Apa Itu SOW? Simak Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya!

Ketika ingin berkolaborasi, baik dengan tim atau individu di luar perusahaan, penting untuk memiliki kesepakatan tentang pekerjaan yang ingin dicapai. SOW atau Scope of Work merupakan dokumen atau pernyataan tertulis yang membahas mengenai kebutuhan proyek dan menjelaskan bagaimana cara mencapai tujuan.

Umumnya, dokumen ini memuat detail pekerjaan yang akan dilakukan selama proyek berlangsung, termasuk di dalamnya berisi kinerja kerja, tenggat waktu, harapan, kesepakatan, hasil akhir, linimasa, hingga laporan. Dalam ruang lingkup pekerjaan, SOW (Scope of Work) memiliki peran penting sebagai petunjuk arah kerja yang akan dilakukan. Melalui dokumen ini juga, masing-masing pihak dapat mengetahui dengan jelas hak dan kewajiban yang didapatkan selama menjalin kerja sama.

Di dunia marketing, SOW sering digunakan dalam kerja sama dengan seorang influencer, model, atau KOL (Key Opinion Leader) untuk sebuah campaign atau proyek. Adanya SOW akan membantu menghindari kesalahpahaman serta konflik di antara perusahaan maupun influencer.

Seperti yang sudah dijelaskan, SOW merupakan dokumen pernyataan kerja atau dapat didefinisikan sebagai persyaratan yang disepakati antara perusahaan dengan pihak eksternal yang ingin menjalin kerja sama. Oleh karenanya, SOW sangat penting demi memastikan bahwa tiap-tiap pihak yang terlibat sesuai dengan ekspektasi, kriteria, dan tujuan tugas.

Dikutip Project Manager, seorang penulis dan direktur ProjectManager.com, Jennifer Bridges, menuliskan bahwa beberapa fungsi SOW dapat diuraikan sebagai berikut:

• Mendefinisikan ruang lingkup proyek

Fungsi utama dari SOW adalah menguraikan secara detail mengenai ruang lingkup proyek yang akan dijalani. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi konflik antara perusahaan dan pihak yang menjalin kerja sama akibat miskomunikasi atau kesalahpahaman.

• Mencegah scope creep

Scope creep merupakan risiko yang dapat memengaruhi proyek apa pun. Scope creep terjadi ketika tugas proyek meningkat di luar kesepakatan awal. Penambahan tugas yang tidak sesuai rencana di awal bisa menyebabkan penundaan, biaya tambahan, bahkan menggagalkan proyek itu sendiri.

• Menetapkan ekspektasi yang jelas

SOW juga memiliki peran penting untuk menghindari ekspektasi yang tidak realistis terhadap suatu proyek.

• Menjaga konsistensi merek

Meskipun perusahaan menjalin kerja sama dengan pihak luar, namun dengan adanya SOW bisa membantu menjaga identitas merek dan nilai-nilai yang dipegang oleh perusahaan.

SOW yang baik akan membantu mengidentifikasi sekaligus mencapai tujuan dan detail proyek kepada pihak eksternal yang akan menjalin kerja sama. Oleh sebab itu, sebelum membuat SOW, kamu harus mempertimbangkan hal-hal berikut.

• Gunakan desain visual

Dikutip Indeed, menyertakan desain visual, baik berupa gambar, grafik, model, ataupun sketsa bisa membantu semua orang yang terlibat lebih mudah memahami informasi yang diberikan.

• Gunakan bahasa yang tidak berbelit-belit

Dalam menerangkan suatu proyek gunakanlah bahasa yang jelas, lugas, dan tidak bertele-tele. Selain itu, pilihlah kata-kata yang umum digunakan dalam industri.

• Tetapkan harapan yang realistis

Sebelum membuat SOW, sebaiknya pastikan bahwa kamu menentukan tujuan secara spesifik, terukur, dan realistis. Sertakan juga kerangka waktu dan hal lain yang dibutuhkan agar tujuan tersebut dapat dicapai.

Setelah mengetahui hal-hal apa saja yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat SOW, berikut langkah-langkah untuk membuat SOW yang efektif dikutip Indeed.

• Tetapkan tujuan proyek

Ketika membuat SOW, perusahaan perlu menentukan tujuan proyek apa saja yang akan dicapai untuk membantu mengetahui tugas proyek apa saja yang akan dimasukkan ke dalam SOW.

• Gunakan draf

Membuat draf akan membantu menyampaikan tujuan, hasil, dan persyaratan proyek. Saat menulis SOW, pastikan memakai kalimat yang lugas serta jelaskan secara spesifik beberapa komponen proyek hingga hasil yang ingin dicapai.

• Tentukan waktu dan jadwal

Berikutnya adalah membuat waktu dan jadwal yang jelas untuk dipatuhi oleh semua pihak dalam proyek kerja sama. Hal ini bisa mencakup tanggal penyelesaian tugas, tanggal peninjauan, tanggal mengujian, dan tanggal penutupan proyek.

• Berikan arahan teknis

Terakhir, berikan arahan teknis saat proyek siap untuk dikerjakan. Ini merupakan langkah penting agar setiap pihak yang terlibat dapat mengetahui dan mengerti apa yang harus dilakukan saat bekerja.

Itu dia penjelasan mengenai SOW, mulai dari pengertian, fungsi, hingga cara membuatnya. Membuat dan mematuhi SOW sebaik mungkin akan membantu mencegah hal-hal yang tidak diinginkan selama kerja sama berlangsung serta dapat memastikan proyek bisa selesai tepat waktu dan sesuai harapan.