5 Etika Menulis Email Formal yang Harus Kamu Tahu, Catat!

Sederhananya, subjek email adalah judul yang akan dibaca oleh penerima saat ia menerima email tersebut. Jika kamu mengirim email tanpa subjek, bisa diibaratkan kamu memberi suatu barang kepada orang lain tanpa memberi tahu apa yang kamu kirimkan terlebih dahulu.

Kejelasan subjek email juga tidak kalah penting. Pastikan subjek yang kamu isi sesuai dengan konteks, jelas, dan singkat. Gunakan kata atau frasa yang jelas dan tidak ambigu (bermakna ganda) agar penerima langsung mengetahui maksud dan tujuan kamu mengirim email tersebut.

Selain subjek email, badan email juga salah satu bagian wajib yang perlu kamu isi dan sangat dilarang untuk kamu kosongkan. Sebelum menulis email, ada baiknya kamu melakukan riset mengenai format email yang tepat untuk kamu gunakan, misalnya email melamar pekerjaan, email pengantar file penting, atau email pemberitahuan.

Ada banyak template badan email di internet yang bisa kamu gunakan sebagai referensi. Layaknya surat pada umumnya, format badan email biasanya dibagi menjadi tiga bagian yakni pembuka (salam dan perkenalan diri), isi (maksud dan tujuan dari mengirim email), dan penutup (kesimpulan dan salam penutup).

Sesuai dengan format yang kamu gunakan, gunakan kalimat sapaan yang tepat. Kalimat sapaan yang paling umum digunakan adalah "Selamat pagi/siang/sore", "Assalamualaikum, wr. wb.", atau yang lebih formal adalah "Kepada Yth. Bapak/Ibu".  Jangan lupa untuk memperkenalkan diri dengan menyertakan nama lengkap dan asal instansi.

Di bagian akhir, kamu dapat mencantumkan pernyataan akhir seperti kesimpulan atau permintaan segera dihubungi secara singkat dan sopan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas perhatian penerima email. Badan email dapat ditutup dengan salam dan nama penulis email (contoh: Hormat saya, Joni Wijaya).

Pada bagian pembuka, jangan lupa untuk menyertakan maksud dan tujuan mengapa kamu mengirim email tersebut. Misalnya, ingin melamar pekerjaan di posisi tertentu, mengirim file tugas mata kuliah, atau mengirim file atau update pekerjaan tertentu.

Meski maksud dan tujuan dari email sudah tercantum di subjek, pada bagian ini kamu dapat menjelaskan dan menjabarkannya dengan lebih jelas. Pastikan maksud dan tujuanmu senada dengan subjek email serta format penulisan email.

Sesuai dengan namanya, email formal menggunakan bahasa formal yang baku. Berbeda dengan percakapan langsung, email formal lebih baik ditulis secara singkat, padat, dan jelas. Kamu tidak perlu menggunakan basa-basi yang berlebihan. Cukup pastikan kalimat yang kamu gunakan sopan dan dapat dimengerti dengan mudah.

Singkatnya, dalam menulis email formal kamu perlu mengisi subjek dan badan email dengan baik dan benar. Pastikan format yang kamu gunakan pada badan email sesuai dengan maksud dan tujuanmu mengirim email. Dalam menulis email formal, ada baiknya menggunakan bahasa yang formal, jelas, singkat, padat, dan tidak ambigu.

Meski tidak harus, ada baiknya mengirimkan email formal pada jam kerja, yaitu Senin—Jumat pada pukul 08.00—17.00. Jangan salah lagi, ya!