Apakah kamu sering terlambat datang ke suatu acara? Apakah kamu sulit menyelesaikan tugas tepat waktu? Apakah kamu sulit menyelesaikan tugas-tugasmu sebelum deadline? Apakah kamu sering kesulitan memanajemen waktu?
Jika jawabanmu “ya” maka kamu perlu membaca tips berikut agar kamu lebih jago dalam memanajemen waktumu.
Kamu bangun tidur, mandi, berpakaian, dan mempersiapkan segala sesuatunya untuk aktivitasmu di hari tersebut. Kegiatan rutinitas tersebut memakan waktu sekitar 1 jam. Namun, apa yang seringnya kamu lakukan sebelum mandi?
Kebanyakan orang mengisinya dengan langsung mengecek smartphone-nya, membuka media sosial, membalas pesan, membaca gosip, dan hal-hal lainnya. Padahal kegiatan tersebut dapat membuatmu menjadi ketagihan dengan tanpa sadar memencet fitur refresh/update sehingga waktumu pun akan terbuang percuma.
Ada kegiatan-kegiatan lain yang jauh lebih bermanfaat di 90 menit pertama harimu. Bermeditasilah dengan tenang, lakukan peregangan dan olahraga ringan, bacalah buku yang memotivasi, dan coba tingkatkan kreativitasmu dengan membuat cerita hanya menggunakan 2 kata.
Sembilan puluh menit pertamamu ini harus kamu isi dengan hal-hal yang meningkatkan motivasimu, mood, dan kreativitasmu agar menyambut hari dengan lebih semangat dan ceria.
Rencanakan harimu sebelum tiba hari ‘H’ tersebut. Kamu bisa melakukannya di pagi hari atau bahkan lebih baik di malam hari sebelum kamu tidur. Rencana harian akan membuatmu mempunyai gambaran yang lebih baik tentang bagaimana harimu akan berjalan.
Misalnya kamu berencana untuk tiba di kantor tepat waktu. Kemudian kamu melihat berita bahwa jalan menuju kantormu sedang dalam perbaikan. Maka ketika kamu baru saja menuliskan rencanamu ini, kamu akan punya antisipasi rencana lain agar kamu tidak terlambat ke kantor. Misalnya dengan bangun lebih pagi atau mencari alternatif jalan lain.
Bangunlah lebih pagi dan tidak tidur lagi. Ketika kamu bangun lebih pagi maka kamu akan lebih tenang, pikiran lebih segar, dan daya kreativitas meningkat karena kamu bisa berpikir lebih jernih. Hasilnya adalah produktivitasmu pun akan meningkat karena tugasmu tidak terbengkalai dan bisa diselesaikan tepat waktu.
Cara yang bisa kamu lakukan agar bisa bangun lebih pagi adalah tidak begadang, jauhkan alarm dari jangkauan tangan, dan jangan menekan tombol snooze terus-menerus.
Sayang sekali jika kamu memiliki kalendar pada smartphone,tapi tidak dimaanfatkan dengan baik. Melalui kalendar digital, kamu bisa membuat jadwal sehari-harimu agar tidak lupa sekaligus bisa membuat skala prioritasnya.
Sinkronisasikan kalendar digitalmu ke berbagai perangkat yang biasa kamu lakukan, sepertismarthpone dan laptop. Dengan begitu kamu bisa mengakses jadwalmu di mana pun kamu berada.
Kalau kamu berpikir orang yang multitasking adalah keren maka itu tidak benar. Berdasarkan laporan dari National Public Radio (NPR) mengungkapkan bahwa manusia tidak bisa melakukan multitasking dengan efektif.
Earl Miller, seorang ahli saraf dalam laporan NPR mengatakan bahwa manusia hanya menipu diri mereka ketika mereka mengatakan telah melakukan multitasking. Ia juga mengatakan pada dasarnya manusia tidak bisa fokus pada beberapa hal dalam waktu bersamaan. Sebaliknya, manusia hanya bisa mengubah fokus dari satu hal ke hal lain di waktu yang berbeda.
Jadi, sebaiknya kamu selesaikan tugasmu satu-persatu. Multitasking hanya akan membuat hasil pekerjaanmu tidak optimal dan risiko errornya tinggi karena kamu tidak bisa fokus banyak hal di waktu bersamaan.
Manusia sering melakukan semuanya seorang diri sehingga menjadi kewalahan. Terkadang merupakan hal yang bijaksana jika kamu dibantu orang lain untuk menyelesaikan tugas. Hasilnya, kamu akan punya waktu lebih utnuk melakukan tugas lain, stres berkurang, dan hasil tugasnya bisa lebih bagus karena kamu mendelegasikan kepada ahlinya.
Mendelegasikan tidak sama dengan menyuruh orang. Namun, lebih kepada kamu membiarkan hak tanggung jawab kepada orang tersebut untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan caranya sendiri.
Tentunya konsep delegasi ini berlaku untuk tujuan kelompok, ya. Bukan untuk mengerjakan tugas individu yang memang kamulah yang harus bertanggung jawab secara mandiri.
Tolaklah dengan halus ketika kamu diminta untuk mengerjakan tugas tambahan ketika kamu sendiri sudah kebanyakan tugas.
Ingat, kamu hanya memiliki 24 jam dalam sehari sama seperti manusia lainnya. Jika kamu tidak berani tegas mengatakan ‘tidak’ pada orang lain untuk sesuatu yang tidak penting maka sama saja kamu memprioritaskan kepentingan mereka diatas kepentinganmu. Hasilnya, kamu akan merasa lelah dan overload karena terlalu banyak komitmen dan hal yang harus dikerjakan.
Memprioritaskan merupakan hal yang penting sekaligus sulit dalam manajemen waktumu. Biar kamu tidak bingung, mana prioritasmu dan mana yang harus kamu kerjakan terlebih dahulu, sebaiknya kamu bisa jawab pertanyaan berikut ini.
Teknik 'Pomodoro' merupakan teknik manajemen waktu yang membagi-bagi waktumu menjadi lebih kecil. Langkah awalnya adalah kamu mengerjakan tugasmu selama 25 menit kemudian istirahat selama 5 menit.
Lakukan selama 4 kali teknik Pomodoro atau selama 2 jam. Setelah itu ambillah istirahat lebih lama, 25 menit mengerjakan tugas, 15 menit istirahat agar kamu yang permula terbiasa dengan teknik ini.
Pomodoro sangat bermanfaat agar kamu lebih fokus, tidak mudah jenuh dan lelah karena mengerjakan tugas terus-menerus.
Membuat to do list sudah biasa dilakukan dan diusulkan oleh para motivator di luar sana. Namun bagaimana dengan membuat stop doing list?
To do list bermanfaat untuk pengingat agar kamu tidak lupa apa yang harus dilakukan hari ini sehingga aktivitasmu akan lebih terorganisir. Namun menuliskan stop doing list juga akan membuat aktivitas lebih terorganisir.
Kamu tidak hanya harus tahu apa yang kamu ingin lakukan (to do list), kamu juga harus tahu apa yang tidak ingin kamu lakukan (stop doing list) sehingga kamu bisa lebih fokus berusaha kepada hal-hal yang ingin diselesaikan. Salah satu yang mengimplementasikan cara ini adalah Steve Jobs. Ia mengatakan bahwa Apple tercipta karena hal-hal yang mereka inginkan serta karena hal-hal yang mereka abaikan dan tidak mereka lakukan.
Menuliskan stop doing list maka kamu akan lebih memprioritaskan hal yang harus kamu selesaikan dengan tidak melakukan hal yang tidak penting untuk diselesaikan. Waktu sangat penting sehingga kamu tidak perlu menghabiskannya untuk melakukan sesuatu yang tidak penting diselesaikan.
Seperti kata Jim Rohn, “Time is more valuable than money”. Waktu bukanlah uang, tetapi waktu lebih berharga dari uang. Kamu bisa mendapatkan lebih banyak uang, tetapi tidak lebih banyak waktu. Yuk, mulai sekarang kita belajar memanajemen waktu dengan lebih baik lagi!