Siapa yang tidak melakukan rapat? Ketika bekerja, rapat menjadi hal yang umum dilakukan. Banyak hal yang dibahas, entah untuk memberikan informasi, pengarahan atau melakukan diskusi.
Namun, dalam praktiknya saat melakukan rapat saring kali masalah datang yang mengakibatkan rapat menjadi tidak efektif. Beberapa masalah umum di bawah ini pun sering terjadi. Apa saja?
Rapat tidak hanya menghabiskan waktumu, tetapi juga semua peserta lain yang terlibat. Jika kamu menghadiri rapat dan berbicara selama satu jam untuk hal yang akan kamu bahas saja dengan 9 peserta lain, maka jika semuanya berbicara rapat akan menghabiskan total 10 jam.
Seiring bertambahnya ukuran peserta, waktu kolektif yang dikonsumsi bertambah. Tidak mengherankan bila banyak sekali rapat yang selesainya lebih lama dari waktu yang diperkirakan.
Beberapa pertemuan digunakan untuk mengatasi masalah dan membuat sebuah kemajuan. Namun, beberapa lainnya hanya memicu diskusi yang tidak mengarah pada tindakan lebih lanjut.
Rapat diatur untuk mencapai tujuan, tetapi lebih sering daripada tidak dan mereka hanya membicarakan hal yang tidak perlu. Bahkan, agenda pun tidak dimilikinya.
Saat kamu membuat rapat, berapa lama kamu mengaturnya secara default? Biasanya rapat yang diumumkan sekitar 30 menit sampai 1 jam saja. Namun, sebenarnya rapat bisa dilakukan 10-15 menit untuk membahas dan menyelesaikan beberapa topik.
Ketika kamu memulai pertemuan 30 menit atau 1 jam, maka pikiranmu sudah siap untuk menghabiskan satu jam. Jadi, tanpa sadar kamu menemukan cara untuk menggunakan seluruh waktu tersebut. Ini dimulai dengan obrolan ringan dan menyebar pada basa basi secara acak.
Ketika pemimpin rapat datang tidak siap, itu menyebabkan semua peserta kehilangan fokus. Untuk pertemuan kelompok besar, pemimpin harus meluangkan waktu untuk persiapan semuanya guna memastikan semua orang mendapatkan waktu yang berharga.
Jika kamu telah mengundang banyak orang ke rapat, kamu sebaiknya tidak menyebutkan "Saya tidak punya banyak hal untuk dibicarakan" pada semua yang hadir. Pasalnya, para peserta tidak hanya menghabiskan 30 menit berharga mereka dengan kamu, tetapi juga mengesampingkan pekerjaan mereka untuk berbicara dan mendengarkanmu. Jadi, persiapannya jika ingin memulai rapat.
Para pemimpin dan manajer di perusahaan lebih cenderung untuk memperpanjang pertemuan di luar jadwal ketika mereka memiliki lebih banyak untuk ditambahkan. Tidak heran bila waktu yang tadinya ditetapkan sekitar 15-30 menit menjadi 1 jam, bahkan lebih.
Hal ini tidak efektif karena waktu jadi terbuang percuma. Pekerjaan menjadi lebih lama dan yang dibahas pun kadang hanya berputar tentang hal yang sama.
Sekarang, setelah kamu membaca di atas, apakah kamu pernah mengalami masalah tadi? Pastinya cukup sering, bukan? Hal inilah yang pada akhirnya menjadi masalah dan harus diatasi dengan baik.