Apa Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas? Dijelaskan Lengkap!

Dalam buku Penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas oleh Ruslan, S.Pd., M.Pd., surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah. Pasalnya, kata “dinas” sendiri adalah bagian kantor pemerintah yang mengurus pekerjaan tertentu yang berkaitan dengan pemerintah.

Serupa juga yang dijelaskan dalam buku Berkorespondensi yang Baik terbitan Kemdikbud, surat dinas merupakan surat yang dibuat instansi atau lembaga dengan tujuan kepentingan kedinasan, baik pemerintah maupun swasta. Surat ini bisa berupa pengumuman, surat izin, surat tugas, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan.

Sementara mengutip buku Korepsondensi SMK/MAK Kelas X oleh Drs. Joko Pramono, surat pribadi merupakan jenis surat yang isinya tentang kepentingan pribadi. Biasanya penulisan surat ini juga ditulis secara atau bersifat pribadi dan ditujukan kepada orang lain.

Memahami perbedaan surat pribadi dan surat dinas akan membantu kita menggunakannya dengan tepat sesuai situasi. Surat pribadi lebih bersifat santai dan digunakan untuk keperluan personal, sementara surat dinas bersifat resmi dan memerlukan format tertentu. Untuk melihat perbedaannya, kamu bisa menyimak penjelasannya di bawah ini.

1. Pengertian

• Surat Pribadi: Surat yang dibuat untuk kepentingan pribadi dan ditujukan kepada individu tertentu. Isinya bersifat bebas dan tidak terikat aturan baku. Contoh: surat kepada sahabat, keluarga, atau kenalan.

• Surat Dinas: Surat yang dibuat oleh instansi, organisasi, atau pihak resmi untuk keperluan formal. Isinya mengikuti format tertentu dan menggunakan bahasa yang baku. Contoh: surat undangan rapat, surat pemberitahuan, atau surat keputusan.

2. Tujuan

• Surat Pribadi: Menyampaikan kabar, ungkapan perasaan, atau pesan personal kepada seseorang.

• Surat Dinas: Menyampaikan informasi resmi, instruksi, atau keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan formal.

3. Bahasa yang Digunakan

• Surat Pribadi: Menggunakan bahasa bebas, santai, bahkan bisa menggunakan bahasa daerah atau bahasa sehari-hari.

• Surat Dinas: Menggunakan bahasa baku, sopan, jelas, dan formal sesuai kaidah Bahasa Indonesia.

4. Struktur Penulisan

• Surat Pribadi: Tidak memiliki aturan baku. Biasanya hanya memuat tanggal, sapaan, isi, dan penutup.

• Surat Dinas: Memiliki struktur yang jelas, seperti kepala surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi, salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan, dan inisial pengetik.

5. Kertas yang Digunakan

• Surat Pribadi: Bebas, bisa di kertas biasa atau bahkan media digital tanpa format tertentu.

• Surat Dinas: Umumnya menggunakan kertas ukuran standar (A4 atau F4) dengan kop atau kepala surat resmi.

6. Pihak yang Mengeluarkan

• Surat Pribadi: Dibuat oleh perorangan tanpa keterikatan organisasi atau instansi.

• Surat Dinas: Dibuat oleh instansi, lembaga, organisasi, atau perusahaan yang memiliki otoritas resmi.

Di antara berbagai jenis surat, surat pribadi dan surat dinas adalah dua bentuk yang paling umum digunakan. Keduanya memiliki perbedaan yang cukup jelas, baik dari segi tujuan, bahasa, maupun format penulisannya. Berikut contoh surat dinas dan surat pribadi yang mungkin bisa membantu kamu melihat lebih jelas perbedaan keduanya.

Contoh Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk menyampaikan informasi resmi antara instansi, organisasi, atau pihak yang memiliki hubungan formal. Surat ini harus mengikuti format baku yang mencakup kop surat, nomor, perihal, isi, dan tanda tangan resmi. Berikut contoh surat dinas yang dibuat dengan struktur lengkap.

KOP SURAT

DINAS PENDIDIKAN KOTA SEMARANG

Jl. Ahmad Yani No. 15, Semarang – 50135

Telepon: (024) 7654321 – Email: [disdik@semarangkota.go.id](mailto:disdik@semarangkota.go.id)

Nomor  : 421/230/Disdik/VIII/2025

Lampiran : 1 berkas

Perihal : Undangan Rapat Koordinasi

Semarang, 10 Agustus 2025

Kepada

Yth. Kepala Sekolah SMA Negeri 5 Semarang

di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan persiapan kegiatan peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke-80 di lingkungan Dinas Pendidikan Kota Semarang, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 12 Agustus 2025

Waktu    : 09.00 WIB – selesai

Tempat   : Ruang Rapat Lantai 2 Dinas Pendidikan Kota Semarang

Acara    : Persiapan dan pembahasan susunan acara peringatan HUT RI ke-80

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Besar harapan kami Bapak/Ibu dapat hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Dinas Pendidikan Kota Semarang

(tanda tangan)

Drs. Hadi Santoso, M.Pd.

NIP. 19650212 199001 1 001

Tembusan:

1. Arsip Dinas Pendidikan Kota Semarang

2. Kepala Bidang Kesiswaan

Inisial Pengetik: RBT

Contoh Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dibuat untuk keperluan non-formal, biasanya ditujukan kepada teman, keluarga, atau kenalan. Gaya bahasa yang digunakan lebih santai, tidak terikat format resmi, dan isi suratnya dapat bersifat pribadi maupun kekeluargaan. Berikut contoh surat pribadi.

Semarang, 8 Agustus 2025

Untuk Sahabatku

Rina

di Jakarta

Halo Rina,

Apa kabar? Semoga kamu selalu sehat dan semangat dalam menjalani aktivitas sehari-hari. Sudah lama sekali kita tidak bertemu, jadi aku ingin menyempatkan menulis surat ini untuk sekadar berbagi kabar.

Aku ingin bercerita bahwa bulan depan aku akan datang ke Jakarta untuk mengikuti pelatihan kerja selama satu minggu. Aku berharap kita bisa bertemu dan menghabiskan waktu bersama seperti dulu. Mungkin kita bisa makan di tempat favorit kita atau jalan-jalan keliling kota.

Sekian dulu ceritaku kali ini. Tolong kabari aku jika kamu punya waktu luang di sekitar tanggal 5 September nanti. Semoga kita bisa bertemu dan melepas rindu setelah sekian lama.

Salam hangat,

Dewi

Mengetahui perbedaan antara surat pribadi dan surat dinas tidak hanya membantu kita dalam menulis, tetapi juga dalam memahami isi surat yang kita terima. Dengan begitu, kita dapat menanggapi setiap surat sesuai dengan konteks dan kebutuhan.