5 Alasan Kamu Gak Boleh Meremehkan Pekerjaan Seorang Sekretaris

Tidak hanya soal mengelola surat menyurat, tugas seorang sekretaris lainnya adalah melakukan penanganan telepon, penerimaan tamu, pengelolaan rapat, dan pembuatan notulen. Sekretaris bahkan harus mengurus laporan kas kecil (petty cash) hingga agenda perjalanan dinas pimpinan atau karyawan sebagai tugas khususnya.

Seorang sekretaris harus ekstra sabar, teliti, dan cekatan dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Selain itu, sekretaris juga harus mampu membagi waktu untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.

Namun, tidak jarang sekretaris juga mendapat pekerjaan yang mendadak dan harus diselesaikannya secepat mungkin, sehingga terkadang sesuatu yang telah direncanakan tidak berjalan dengan semestinya. Oleh karena itu, diperlukan kemampuan untuk menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus. Namun, hal tersebut pasti akan sangat menguras otak dan tenaga.

Sekretaris harus selalu terkini atau up to date terhadap informasi apa pun. Hal ini bertujuan agar ketika atasan menanyakan suatu informasi atau meminta bantuan, sekretaris dapat memberikan informasi yang tepat dan melaksanakan apa yang diminta dengan baik.

Sebagai contoh, dalam mengatur perjalanan dinas. Seorang sekretaris harus mengetahui informasi umum mengenai tranportasi yang akan digunakan, akomodasi hotel, tempat wisata terdekat, restoran yang bagus untuk dikunjungi, hingga melakukan reservasi tiket perjalanan.

Selain itu, seorang sekretaris harus mempunyai pengetahuan akan bidang usaha di tempat kerjanya, hingga rekan bisnis dan pesaing dari perusahaan. Sekretaris juga harus selalu mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Hal-hal tersebut yang membuat seorang sekretaris harus gemar membaca berita atau sering mengikuti forum, diskusi, seminar, workshop, ataupun pelatihan-pelatihan tertentu untuk menunjang pekerjaannya.

Sekretaris adalah salah satu jabatan yang sangat penting di dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, seorang sekretaris diharuskan memiliki kemampuan problem solving yang tinggi, serta kemandirian dalam bekerja. Hal ini diperlukan agar ketika sekretaris harus memecahkan suatu persoalan tertentu. Dirinya pun harus mampu bersikap mandiri tanpa harus merepotkan pihak lain.

Selain itu, sekretaris merupakan orang yang bertanggung jawab dalam menemui kolega saat pimpinan sedang tidak ada ditempat atau tidak bisa hadir di suatu pertemuan. Ketika mengobrol bersama kolega ataupun rekan bisnis, topik pembicaraan mengenai bisnis, ekonomi, finansial, hingga politik sekalipun sudah menjadi suatu topik yang harusnya dikuasai oleh seorang sekretaris. 

Tidak hanya mengetahui soal etika makan, seorang sekretaris juga harus mengetahui etika berbusana yang sesuai dengan bentuk tubuhnya. Penampilan yang rapi, menarik, dan sopan akan membantu seorang sekretaris agar telihat lebih profesional. 

Sebelum menemui pimpinan, para tamu biasanya akan terlebih dahulu menemui sekretaris. Oleh karena itu, sekretaris haruslah bersikap ramah serta berbusana dengan rapi. Ini karena kepribadian serta penampilan yang menarik akan mencerminkan kualitas perusahaan tempat dimana dirinya bekerja. 

Kode etik profesi bagi sekretaris adalah berupa pedoman dan aturan yang harus dilakukan oleh sekretaris dalam menjalankan setiap pekerjaannya. Oleh karena itu, sangat penting bagi calon sekretaris untuk memahami dengan benar apa saja yang termasuk ke dalam kode etik bagi sekretaris.

Sebagai contoh, kode etik profesi sekretaris ini meliputi kemampuan beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan berbagai situasi, terbuka terhadap kritik, dapat menjaga rahasia, serta selalu berempati pada orang lain. Selain itu, sekretaris juga penting untuk memiliki kemampuan dalam mengontrol emosi diri. 

Ada banyak sekali keterampilan yang harus dikuasai oleh sekretaris, sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang bersedia untuk berprofesi sebagai sekretaris. Nah, inilah yang menjadi alasan mengapa profesi sekretaris ini gak bisa kamu anggap remeh. Apakah kamu tertarik berkarir sebagai seorang sekretaris?