Pengertian Presensi serta Jenis dan Perbedaannya dengan Absensi

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), definisi tunggal dari presensi adalah kehadiran. Menurut asal katanya dari bahasa Inggris, "presence" pun diterjemahkan sebagai kehadiran.  

Dilansir Cambridge Dictionary, presensi berarti ketika sesuatu atau seseorang berada di tempatnya. Situs Indeed Career Guide menambahkan bahwa "kehadiran" mengacu pada frekuensi dan konsistensi seseorang datang ke suatu acara atau komitmen. 

Kehadiran ini menunjukkan adanya partisipasi pada suatu kegiatan. Jadi, dapat disimpulkan bahwa presensi adalah kehadiran seseorang yang dicatat sedemikian rupa hingga menjadi satu cara resmi yang diakui.

Sistem pencatatan kehadiran itu diterapkan dalam berbagai lini, baik formal maupun informal. Setiap komunitas atau lembaga yang menerapkan sistem pencatatan kehadiran berhak menentukan bagaimana ketentuan presensi berlaku. 

Bila presensi bermakna kehadiran, maka absensi berarti ketidakhadiran. Perbedaan antara presensi dan absensi jelas terlihat karena sifat keduanya adalah berbanding terbalik.

Dengan perbedaan yang sangat mendasar itu, keduanya juga memiliki kegunaan yang tak serupa. Keberadaan presensi berfungsi untuk memantau dan mengatur data kehadiran. Sedangkan absensi bisa dipakai untuk membuat laporan mengenai ketidakhadiran seseorang beserta alasan penyebabnya.

Meski makna keduanya berbeda, tapi kebijakan presensi di tempat kerja cenderung menggunakan absensi juga sebagai alat untuk memantau. Misalnya, daftar presensi digunakan untuk memastikan bahwa orang datang bekerja secara konsisten dan meminimalkan jumlah hari yang dilewatkan. Kebijakan presensi juga sering mencakup pencatatan ketepatan waktu datang ke kantor, pulang lebih awal, menghadiri acara di tempat kerja atau bolos kerja di tengah hari.

Fungsi presensi sangatlah penting bagi lembaga pendidikan formal seperti sekolah maupun tempat bekerja seperti perusahaan. Misalnya untuk perguruan tinggi, presensi mahasiswa dalam perkuliahan setidaknya harus mencapai 75 persen tiap mata kuliah per semester. Bila presensi di bawah ketentuan tersebut, mahasiswa bisa menerima konsekuensi tidak bisa mengikuti ujian semester dan kemungkinan harus mengulang mata kuliah.

Sistem konsekuensi ini juga ditemui dalam sekolah di berbagai jenjang. Bila murid memiliki jumlah absen yang melebihi aturan, itu bisa menurunkan poin kedisiplinan yang tercantum dalam rapor. 

Selain itu, laman Akrivia HCM juga membeberkan pentingnya presensi di tempat kerja. Kebijakan presensi berfungsi untuk memastikan bahwa karyawan hadir tepat waktu untuk bekerja setiap hari. 

Dari sisi pegawai, presensi juga memberi tahu konsekuensi absen dari pekerjaan tanpa izin dan tidak masuk kerja sesuai waktu yang dijadwalkan. Terakhir, presensi sebagai sistem bisa mengingatkan pegawai bahwa masuk terlambat bisa dianggap sebagai ketidakhadiran tugas, kecuali ada alasan yang dapat diterima.

Dilansir Sum HR, beberapa jenis presensi yang umum dipakai meliputi:

• Presensi manual:

Sebelum ada kehadiran teknologi, waktu kehadiran karyawan dicatat dengan buku. Mengingat kompleksitas syarat kehadiran, waktu masuk dan keluar tidak memungkinkan lagi direkam secara manual. 

• Timesheet:

Lembar kerja online yang mendokumentasikan kapan tugas dimulai dan diselesaikan oleh karyawan. Karena bisa diakses kapan pun, sistem presensi ini bisa melacak jam kerja karyawan secara efektif. Informasi ini digunakan untuk memperkirakan waktu dan bagaimana mengelola sumber daya secara optimal.

• Sistem mekanis:

Sistem presensi yang secara otomatis menghasilkan catatan semua waktu keluar-masuk karyawan berbasis input data. Biasanya karyawan harus menggesek kartu atau mendaftar setiap akan masuk atau keluar kantor. Dengan begitu, karyawan tidak perlu diperiksa setiap ingin absen atau hadir.

• Time Card:

Setiap karyawan punya kartu waktu yang harus digesek pada mesin untuk mencatat presensi. Setelah kartu digesek, data di dalam kartu dikumpulkan dan ditransfer ke komputer. 

• Presensi biometrik:

Sistem presensi ini menggunakan basis data mesin biometrik untuk memverifikasi identitas pegawai. Ada dua jenis presensi biometrik, yakni biometrik fisiologis yang memanfaatkan sidik jari, tangan, wajah, atau retina mata. Kedua adalah biometrik aksi dengan mengacu pada pengenalan suara, tanda tangan, dan menekan tombol kehadiran.

• Software presensi online:

Sistem presensi ini berbasis cloud computing yang menggunakan layanan internet untuk memungkinkan pengguna masuk melalui situs atau aplikasi seluler. Lewat data cloud, data kehadiran berupa login dan logout dapat diakses dari semua lokasi yang terkoneksi internet. Dibandingkan dengan presensi lain, sistem digital ini lebih efisien.

Untuk bisa meningkatkan kehadiran di tempat kerja, kamu bisa mencoba tip berikut:

• Memahami kebijakan presensi: Mulailah dengan meninjau bagaimana sistem presensi diberlakukan. Pahami juga prosedur cuti dan cara mengomunikasikan masalah presensi ke manajer personalia.  
• Memilih kendaraan yang tepat: Memiliki cara efektif berangkat ke tempat kerja adalah aset penting untuk meningkatkan kehadiran dan ketepatan waktu. Mulai rencanakan bagaimana kamu memilih transportasi s ecara konsisten, baik itu dengan kendaraan pribadi, bus atau kereta, bahkan berbagi tumpangan ke rekan kerja.
• Mengonfirmasi semua janji temu: Memverifikasi janji dengan mengomunikasikan ke kolega bisa menjadi cara untuk meningkatkan kehadiran. Misalnya dengan mengirim pesan kamu bisa mendapat informasi pembaruan bila rapat berubah sewaktu-waktu. 
• Menuliskan jadwal di kalender: Tuliskan waktu dan lokasi di mana kamu harus datang. Periksa jadwal itu di awal hari untuk memastikan keakuratannya dan mempersiapkan mental.
• Mengatur peringatan otomatis: Untuk janji paling penting, kamu bisa mengatur pengingat otomatis di gadget untuk memastikan kamu tepat waktu. Aturlah peringatkan 15 atau 30 menit sebelum waktu bertemu. Jadi, kamu punya cukup waktu untuk bersiap-siap dan tidak terburu-buru.

Dari pemaparan di atas, kita jadi tahu kalau presensi adalah elemen penting untuk mengukur kepatuhan terhadap sistem kehadiran. Presensi mengharuskan para siswa atau karyawan untuk hadir tepat waktu dalam kegiatan yang wajib diikuti. Bila mengabaikan aturan dalam presensi, maka harus siap menerima konsekuensi.