8 Cara Sopan saat Menelepon Klien, Jangan Disamakan dengan Teman

Ucapan salam seperti selamat pagi atau siang wajib setiap kamu menghubungi klien. Hindari ucapan salam yang mengacu pada agama tertentu jika kamu tidak tahu keyakinan klien dan tingkat religiositasnya. Salam berupa selamat pagi dan sejenisnya bersifat lebih universal. Selain itu, tetaplah memperkenalkan diri karena klien belum tentu menyimpan nomormu.

Juga untuk memberinya ketenangan bahwa orang yang berbicara dengannya memang kamu. Klien tentu tidak mau nomor teleponnya jatuh ke tangan orang lain. Katakan siapa namamu dan dari kantor apa. Atau, sebutkan bidang jasa yang digeluti kalau dirimu bekerja secara mandiri. Bila ini baru telepon pertamamu padanya, mungkin kamu juga perlu menambahkan informasi tentang tempat kalian pertama bertemu biar dia ingat.

Setelah kamu memperkenalkan diri dengan baik dan klien memahami identitasmu, tanyakan dulu apakah dirimu boleh melanjutkan pembicaraan? Atau, sebaiknya kamu menelepon kembali nanti setelah ia lebih luang? Dua hal ini perlu ditanyakan karena boleh jadi klien menerima telepon sambil mengerjakan hal lain yang butuh konsentrasi.

Misalnya, berkendara, bekerja, atau mungkin ada tamu di hadapannya. Jangan malah kamu mendesak untuk didengarkan tanpa memedulikan kerepotannya. Jika klien memintamu menghubunginya lagi nanti, tanyakan kira-kira jam berapa. Mendekati jam itu, dirimu bisa chat dulu untuk meminta izin guna meneleponnya. Sebab bisa saja jadwalnya berubah sehingga ia masih ada kesibukan lain.

Jangan bertele-tele saat menelepon klien. Walaupun kamu ingin membangun keakraban dengannya, pahami bahwa ia pasti punya kesibukan lain. Klien dapat kapok menerima teleponmu apabila dirimu ceriwis dan terlalu berputar-putar sebelum menyampaikan inti informasi.

Oleh sebab itu, sebelum kamu menelepon pastikan telah menyiapkan poin-poin apa saja yang perlu dikatakan. Gunakan waktumu dengan baik. Bila ada banyak informasi, sampaikan secara bertahap agar klien tidak terlalu lama diam untuk mendengarkanmu. Jika poin pentingnya sedikit, langsung saja utarakan semuanya.

Pasti akan ada jeda antara kamu selesai menyampaikan maksud pada klien dengan tanggapannya. Ini tanda klien sedang berpikir sejenak. Ia mesti merangkai seluruh informasi yang sudah disampaikan olehmu dan berusaha bereaksi setepat mungkin. Maka jangan terburu-buru seakan-akan dirimu gak sabar menunggunya.

Jeda 5 detik masih pantas ditunggu. Lebih dari itu ia belum juga berkata-kata, kamu dapat mengatakan halo untuk memastikan telepon masih tersambung dengan baik. Apabila klien hanya bilang ya dan diam lagi, baru tanyakan, "Bagaimana, Pak/Bu?"

Ini sudah masuk ke sesi tanya jawab sehingga kamu harus sangat memperhatikan setiap respons klien. Jangan sampai konsentrasimu terpecah dan dirimu meminta klien mengulangi perkataan atau pertanyaannya. Dia boleh melakukan hal seperti itu padamu, tetapi tidak denganmu agar dirimu tampak benar-benar menyimak.

Setelah kamu dan klien bertanya jawab seputar suatu topik, pasti akan ada jeda lagi. Jeda ini tanda bahwa mungkin percakapan telah cukup. Akan tetapi, jangan terburu-buru menutup obrolan. Pastikan dulu dengan bertanya apakah ada hal lain yang ingin ditanyakan atau perlu disampaikannya?

Pertanyaanmu berfungsi sebagai dorongan agar klien tidak ragu buat mengutarakan hal-hal yang mengganjal baginya. Lebih baik percakapan kalian tuntas daripada nanti masih terjadi kebingungan di pihak klien yang bisa membuatnya kecewa. Apabila klien berkata tidak ada lagi yang perlu dikatakan atau ditanyakannya, baru lakukan tahap di bawah ini. Telepon jangan langsung ditutup, ya.

Jangan tergesa-gesa menutup telepon sekalipun inti percakapan kalian sudah selesai. Seperti dalam rapat, kamu masih perlu membuat kesimpulan atas pembicaraanmu dengan klien. Kesimpulan ini penting supaya klien mengingat kembali poin-poinnya dan menghindari kesalahpahaman.

Apabila setelah dirimu menyimpulkan klien merasa masih ada yang perlu diralat, inilah kesempatannya. Contoh, terkait rencana pertemuan kalian beberapa hari mendatang. Simpulkan kapan persisnya, di mana, siapa saja yang akan datang, dan apa yang hendak dibicarakan dalam pertemuan itu. Kalau tak ada lagi ralat terhadap kesimpulan, waktunya menutup telepon dengan sopan.

Inilah perbedaan paling jelas antara menutup percakapan dengan klien vs dengan teman. Kalau dirimu bertelepon dengan kawan, kamu langsung bilang udahan dulu pun gak masalah. Temanmu paling cuma menjawab oke lalu sambungan berakhir. Namun, bertelepon dengan klien terkait pekerjaan tidak bisa begitu.

Kesopananmu masih akan dinilai olehnya. Malah mungkin lebih diperhatikannya daripada ketika percakapan baru dimulai. Sebab sekarang keperluanmu padanya sudah selesai. Akankan kamu tetap sopan atau malah berubah semaunya sendiri?

Psstikan dirimu mengucapkan terima kasih atas waktu yang telah diberikannya sehingga kalian dapat berbincang. Walaupun di awal tadi kamu juga sudah sempat meminta maaf kalau-kalau teleponmu mengganggunya, ulangi lagi. Ini menunjukkan dirimu benar-benar menghargai waktu dan kebaikannya yang mau menerima panggilan.

Terakhir, sampaikan harapan baikmu untuk klien. Meski ini tidak berhubungan langsung dengan proyek kalian, harapan positifmu buatnya akan membuatnya gembira. Itu tanda dirimu memperhatikannya. Kamu juga tidak terkesan egois cuma bertelepon untuk keperluan yang ada potensi keuntungannya buatmu.

Harapan sesimpel semoga Bapak/Ibu sehat selalu dan selamat beraktivitas pun sudah menunjukkan attitude-mu yang luar biasa. Klien akan lebih senang bekerja sama denganmu. Jangan mengharapkan hal-hal yang hanya berkaitan langsung dengan proyek kalian. Ini mengesankan kurangnya ketulusan dalam persahabatan. Setelahnya baru ucapkan salam lagi seperti di awal dan biarkan klien menjadi yang pertama mematikan telepon.

Jumlah klien yang banyak, tersebar di mana-mana, dan memiliki kesibukan masing-masing membuatmu gak selalu bisa bertemu dengan mereka. Menelepon klien menjadi pilihan praktis, tetapi pastikan sikapmu tetap etis. Pahami bahwa komunikasi tanpa tatap muka lebih mudah menimbulkan kesalahpahaman sehingga kamu harus lebih berhati-hati dalam berkomunikasi.