Mengenal Task-Batching, Strategi Produktivitas Tanpa Multitasking 

Masing-masing tugas yang kita lakukan membutuhkan fokus, perhatian dan kemampuan yang berbeda-beda. Keadaan ini mungkin dialami seperti saat kita sedang melakukan riset untuk tugas penelitian, tetapi kita juga sesekali harus mengecek email di sela-sela waktu tersebut.

Dengan kata lain, kita melakukan switching, yang artinya otak perlu memahami tugas berbeda dalam waktu berdekatan, dan ini tergolong multitasking. Keadaan tersebut tentunya akan membuat kita jadi mudah kehilangan fokus dan mengakibatkan waktu yang dihabiskan kurang efisen. 

Analogi yang paling mudah dipahami mengenai konsep task-batching adalah kebutuhan kita akan binatu. Kita pasti mengumpulkan banyak cucian kotor untuk diserahkan sekaligus. Salah satu tujuannya adalah untuk efisiensi biaya. 

Task-batching dalam penyelesaian pekerjaan bisa kita lakukan dengan mengumpulkan tugas-tugas yang sama untuk dilakukan dalam rentang waktu tertentu. Misalnya, membuka, mengecek dan membalas email di sore hari selama satu jam sebelum jam kerja selesai. Mengumpulkan referensi tugas akhir di satu hari penuh ketimbang melakukannya satu per satu setiap hari. Ini jauh lebih efektif dan waktu yang dihabiskan pun akan lebih efesien. Fokus kita juga tidak mudah terganggu yang akhirnya membuat pekerjaan kita lebih produktif. 

Seperti yang sudah dijelaskan dari poin-poin sebelumnya, teknik task-batching memiliki banyak keuntungan apabila kita terapkan. Fokus akan lebih terjaga karena otak tidak perlu membagi fokus ke dalam beberapa pekerjaan yang berbeda. Kemudian, produktivitas kita akan meningkat karena tidak adanya multitasking yang dapat memperlambat pekerjaan selesai.

Task-batching juga dapat mengurangi beban pekerjaan yang terasa berat karena terlalu banyak aspek berbeda yang harus diselesaikan. Ini tentunya membuat resiko stres karena pekerjaan akan berkurang. Selain itu, metode task-batching juga menyeleamatkan kita dari risiko terlewat deadline karena kita telah menjadwalkannya dalam waktu yang tepat. Teknik task-batching juga dapat menghemat waktu dan biaya sekaligus untuk beberapa hal tertentu, seperti contohnya kebutuhan untuk jasa binatu.  

Memulai stategi atau teknik apa pun pastinya dibutuhkan konsistensi. Untuk mencapai konsistensi tersebut kita bisa melakukannya secara satu persatu, atau bertahap. Salah satunya dalam hal penerapan teknik task-batching ini. 

Mulailah membuat daftar dengan mencantumkan pekerjaan yang menjadi prioritas terlebih dahulu. Tidak perlu banyak daftar, cukup daftar kegiatan-kegiatan rutin yang kamu lakukan dalam waktu satu minggu. Kemudian, jika sudah memiliki daftar yang jelas, tinjau kembali daftar tersebut. Apakah ada pekerjaan yang terlalu berat yang sebetulnya bisa dipecah? Jika ada, maka break down tugas-tugas tersebut ke dalam tugas yang lebih kecil untuk menjaga fokus tetap maksimal.

Langkah selanjutnya, berikan color code untuk masing-masing pekerjaan supaya memudahkan kamu dalam menjangkaunya. Contoh, berikan warna kuning untuk pekerjaan yang butuh riset, warna hijau untuk pekerjaan yang mudah, dan warna biru untuk pekerjaan yang membutuhkan diskusi, begitu seterusnya. Selanjutnya, kumpulkan pekerjaan-pekerjaan yang butuh cara penyelesaian yang sama, atau teknik pengerjaan yang serupa. Misalnya, selesaikan tugas dengan warna biru dalam satu hari yang sama dan sebagainya. 

Beberapa hal mungkin menjadi distrkasi ketika kita melakukan tugas. Oleh karena itu kita perlu mencegah dan meminimalisir hal tersebut agar lebih fokus dalam menyelesaikan pekerjaan yang sudah dijadwalkan. 

Tips yang bisa dilakukan adalah dengan mematikan notifikasi untuk beberapa aplikasi yang berpotensi menjadi distraksi. Contohnya email, whatsapp, social media dan lain-lain. Karena kita sudah menjadwalkannya di waktu tertentu, maka kita hanya perlu mengeceknya di waktu-waktu tersebut. 

Namun, apabila ada pekerjaan lain yang dirasa perlu perhatian khusus atau yang tiba-tba menjadi urgensi, maka tidak apa-apa untuk melakukan re-schedule terhadap perencanaan kita. Jadi, teknik ini sangat fleksibel dan bergantung pada prioritas pekerjaan kita masing-masing. Selanjutnya, beri tanda pada beberapa waktu yang sudah kita jadwalkan. Tujuannya adalah untuk mengkomunikasikannya pada orang lain sehingga mereka tidak mengganggu di waktu-waktu tersebut. Kita bisa melebeli kalender dengan keterangan 'do not disturb' atau yang sejenisnya.  

Task-batching bisa sangat berguna bagi kita yang mungkin selama ini kesulitan dalam melakukan time management. Dengan melakukan kita, kita bisa lebih mengontrol dan mengendalikan diri untuk menyelesaikan tugas tanpa terbebani secara berlebihan. Teknik yang sangat bermanfaat bukan?