5 Hack agar Lebih Produktif di Kantor, Kerjaan Jadi Efisien!

Berkutat dengan pekerjaan selama berjam-jam tanpa istirahat ternyata dinilai tidak efektif, lho. Otak idealnya perlu beristirahat sebelum kembali melakukan fungsi kognitif yang berat. Oleh karena itu, menerapkan teknik pomodoro saat bekerja sangat disarankan.

Teknik pengaturan waktu yang pertama kali dikembangkan oleh Fransisco Cirillo pada tahun 1980-an ini mendorong seseorang untuk fokus bekerja dalam rentang waktu tertentu dengan diselingi istirahat selama beberapa waktu. Untuk menerapkan teknik ini, aturlah timer selama 25 menit untuk bekerja dan beristirahatlah selama 3 hingga 5 menit.

Ulangi siklusnya hingga pekerjaanmu rampung. Menyediakan jeda di tengah melakukan pekerjaan memberi otakmu ruang untuk mempersiapkan diri. Dengan demikian, kamu bisa tetap fokus sepanjang hari walau berkutat dengan pekerjaan yang sulit.

Mudah terdistraksi oleh kemunculan notifikasi di layar ponsel? Mematikan notifikasi menjadi pilihan tepat dalam hal ini. Namun sebaiknya kamu mematikan notifikasi media sosial atau aplikasi lain yang tidak berhubungan sama sekali dengan pekerjaan.

Jika ingin lebih ekstrem, kamu bisa mematikan semua notifikasi agar lebih fokus. Namun yang perlu diperhatikan saat melakukan hal ini ialah seringlah mengecek email dan aplikasi komunikasi yang digunakan di kantor agar kamu tetap terinfo jika ada pesan yang urgent. Kamu juga bisa mengimbau orang melakukan panggilan untuk hal-hal mendesak.

Peningkatan beban kerja sering kali tidak berjalan beriringan dengan ketersediaan sumber daya. Tepat sekali, waktu dan tenaga yang kita miliki sangatlah terbatas. Karenanya, kita perlu pintar-pintar mengatur strategi untuk menyelesaikan pekerjaan yang datang tiada henti.

Salah satu cara yang bisa dilakukan ialah mengurutkan tugas berdasarkan prioritas. Kamu bisa mengerjakan tugas berdasarkan tenggat waktu dan tingkat kemudahannya. Prioritaskan tugas dengan tenggat waktu yang lebih cepat serta kerjakan tugas yang mudah terlebih dahulu.

Selain itu, kamu juga bisa menggunakan matriks berikut untuk menentukan tugas mana yang perlu mendapat perhatian lebih awal.

• Mendesak dan penting. Ini merupakan tugas yang harus dikerjakan lebih dulu
• Mendesak dan tidak penting. Delegasikan orang lain untuk melakukannya. Jika tak bisa, kerjakan setelah tugas lain rampung
• Tidak mendesak dan penting. Nyalakan reminder untuk mengerjakan tugas ini usai tugas-tugas lain selesai
• Tidak mendesak dan tidak penting. Ini merupakan tugas yang patut dikeluarkan dari to-do list

Untuk memudahkan penyelesaian tugas yang bersifat repetitif, kamu bisa membuat sebuah template agar pekerjaan dapat rampung lebih cepat. Misalnya jika kamu harus membalas banyak email dalam sekali waktu dengan respons yang mirip, buatlah daftar respons untuk dibalas dan customize detail responsnya.

Sama halnya dengan beberapa tugas seperti data entry menggunakan Excel. Jika ingin melakukan beberapa kalkulasi dan analisis, kamu bisa membuat sebuah tabel berisi kolom atau metriks yang dibutuhkan. Isi tiap kolom dengan formula agar kamu dapat melihat hasil kalkulasinya secara otomatis saat data dimasukkan.

Tak sedikit orang berpikir, tingkat produktivitas bergantung pada jumlah waktu yang digunakan untuk bekerja. Artinya, semakin lama bekerja maka semakin produktif. Alhasil banyak orang terjebak konsep toxic productivity dengan menghabiskan lebih banyak waktu untuk bekerja dan memangkas waktu istirahat.

Dalam jangka panjang, ini tentunya berdampak terhadap kesehatan jiwa dan raga yang akan berpengaruh terhadap tingkat produktivitas seseorang pada akhirnya. Padahal, tubuh memerlukan istirahat agar bisa berfungsi optimal. Bayangkan sebuah alat teknologi yang terus digunakan tanpa di-charge, lama kelamaan baterainya akan habis dan tak lagi berfungsi.

Karenanya, kamu dianjurkan meluangkan waktu untuk melakukan me time agar tubuh berkesemptan mengisi ulang energi. Optimalkan hari libur dan off-hours sebaik-baiknya. Dengan demikian, kamu bisa kembali segar dan fokus saat bekerja.

Kerja lebih efisien tentunya dapat mendorong kamu agar mencapai work-life-balance atau work-life-integration. Karenanya jangan lupa terapkan hack di atas supaya tetap produktif tanpa terjebak toxic productivity, ya!