Komunikasi efektif di dunia kerja memang perlu diterapkan, namun memang gak semudah itu. Jika sudah begini, miskomunikasi bakal sering terjadi dan bikin frustrasi hingga memicu konflik.
Jika kamu adalah seseorang pekerja yang memiliki miskomunikasi di kantor, penting adanya untuk mengatasi masalah tersebut dengan cepat dan efektif, ya. Berikut lima sikap yang harus kamu terapkan jika terjadi miskomunikasi di kantor.
Langkah pertama dalam menyelesaikan miskomunikasi adalah mengklarifikasi masalah. Ini berarti mengajukan pertanyaan untuk memastikan kamu memahami situasi dari sudut pandang orang lain. Penting untuk tetap tenang dan menghindari membuat asumsi atau langsung mengambil kesimpulan. Cukup minta orang lain untuk menjelaskan sudut pandang mereka dan mengklarifikasi apa pun yang belum kamu mengerti.
Misalnya, kamu dapat berkata, “Saya pikir kita mungkin mengalami miskomunikasi. Bisakah Anda menjelaskan perspektif Anda tentang masalah ini sehingga saya dapat lebih memahami sudut pandang Anda?"
Dengan mengajukan pertanyaan dan secara aktif mendengarkan tanggapan orang lain, kamu dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang situasinya dan bekerja sama untuk menemukan solusi.
Dalam beberapa kasus, miskomunikasi mungkin merupakan akibat dari kesalahan kamu. Jika demikian, penting untuk bertanggung jawab atas tindakan kamu dan meminta maaf jika perlu. Ini menunjukkan bahwa kamu menangani masalah dengan serius dan berkomitmen untuk menemukan penyelesaian.
Misalnya, kamu dapat mengatakan, “Saya minta maaf jika saya memberi Anda kesan yang salah. Itu bukan niat saya, dan saya ingin memastikan bahwa kita mempunyai pemahaman yang sama untuk bergerak maju."
Dengan mengambil tanggung jawab, kamu dapat membangun kepercayaan dan menunjukkan bahwa kamu bersedia bekerja sama untuk mencari solusi.
Dalam banyak kasus, miskomunikasi terjadi karena dua orang memiliki perspektif atau tujuan yang berbeda. Untuk menyelesaikan masalah, penting untuk menemukan titik tengah dan mengidentifikasi tujuan atau minat bersama. Ini dapat membantu kamu bekerja sama untuk menemukan solusi yang bermanfaat bagi semua orang.
Misalnya, kamu dapat berkata, “Sepertinya kita memiliki tujuan yang berbeda untuk proyek ini. Dapatkah kita mengidentifikasi beberapa tujuan atau minat bersama sehingga kita dapat bekerja sama untuk menemukan solusi yang menguntungkan kita semua.”
Dengan menemukan titik temu, kamu dapat membangun hubungan kerja yang lebih kuat dan mencegah terjadinya miskomunikasi di masa mendatang.
Komunikasi yang efektif sangat penting untuk mencegah miskomunikasi di masa depan. Ini berarti berkomunikasi dengan jelas dan ringkas dan menghindari bahasa yang tidak jelas atau ambigu. Penting juga untuk mengajukan pertanyaan dan secara aktif mendengarkan perspektif orang lain.
Misalnya, kamu dapat berkata, “Saya ingin memastikan bahwa kita memiliki pemahaman yang sama untuk maju. Bisakah Anda mengonfirmasi bahwa Anda memahami apa yang saya katakan dan apa yang telah kami setujui?"
Dengan berkomunikasi dengan jelas dan meminta konfirmasi, kamu dapat mencegah kesalahpahaman dan memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama.
Terakhir, penting untuk melakukan follow up untuk memastikan bahwa masalah telah diselesaikan sepenuhnya. Ini berarti memeriksa dengan orang lain untuk memastikan bahwa mereka puas dengan hasilnya dan tidak ada masalah yang tersisa.
Misalnya, kamu dapat berkata, “Saya hanya ingin follow up dan memastikan bahwa kita telah menyelesaikan masalah ini sepenuhnya. Apakah Anda puas dengan hasilnya, dan apakah ada hal lain yang perlu kami tangani atau bicarakan?”
Dengan melakukan follow up, kamu dapat memastikan bahwa masalah telah diselesaikan sepenuhnya dan mencegahnya terjadi lagi di masa mendatang.
Miskomunikasi di kantor merupakan masalah umum, namun kudu segera diatasi. Sebab komunikasi efektif adalah kunci dari hubungan kerja yang sukses. Bangun komunikasi dengan rekan kerjamu agar muncul kepercayaan dan meredakan miskomunikasi.