya ini menyangkut obrolan terkait produk atau proyek yang akan atau sedang dikerjakan.
Jika kamu akan memulai sebuah rapat dan memimpinnya, maka kamu harus membuat rapat berhasil. Jangan banyak membuang waktu, penjelasan singkat dan jelas, dan audiens bisa mendengarkanmu. Nah, di bawah ini dijelaskan caranya dan sebaiknya kamu simak.
Pertanyaan pertama yang harus ditanyakan kepada diri sendiri sebelum mengirim undangan rapat adalah apakah rapat ini perlu atau hanya perlu mengirim email saja? Semakin banyak peserta, semakin kamu harus mempertimbangkan hal ini.
Jika kamu yakin rapat diperlukan, atur durasi seminimal mungkin. Rapat selama 15 menit bisa menjadi saran yang diperlukan. Berdasarkan kebutuhan, kamu dapat melanjutkan rapat hingga 30 menit.
Ketika waktu pertemuan singkat, semua orang memperhatikan apa yang mereka bicarakan. Ini menghilangkan obrolan yang tidak perlu dan membuat semua orang tetap fokus.
Jika kamu adalah pemimpin rapat, kamu memerlukan agenda sebelum mengundang peserta dan meminta komitmen waktu karyawan lainnya. Jika kamu tidak memiliki agenda, jangan atur rapat sebelum kamu mendapatkan kejelasan lebih lanjut. Dan, jika kamu adalah peserta rapat, jangan bergabung, kecuali kamu tahu agendanya.
Jika kamu diundang ke rapat yang tidak memiliki agenda yang jelas, tanyakan kepada yang memimpin tentang apa rapat tersebut dan putuskan sesuai dengan itu. Jika ia tidak merespons, jangan bergabung ke rapat.
Sekali lagi, kamu akan menemukan ini sulit untuk diterapkan di hari-hari awal, tetapi seiring waktu, kamu akan menciptakan budaya di mana orang-orang di sekitarmu akan menjadi lebih sadar tentang mengapa mereka memulai rapat.
Masuk ke pertemuan rapat itu harus dengan tujuan. Jika kamu tidak memilikinya, kamu sudah melakukan kesalahan dengan menghadiri rapat. Bahkan, ketika kamu sedang rapat dengan sebuah agenda, kecenderungan untuk mengesampingkan topik diskusi lain tampak begitu besar. Oleh karenanya, ingatkan dirimu untuk apa kamu mengumpulkan peserta dan tetap fokus pada hasilnya.
Beberapa salam ramah dan pertukaran tentang apa yang dilakukan seseorang selama akhir pekan diperlukan karena itu mempromosikan hubungan baik dan membangun hubungan yang sehat. Namun, jika kamu menghabiskan 10 menit dari satu jam rapat untuk mengobrol seperti itu, kamu telah menyia-nyiakan 16 persen dari jadwal kerjamu, begitu pula dengan yang lain.
Pertemuan rapat yang bermanfaat termasuk dalam salah satu dari tiga kategori besar, yakni informatif, pengarahan dan brainstorming. Informatif adalah pertemuan informasi dibagikan dengan semua peserta sehingga mereka mendapatkan nilai dari informasi tersebut.
Pengarahan adalah pertemuan yang dilakukan oleh seseorang yang berwenang untuk memberikan arahan dan pedoman kepada para karyawannya. Sedangkan, brainstorming adalah pertemuan di mana para peserta berkumpul untuk bertukar ide dan mencapai hasil seperti solusi untuk masalah atau rencana tindakan.
Sebagai manusia, kita memiliki rentang perhatian yang terbatas. Kekuatan ingatan kita hanya sebesar kacang. Oleh karena itu, kita cenderung melupakan apa yang kita bicarakan dalam sebuah pertemuan. Garis waktu yang kamu sebutkan dapat terlewatkan oleh orang yang dituju atau detail penting yang dipertukarkan dapat dilupakan salam rapat.
Untuk menghindari kesalahan tersebut, kirimkan risalah rapat kepada semua peserta yang relevan, terutama ketika mereka menyertakan petunjuk dan tenggat waktu untuk pelaksanaan. Untuk pertemuan informasi, bagikan sumber materi, seperti presentasi atau tautan ke konten terperinci, bila memungkinkan.
Ingatlah bahwa pemimpin rapat itu harus membuat rapat menjadi efektif. Sekarang, kamu dapat melakukannya dengan mempersiapkan lima hal di atas. Semoga berhasil!