5 Tips Meeting dengan Klien di Kantor dalam Keadaan New Normal

17 Jul 2020, 13:45 WIB

Ilustrasi rapat kerja. (pexels.com/divinetechygirl)

Beberapa kota di Indonesia kini sudah mulai menerapkan konsep hidup new normal agar masyarakat tetap bisa menjalankan berbagai aktivitas di tengah pandemik. Alhasil, perusahaan-perusahaan yang ada pun memilih untuk menerapkan work from office bagi para karyawannya.

Tidak hanya itu, bekerja langsung di kantor artinya kamu juga sudah bisa mengadakan meeting dengan klien secara tatap muka. Nah, agar meeting dapat berjalan dengan aman dan lancar di tengah pandemik seperti sekarang, yuk simak beberapa tipsnya berikut ini.

1. Buat agenda meeting dari jauh hari

Unsplash.com/Campaign creators

Hal pertama yang perlu kamu lakukan ketika memang harus mengadakan meeting dengan klien di kantor adalah membuat jadwal pertemuan tersebut dari jauh-jauh hari. Selain itu, tuliskan secara jelas hal apa saja yang ingin kamu bahas dan jadikan hal tersebut sebagai panduan ketika meeting kelak.

Agar tetap aman dan efektif sebaiknya meeting berlangsung tidak dalam waktu yang lama. Selain itu, selalu ingatkan juga mengenai SOP work from office sesering mungkin, seperti cek suhu, wajib pakai masker, memakai hand sanitizer hingga sering-sering cuci tangan.

2. Batasi jumlah anggota meeting dan atur jarak

IDN Times/Febriyanti Revitasari

This article supported by vivo as Official Journalist Smartphone Partner IDN Media.

Untuk menjaga kondisi tetap aman kamu juga harus memastikan bahwa jumlah anggota meeting tidak terlalu banyak dan atur jarak. Caranya, kamu bisa menyesuaikan dengan kapasitas ruangan dan peraturan keramaian yang berlaku.

Mintalah pengertian kepada klien untuk mengirimkan anggota yang hanya memiliki peran penting dalam meeting saja. Selain lebih nyaman, meeting dengan orang-orang yang memang bersangkutan bisa efektif memangkas waktu meeting.

3. Sterilkan seluruh barang yang ada di ruang meeting

Ilustrasi berdiksusi. (Unsplash.com/dylandgillis)

Permukaan meja, smartphone, laptop, dan objek lain yang ada di ruang meeting bisa saja menjadi media penyebaran virus dan bakteri. Oleh karenanya, jangan lupa untuk membersihkan seluruh barang yang ada di ruang meeting dengan disinfektan sebelum memulai pertemuan.

Selain itu, sediakan pula hand sanitizer dan alat pembersih di setiap ruangan untuk mengurangi risiko penularan virus. Pastikan pula bahwa semua anggota meeting wajib mengikuti SOP kesehatan yang berlaku.

4. Sediakan materi meeting dalam bentuk softcopy

freepik/tirachardz

Jika biasanya kamu memberikan materi meeting ke klien dalam bentuk kertas berisi proposal, ada baiknya selama masa transisi ini kamu mempertimbangkan untuk memberikan materi dalam bentuk softcopy saja.

Tujuannya adalah untuk mengurangi risiko penularan virus dari satu orang ke orang lain. Dengan begitu, mereka bisa mempelajari materi dan mencari apa yang ingin ditanyakan secara langsung.

5. Lakukan cek suhu dan tetap patuhi protokol kesehatan

pexels.com/Anna Shvets

Memastikan kesehatan semua anggota meeting juga menjadi hal penting yang tidak boleh kamu lewatkan. Dalam hal ini, kamu bisa menggunakan termometer tembak untuk mengecek suhu dan mengajukan permintaan agar klien mengirimkan anggota yang tidak bepergian selama dua minggu terakhir saja. Selain itu, tetap patuhi protokol kesehatan dengan menggunakan masker, face shield, dan social distancing.

Itulah beberapa hal yang perlu kamu perhatikan ketika mengadakan meeting dengan klien di kantor di tengah pandemik. Selalu patuhi protokol kesehatan, ya!