6 Tips Membuat To-Do List dengan Skala Prioritas yang Jelas

21 Sep 2024, 14:20 WIB

ilustrasi menulis to-do-list (unsplash.com/Alexa Williams)

Membuat to-do list dengan skala prioritas yang jelas adalah salah satu cara efektif untuk mengelola waktu dan meningkatkan produktivitas. Tanpa adanya prioritas terstruktur, kita sering kali terjebak dalam tugas-tugas yang kurang penting, sehingga mengabaikan hal-hal yang benar-benar mendesak atau bernilai tinggi.

Dalam to-do-list yang efektif, prioritas ditetapkan berdasarkan pentingnya tugas dan batas waktu penyelesaiannya. Hal ini tidak hanya membantu dalam mengelola beban kerja secara lebih bijaksana, tetapi juga memungkinkan untuk tetap tenang dan terorganisir.

Artikel ini membahas bagaimana cara membuat to-do-list dengan skala prioritas yang jelas. Dengan begitu, kamu bisa menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien dan mencapai tujuan yang diinginkan tanpa kehilangan fokus.

1. Cantumkan semuanya, tidak peduli seberapa besar atau kecil sebuah tugas

ilustrasi seorang perempuan menulis to-do-list (unsplash.com/Svitlana)

Kamu tidak dapat memutuskan cara memprioritaskan tugas jika tidak memiliki satu tampilan tunggal dari semua hal yang perlu diselesaikan sejak awal. Jika tidak mencatat semua hal yang perlu dilakukan, maka tugas-tugas kecil dapat terlupakan, sehingga akan berdampak di kemudian hari.

Luangkan waktu untuk membuat daftar tentang apa yang perlu dikerjakan di semua proyek. Dengan semua tugas berada di satu tempat, kamu akan dapat melihat tampilan keseluruhan dari apa yang perlu dilakukan, mendapatkan gambaran tentang seberapa banyak pekerjaan yang dihadapi dan apa yang kemungkinan besar membutuhkan perhatian lebih cepat.

2. Atur tugas berdasarkan prioritas, tanggal jatuh tempo, dan kategori

ilustrasi menulis daftar tugas (pexels.com/Ivan Samkov)

Setelah tugas dikumpulkan dan dicantumkan, tambahkan informasi tambahan, seperti jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas, tingkat kepentingan atau urgensi, dan tanggal jatuh tempo. Beri peringkat untuk tugas dengan tanggal jatuh tempo lebih awal atau tugas yang mungkin lebih penting untuk diselesaikan lebih awal. Tugas yang tidak segera jatuh tempo, atau memerlukan lebih sedikit pekerjaan, bisa diperingkatkan lebih rendah.

Kamu juga dapat mengatur tugas berdasarkan tugas yang harus dilakukan dan tugas yang akan menyenangkan untuk dilakukan. Tugas yang harus dilakukan memiliki prioritas lebih besar daripada yang didaftarkan sebagai tugas yang menyenangkan untuk dilakukan.

3. Hindari deskripsi yang samar

ilustrasi membuat to do list (unsplash.com/Annie Spratt)

Saat memberi judul pada tugas, buatlah sespesifik mungkin. Hanya menuliskan "Hubungi Budi" tidak cukup membantu. Namun, "Hubungi Budi untuk membahas umpan balik tentang perencanaan sumber daya mingguan" akan sangat membantu agar bisa segera mulai dilakukan saat tugas muncul sebagai tenggat hari ini. Konteks tambahan juga dapat ditambahkan dalam bentuk catatan untuk membantu mulai bekerja lebih cepat.

4. Bagi tugas yang lebih besar menjadi tugas yang lebih kecil

ilustrasi menulis to-do-list (pexels.com/Breakingpic)

Jika tugas cukup rumit, cara yang baik untuk membuatnya lebih mudah dikelola adalah membaginya menjadi tugas atau subtugas yang lebih kecil. Subtugas berada dalam tugas yang lebih besar tetapi dapat memiliki tenggat waktu dan tingkat prioritasnya sendiri, yang membantumu merencanakan waktu dengan lebih baik.

Pertimbangkan untuk mengalokasikan 15 menit setiap hari untuk satu tugas. Pada akhirnya, kamu dapat membuat kemajuan dalam menyelesaikan tugas secara keseluruhan.

5. Kumpulkan tugas-tugas serupa secara bersamaan

ilustrasi menulis to-do-list (unsplash.com/Alexa Williams)

Mengelompokkan tugas berdasarkan kategori yang mirip juga menjadi cara efektif untuk membuat to-do list yang terorganisir. Jika memiliki beberapa tugas yang berkaitan dengan proyek yang sama, cobalah untuk menyelesaikannya secara bersamaan. Ini disebut timeboxing, sehingga membantu bekerja lebih cepat dengan mengurangi jumlah waktu yang harus digunakan untuk beralih konteks.

Beralih di antara tugas-tugas dapat menjadi tantangan bagi otak. Namun, beralih ke tugas lain yang berkaitan dengan tugas pertama, dapat mengurangi stres dan meningkatkan fokus.

6. Gunakan metode Matriks Eisenhower

ilustrasi to-do-list mingguan (unsplash.com/Jazmin Quaynor)

Ada banyak cara untuk menentukan tingkat prioritas, tetapi salah satu yang paling efektif adalah Metode Matriks Eisenhower. Matriks ini membantu memprioritaskan beban kerja dengan mengurutkan tugas ke dalam empat kuadran berdasarkan tingkat urgensi dan kepentingannya.

Metode ini menunjukkan apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu, apa yang dapat dilakukan kemudian, apa yang harus didelegasikan, dan apa yang dapat di hapus dari daftar tugas.

Tugas yang mendesak dan penting: kerjakan tugas-tugas ini terlebih dahulu karena memerlukan perhatian segera.
Tugas yang tidak mendesak tetapi penting: tugas ini tidak memiliki tenggat waktu yang mendesak sehingga dapat dijadwalkan untuk dilakukan nanti.
Tugas yang mendesak dan tidak penting: delegasikan tugas-tugas ini kepada orang lain.
Tugas-tugas yang tidak mendesak dan tidak penting: hapus dari daftar tugas.

Membuat daftar tugas yang selalu diperbarui dan diprioritaskan dapat membantu mengetahui apa yang perlu dilakukan dan kapan harus melakukannya. Itu berarti, kamu memiliki kendali yang lebih besar atas produktivitas dan aktivitas sehari-hari.

This article is written by our community writers and has been carefully reviewed by our editorial team. We strive to provide the most accurate and reliable information, ensuring high standards of quality, credibility, and trustworthiness.