5 Tips Mengelola Dokumen Kantor yang Efektif dan Efisien

Hal pertama yang harus diperhatian adalah peralatan penunjang kerapian dokumen. Agar berkas-berkas penting tertata dengan apik, maka gunakan label, penjepit kertas, map, folder, binder hingga stiker. Untuk penyimpanan, gunakan lemari khusus, rak, dan laci. 

Pilih perlatan yang sesuai dengan kebutuhan. Gunakan lemari besar untuk menyimpan dokumen-dokumen lama dan taruh di belakang atau ruangan khusus. Sementara itu, lemari kecil digunakan untuk dokumen baru yang sering digunakan. Taruh lemari kecil di ruangan kerja agar mudah diakses. 

Setelah memilih perlatan yang dibutuhkan, selanjutnya lakukan klasifikasi dokumen secara sistematis menggunakan peralatan tadi. Pisahkan tiap dokumen ke dalam kelompok-kelompok yang relevan. Misalnya, mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis, seperti menyatukan semua berkas pajak dalam satu folder.

Lebih detail dari itu, berikan label nama yang ringkas tapi mudah dipahami. Jangan lupa untuk mencantumkan tanggal, bulan hingga tahun. Gunakan pula folder, map, binder, dan penanda dengan warna yang berbeda pada tiap kelompoknya. Pengklasifikasian ini akan memudahkan karyawan dalam penggunaan dokumen.

Tahap klarifikasi sudah selesai, sehingga dokumen siap ditata ke dalam rak dan lemari. Penataan ini bertujuan supaya karyawan mudah menjangkau tiap dokumen yang dibutuhkan. Dengan tata letak yang rapi, karyawan juga tidak akan bingung saat melacak dokumen. 

Dalam penataan dokumen, ada tiga cara efektif yang bisa dilakukan. Pertama, urutkan dokumen berdasarkan warna agar elok dipandang. Kedua, urutkan dokumen berdasarkan tanggal agar mudah dicari. Ketiga, urutkan berdasarkan kegunaan dari yang sering dan jarang digunakan agar lebih efisien.

Dokumen lama dari tahun-tahun yang lalu sudah rapi di dalam lemari dan disimpan di ruangan khusus. Namun, untuk dokumen tahun aktif, biasanya masih berantakan karena selalu ada penambahan dan perubahan. Nah, sangat penting untuk merapikan dokumen secara berkala.

Tetapkan jadwal rutin untuk pemeliharaan dokumen. Misalnya, setiap hari Sabtu, lakukan pemeriksaan dan pembersihan. Buang dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi. Kemudian, susun ulang dokumen secara runtut. Cara ini lebih efektif lantaran tidak mengganggu aktivitas kerja pada hari-hari sibuk. 

Pemeliharaan dokumen tidak hanya berfokus pada bentuk fisik. Apalagi era teknologi makin maju, digitalisasi dokumen menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien. Pencadangan dokumen dalam bentuk digital penting untuk mengurangi risiko kehilangan berkas fisik.

Proses digitalisasi dilakukan dengan mengubah bentuk fisik menjadi format digital. Bisa menggunakan scanner atau langsung menyimpan softcopy yang sudah ada. Pastikan salinan dokumen disimpan dengan aman agar tidak terhapus dan dapat diakses saat dibutuhkan.

Pengelolaan dokumen sebenarnya merupakan hal lazim di perkantoran. Namun, tidak jarang karyawan yang kesulitan saat merapikannya. Semoga lima tips tadi bisa membantu.