Ketika rekan kerja tidak berada di kantor, situasi ini seringkali menimbulkan dilema bagi sebagian orang. Bagaimana memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar tanpa mengganggu waktu mereka yang sedang beristirahat?
Penting bagi setiap individu untuk memahami langkah yang tepat dalam menghadapi kondisi ini, termasuk hal-hal yang sebaiknya dilakukan dan dihindari. Yuk, ketahui do's dan don'ts saat rekan kerja absen dari kantor melalui artikel berikut.
Hindari berspekulasi tentang alasan ketidakhadiran rekan kerja untuk menjaga profesionalisme dan rasa hormat di tempat kerja. Jika rekan tidak hadir tanpa memberikan penjelasan, sebaiknya jangan membuat asumsi atau menyebarkan dugaan. Tindakan seperti itu dapat memicu kesalahpahaman, menyebarkan informasi keliru, atau bahkan merusak reputasi mereka.
“Jika mereka tidak memberi tahu, sebaiknya kamu tidak menanyakannya,” ujar Myka Meier, pakar etiket dan pendiri Beaumont Etiquette, dilansir The Muse. “Jangan memaksa mereka untuk menjelaskan detailnya, karena alasan tersebut mungkin bersifat pribadi,” tambahnya.
Ketidakhadiran seseorang bisa disebabkan oleh alasan pribadi yang sensitif, yang mungkin tidak ingin mereka bagikan. Oleh karena itu, fokuslah pada pekerjaan kamu dan biarkan rekan tersebut menjelaskan ketidakhadirannya jika mereka merasa nyaman melakukannya.
Sebelum rekan kerja kamu tidak masuk kantor, penting untuk berkomunikasi terlebih dahulu, terutama jika kamu membutuhkan bantuan atau informasi dari mereka selama mereka tidak hadir. Langkah ini memungkinkan kamu untuk merencanakan dengan lebih baik dan memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar tanpa mengganggu waktu istirahat mereka.
Kamu juga bisa meminta mereka untuk memberi tahu siapa yang akan menangani tugas-tugas tertentu selama ketidakhadiran mereka. Dengan begitu, kamu dapat meminimalkan kebutuhan untuk menghubungi mereka secara langsung dan menghormati waktu mereka di luar kantor.
Menghubungi rekan kerja yang sedang tidak berada di kantor tanpa alasan yang jelas atau penting sebaiknya dihindari. Ketika seseorang sedang cuti atau absen, mereka berhak untuk menikmati waktu istirahat tanpa gangguan pekerjaan. Mengirimkan email atau pesan yang tidak mendesak bisa menambah beban mereka dan mengganggu waktu mereka untuk kembali fokus saat kembali ke kantor.
Kamu juga perlu untuk memastikan dan memikirkan dengan matang apakah masalah yang ingin kamu komunikasikan benar-benar membutuhkan perhatian mereka segera atau bisa ditunda hingga mereka kembali. Menghormati waktu mereka di luar kantor adalah cara yang baik untuk menjaga hubungan profesional yang sehat.
Jika kamu terpaksa menghubungi rekan kerja yang sedang tidak di kantor, pastikan pesan yang kamu kirim tetap singkat dan penuh rasa hormat. Jelaskan dengan jelas alasan kenapa kamu menghubungi mereka, dan sampaikan permintaan atau pertanyaan secara langsung tanpa bertele-tele.
Mulailah dengan ungkapan permintaan maaf, seperti "Maaf mengganggu, ini adalah opsi terakhir," atau "Saya tahu kamu sedang cuti, tapi ini sangat mendesak." Setelah itu, beri mereka ruang untuk merespon sesuai kenyamanan mereka. Menghormati waktu mereka yang terbatas di luar kantor akan membantu menjaga hubungan baik dan menunjukkan sikap profesional.
"Berikan rekan kerjamu waktu untuk menyesuaikan diri setelah mereka kembali dan berikan mereka kesempatan untuk beradaptasi terlebih dahulu sebelum kamu mulai dengan pertanyaan-pertanyaan," kata Meier.
Setelah rekan kerja kembali ke kantor setelah absen, penting untuk memberinya waktu untuk beradaptasi sebelum langsung melibatkan mereka dalam pekerjaan. Cuti atau waktu di luar kantor bisa membuat mereka perlu waktu untuk menyesuaikan diri kembali dengan tugas dan tanggung jawab mereka.
Oleh karena itu, hindari membanjiri mereka dengan permintaan atau pertanyaan segera setelah mereka kembali. Berikan kesempatan bagi mereka untuk mengejar ketinggalan dan menyelesaikan pekerjaan yang tertunda. Setelah itu, kamu bisa dengan sopan menanyakan kapan mereka siap untuk mendiskusikan proyek atau topik yang perlu dibahas. Pendekatan ini menunjukkan rasa hormat terhadap waktu dan kesejahteraan mereka.
Dengan memahami dan mengikuti Do's dan Don'ts yang tepat, kamu dapat menunjukkan sikap profesional dan menghormati waktu istirahat rekan kerja. Ingatlah untuk selalu menghubungi rekan kerja hanya ketika memang benar-benar diperlukan, menjaga komunikasi tetap singkat dan jelas, serta memberikan mereka ruang untuk beradaptasi setelah kembali.