5 Langkah Efektif Menangani Keluhan Customer, Pentingnya Kesabaran

Sebagai penjual atau customer service kamu harus benar-benar paham dengan produk yang dijual. Tak hanya membaca deskripsi produk saja, tetapi juga perlu dicoba dan digunakan sendiri. Sehingga kamu akan mahir menjawab pertanyaan customer mengenai produk yang kamu jual.

Saat customer menghubungimu untuk mengeluh karena produk yang diterima mungkin tak sesuai ekspektasi, kamu akan paham pertanyaan apa saja yang mesti diajukan. Pahami produk yang dikomplain agar kamu bisa menangani keluhan customer dengan baik.

Untuk menangani keluhan customer, kamu perlu menunjukkan empati pada customer. Memahami perasaan orang yang sedang kamu tangani. Posisikan dirimu sebagai customer yang mengeluh tersebut.

Sebagai customer, respons pertama yang ingin diterima yaitu kamu memahami perasaan mereka. Dengan menunjukkan rasa empati pada customer-mu, maka kamu mampu membangun suasana yang baik agar pelanggan sedikit reda amarahnya. Jangan lupa berikan simpatimu juga pada customer untuk menunjukkan bahwa kamu peduli.

Saat customer pertama menghubungi, pasti kamu akan menerima keluhan yang tidak baik. Mereka akan mengomel karena merasa tidak puas dengan barang atau jasa yang kamu jual. Sehingga, kamu akan banyak mendengar kata-kata yang sedikit kasar atau bahkan sangat kasar.

Dalam posisi seperti itu, kamu harus bisa tetap menjadi pendengar yang baik. Jangan membantah atau menjawab mereka, apalagi kamu sampai terpancing emosi dan membalas perkataan kasar yang customer ucapkan. Berusahalah menjadi pendengar setia dan sabar selalu sampai mereka usai mengutarakan segala keluhannya.

Kamu harus memperhatikan waktu untuk menangani keluhan para customer-mu yang sedang komplain. Tangani keluhan dengan cepat dan tepat dalam waktu yang singkat, tetapi solusi yang adil untuk kedua belah pihak. Tidak semua pelanggan bisa sabar menunggu lama untuk menangani keluhan, apalagi dalam kondisi emosi.

Kualitas pelayanan tetap diutamakan, menjadi penjual yang ramah haruslah dilakukan. Jangan cepat, tetapi penanganan gak beraturan dan asal-asalan. Solusi yang baik pun harus didapatkan dengan analisa permasalahan yang tepat.

Nah, untuk yang satu ini wajib banget kamu lakukan. Saat menangani customer, jangan grogi. Berkomunikasi dengan baik tanpa rasa gugup akan membuatmu lebih fokus menangani keluhan.

Belajar mengendalikan rasa gugupmu di depan customer, agar customer-mu pun tidak merasa bahwa kamu tidak becus menangani keluhan. Kebanyakan pelanggan pasti langsung tahu jika kamu sedang gugup sehingga akan membuat mereka kurang nyaman ditangani olehmu.

Inilah langkah efektif untuk menangani keluhan customer. Yang terpenting adalah kesabaran, kamu harus sabar menangani keluhan. Jika kamu tak sabar dan cuek pada mereka, masalah pun tak akan terselesaikan. Akhirnya, kamu akan kehilangan pelanggan yang sebenarnya masih bisa dipertahankan.