Dalam sebuah surat dinas, ada banyak unsur penting yang membuat surat tersebut lebih terstruktur dan jelas. Salah satunya adalah bagian tembusan. Bagian ini secara umum berfungsi untuk memberi salinan surat kepada pihak lain yang juga perlu mengetahui isi surat tersebut.
Dengan adanya tembusan, penyampaian informasi jadi lebih transparan dan pihak-pihak terkait bisa ikut terlibat atau sekadar mengetahui isi dari surat yang dikirimkan. Lalu apakah fungsi bagian tembusan pada surat dinas?
Mengutip laman Kemdikbud Balai Bahasa Provinsi Maluku, menurut Adi Syaiful Mukhtar seorang Pengkaji Kebahasaan dan Kesastraan, Kantor Bahasa Maluku, bagian akhir dari surat resmi adalah tanda tangan dan tembusan. Lalu yang berhak menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut.
Hal tersebut dilakukan atas dasar kewenangan dan tanggung jawabnya. Jika yang menandatanganinya harus diwakilkan, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya.
Lalu bagian selanjutnya yang penting jika surat resmi tersebut perlu diketahui oleh beberapa pihak lain adalah tembusan. Jadi, bisa diartikan bahwa tembusan adalah bagian untuk menyampaian informasi agar lebih transparan dengan pihak-pihak yang terkait. Oleh karena itu, pihak-pihak yang perlu mengetahui surat tersebut harus ditulis di bagian tembusan.
Menurut Adi Syaiful Mukhtar, pada hakikat surat adalah suatu karangan berupa rumusan dalam bentuk tertulis. Rumusan tersebut berisi informasi mengenai pernyataan, pemikiran, permohonan, permintaan, atau hal-hal lain yang ingin disampaikan kepada pihak penerima informasi atau penerima surat. Sementara surat resmi secara umum mempunyai beberapa bagian yang wajib ada. Berikut di antaranya:
Kepala surat atau kop surat
Tanggal
Nomor
Perihal
Lampiran
Alamat yang dituju
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
Jabatan penanda tangan
Tanda tangan
Nama jelas penanda tangan
NIP (bagi PNS)
Tembusan.
Bagian-bagian tersebut menjadi ciri yang ada dalam surat resmi dibanding surat biasa. Namun, seluruh bagian surat tadi juga bergantung pada tata naskah setiap instansi, karena bisa saja berbeda sesuai kebutuhannya.
Melansir laman Kemdikbud Balai Bahasa Jateng, tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut. Pihak-pihak yang diberi tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan, yaitu dari yang memiliki jabatan tertinggi.
Lebih lanjut dikutip dari Diskominfo Kabupaten Rejang Lebong, tembusan atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Tembusan biasanya berada di sudut kiri bawah dengan menuliskan “Tembusan”, “Tindasan”, atau “Distribusi kepada”. Berikut contohnya:
Menteri Agama RI;
Gubernur Jawa Tengah;
Walikota Bandung.
Tembusan dalam surat dinas tidak boleh dianggap sepele, karena keberadaannya menunjukkan siapa saja pihak yang ikut menerima informasi resmi. Hal ini bisa memudahkan dalam koordinasi dan menjadi bukti tertulis bahwa surat telah diteruskan ke pihak lain yang terkait.