6 Cara Lakukan Komunikasi Efektif di Kantor, Hindari Miskom!

Saat ingin menyampaikan informasi, usahakan untuk melakukannya secara langsung dengan bertatap muka. Jangan melalui email dan meninggalkan pesan dalam catatan atau chat, kecuali dalam keadaan mendesak. Selain kurang sopan, bisa jadi apa yang ingin kamu sampaikan juga akan berbeda dengan apa yang disimpulkan oleh orang yang menerima informasi tersebut.

Berbeda dengan saat langsung bertatap muka, kamu dapat memberikan penjelasan secara detail dan rinci. Bahkan saat lawan bicaramu kurang memahaminya, kamu bisa langsung memberikan jawabannya pada saat itu juga hingga dia bisa memahaminya. Dan yang perlu diingat adalah saat bertatap muka kamu dan lawan bicara akan melakukan kontak mata, dari kontak mata tersebutlah kamu juga bisa langsung menyakinkan lawan bicaramu perihal apa yang akan disampaikan.

Melakukan komunikasi secara langsung juga akan membuat lawan bicaramu merasa lebih dihargai. Kamu juga bisa sambil menilai lawan bicaramu dari ekspresi wajahnya dan gesture tubuhnya, apakah informasi yang kamu sampaikan telah dia pahami dengan baik atau tidak. Jika iya, maka kamu sudah berhasil melakukan komunikasi yang efektif karena lawan bicaramu bisa mengerti dan memahami maksud dan tujuan dari pembicaraan yang kamu sampaikan.

Di kantor tentunya informasi yang kamu sampaikan akan melibatkan banyak orang, sehingga apa yang kamu sampaikan tersebut bisa dari satu orang lalu lanjut ke orang lainnya. Oleh karena itu, agar tidak ada kesalahan mengenai apa yang kamu maksudkan dalam informasi yang ingin disampaikan, jelaskanlah dengan rinci dan sejelas mungkin sejak dari awal kamu menyampaikannya. Sehingga walau informasi tersebut berlangsung dari mulut ke mulut tetap dapat tersampaikan dengan baik.

Jangan sampai saat informasi tersebut baru sampai ke beberapa orang sudah berbeda dengan apa yang kamu maksudkan dalam informasi tersebut. Sehingga bisa menyebabkan kesalahpahaman dan akhirnya berujung  pada konflik antar rekan kerja. Jadi, hindari hal-hal yang dapat membuatmu tidak nyaman di kemudian hari. Mengantisipasi sejak awal jauh lebih baik dibandingkan memperbaiki kesalahpahaman yang sudah terjadi.

Untuk mendukung komunikasi yang dilakukan, kamu bisa menggabungkan komunikasi verbal dengan nonverbal secara bersamaan. Misalnya saat sedang menjelaskan, kamu bisa sambil memberikan gerakan tangan yang menunjuk pada data atau bahan yang diberikan. Atau saat lawan bicara menimpali omonganmu, berikan respon tersenyum dan mengangguk.

Gestur sederhana tersebut mengartikan bahwa kamu memperhatikan dan mendengarkan apa yang disampaikan oleh lawan bicaramu. Apalagi jika kamu kembali menyimpulkan secara verbal setelah dia menyelesaikan pembicaraannya. Dengan begitu, komunikasi yang terjalin antara kamu dengannya dapat berjalan dengan efektif. Kamu yang komunikatif dalam menyampaikan dan juga sebagai good listener saat lawan memberikan respon balasan.

Saat melakukan komunikasi, agar berjalan dua arah dan efektif baik dalam penyampaian dan penerimaan informasi, sebaiknya kamu mengajukan pertanyaan di dalam diskusi tersebut. Adanya pertanyaan menunjukkan bahwa kamu memang memperhatikan dan berusaha untuk bisa memahami sepenuhnya atas informasi apa yang sedang dibahas.

Mengajukan pertanyaan juga memberikan penghargaan kepada lawan bicara sebagai tanda bahwa kamu mendengarkan pembicaraannya dan berusaha memahaminya dengan baik. Jika informasi tersebut dapat memberikanmu ilmu baru dan wawasan yang lebih luas, maka ajukanlah banyak pertanyaan agar kamu bisa mengumpulkan informasi sebanyak mungkin.

Nah, informasi tersebut nantinya bisa berguna untuk perkembangan kariermu maupun untuk membantu meningkatkan performa kerja tim. Tapi yang perlu kamu ingat, pertanyaan tersebut harus relevan dengan topik yang sedang dibahas. Jika tidak, terlihat jelas bahwa kamu tidak menyimak lawan bicaramu dengan baik. Hal tersebut justru akan membuatmu seolah berpura-pura mendengarkannya dan tertarik dengan topik pembicaraannya.

Terbangunnya komunikasi yang efektif antar rekan kerja akan terjadi saat kamu dan lawan bicara saling jujur dan terbuka. Bukan hanya mengenai perasaan dan pandanganmu, namun juga dalam hal sikap dan pikiran saat menerima pandangan lawan bicaramu. Hargai sudut pandangnya dengan tidak memperdebatkan apa yang dia katakan. Jangan merasa pandanganmu yang paling benar sehingga kamu selalu menghakimi setiap pandangan lawan bicaramu.

Jadilah pribadi yang bijak dan pekerja profesional dengan bisa menerima dan menghargai perbedaan pandangan atau pendapat dari rekan kerja. Misalnya pandangan yang disampaikan tidak sesuai dengan prinsip yang kamu miliki, maka tidak perlu keberatan akan pernyataannya tersebut. Apalagi sampai melibatkan emosi di dalamnya, kecuali pandangannya tidak sesuai dengan pekerjaan yang sedang kalian diskusikan.

Bahaslah topik pekerjaan dengan kepala dingin dan emosi yang terkontrol. Jelaskan alasanmu secara logis yang berkaitan dengan pekerjaan, tanpa membawa-bawa prinsipmu yang tidak sesuai dengan pandangannya tersebut. Perhatikan intonasi suaramu agar lawan bicaramu tidak tersinggung. Dengan begitu, kamu dan rekan kerja dapat menemukan titik tengah mengenai pekerjaan yang sedang di diskusikan tersebut. 

Percayalah saat kamu memberikan feedback di akhir pembicaraan dengan lawan bicaramu, itu menunjukkan bahwa komunikasi yang kamu lakukan terbilang efektif dengannya. Hal itu terjadi karena kamu bisa memberikan dan menerima umpan balik dari pembicaraan yang sedang dibahas. Apalagi jika feedback yang diberikan positif, tentu lawan bicaramu merasa senang karena kamu memberikannya perhatian atas topik yang sedang dibahas.

Jadi, jangan ragu untuk memberikan masukan, kritik, atau ide selama itu bisa membantu lawan bicaramu berkembang ke arah yang positif. Karena feedback positif yang kamu berikan akan memberikannya semangat untuk memberikan performa yang lebih baik lagi, sehingga dia akan berusaha sebaik mungkin di masa mendatang. Jika dia rekan satu timmu, maka akan berdampak positif juga pada tim kerjamu di kantor.

Komunikasi yang efektif di kantor dapat membantumu untuk sukses dalam pekerjaan. Bukan hanya sukses untuk dirimu sendiri, namun juga sukses di dunia kerja bersama tim yang kamu miliki. Dengan komunikasi efektif, kinerja tim menjadi terarah dan konsisten. Oleh karena itu, kamu perlu melakukan komunikasi efektif di tempatmu bekerja dengan enam cara di atas.