8 Hal yang Harus Dikuasai ketika Menjadi Sekretaris, Sigap!

Notulen merupakan catatan hasil rapat atau pertemuan, dibuat sebagai pengingat untuk rapat berikutnya sekaligus sebagai acuan dalam pengambilan keputusan selanjutnya.

Dalam notulen, sekretaris harus menuliskan hari dan tanggal, tempat pertemuan, ketua dan anggota yang ikut dalam pertemuan, topik yang dibahas, serta hasil rapat dan kesimpulan.

Format notulen dalam setiap instansi atau organisasi berbeda-beda, namun biasanya memuat hal-hal di atas. Setelah membuat notulen, sekretaris juga bertugas untuk menyebarluaskan notulen kepada pihak-pihak terkait.

Seorang sekretaris harus mengetahui jenis-jenis surat dan penulisan format penulisan surat yang benar. Sekretaris harus mampu menulis surat ijin peminjaman tempat, pengumuman, surat pengantar, surat edaran, surat undangan dan berbagai bentuk surat lain.

Ya, sekretaris menjadi ujung tombak dalam surat menyurat. Semua departemen, anggota atau tim, pasti akan menghubungi sekretaris untuk memperoleh surat-surat yang mereka butuhkan.

Surat dari luar pun biasanya akan masuk ke sekretaris. Oleh karena itu, sekretaris biasanya akan memisahkan antara surat masuk dan keluar.

Sama seperti surat, proposal juga merupakan salah satu bentuk dokumen yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris. Proposal biasanya diajukan untuk memohon dana atau sponsor kepada perusahaan atau instansi lain.

Sekretaris bertugas menulis latar belakang dan tujuan diadakannya kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, jumlah peserta, estimasi anggaran secara detail dan rinci, susunan panitia, rundown acara dan ucapan terima kasih sebagai penutup proposal.

Laporan merupakan salah satu bentuk dokumen lengkap yang menjadi tanggungjawab sekretaris. Bentuknya hampir sama seperti proposal meskipun tujuan pembuatannya berbeda.

Laporan akhir tahun misalnya, berfungsi sebagai catatan untuk melaporkan jalannya kegiatan yang telah dilaksanakan selama satu tahun dalam instansi atau organisasi. Laporan ini bisa menjadi acuan untuk kepengurusan selanjutnya.

Sementara laporan pertanggungjawaban atau LPJ, dibuat untuk memberitahukan secara lengkap mengenai jalannya kegiatan dan apakah penggunaan anggaran sesuai dengan yang tercantum di proposal.

Menulis beragam jenis dokumen membuat sekretaris mau tidak mau harus belajar penggunaan tata bahasa Indonesia yang baku. Maka dari itu, hindari penggunaan kata asing dan singkatan yang tidak diperlukan seperti ‘yg’, ‘km’, ‘dll’.

Perhatikan ketepatan penggunaan tanda baca, kalimat majemuk, bullets dan numbering, penulisan tanggal, margin, penulisan nomor surat, nama perusahaan dan gelar.

Selalu ingat bahwa tujuan utama kita ialah membuat orang lain paham tentang kegiatan, keputusan maupun undangan melalui tulisan. Oleh karena itu, sampaikanlah semuanya dengan singkat, padat dan jelas, sehingga maksud dan tujuan kita bisa tersampaikan dengan baik kepada instansi, organisasi atau orang yang kita tuju.

Seorang sekretaris dituntut untuk menuliskan notulen yang benar sesuai dengan hasil rapat. Sekretaris harus selalu mendengarkan semua pembicaraan dalam rapat beserta keputusan akhirnya.

Tentu dalam proses mendengarkan sembari mencatat, sekretaris harus selalu fokus dan cepat menangkap inti pembicaraan. Jika tidak, isi notulen bisa-bisa gak sesuai dengan apa yang telah dibicarakan dalam rapat. Ingat, notulen hasil rapat bakal disebarluaskan dan menjadi acuan untuk keputusan selanjutnya.

Seorang sekretaris dituntut untuk selalu teliti dan rapi dalam menulis, menyimpan dan menyiapkan segala bentuk dokumen.

Untuk itu, seorang sekretaris harus tekun, mengecek ulang dokumen yang ditulis serta memilah dan memasukkan setiap dokumen sesuai dengan tempatnya. Kebiasaan seperti ini akan membantu kita menjalankan tugas dengan lebih efektif dan efisien.

Sekretaris menerima perintah langsung dari atasan. Namun, apabila perintah yang diterima kurang jelas, maka sekretaris harus berani bertanya agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam eksekusi perintah.

Nah, dalam menjalankan tugasnya, sekretaris terkadang juga harus bekerjasama dengan departemen lain. Maka dari itu, dibutuhkan ketekunan dan kemauan dari kedua belah pihak untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Buat kamu yang hendak terjun ke dunia sekretaris, semoga membantu, ya! Jangan lupa untuk terus upgrade skill kamu dan membaca kabar terbaru untuk menunjang kerjamu.