5 Tahapan Metode GTD untuk Membantu Tingkatkan Produktivitas

Pada tahap ini, kamu meletakkan informasi yang saat ini tersimpan di kepala ke tempat eksternal. Ini tidak harus bentuk fisik tetapi dapat berupa sistem organisasi apa pun yang memungkinkanmu mencatat berbagai hal. 

Langkah pertama ini mungkin bisa memakan waktu beberapa hari saat pertama kali mulai menggunakan metode Getting Things Done. Berikut adalah beberapa alat yang bisa digunakan:

• Buku catatan fisik
• Perangkat elektronik
• Perangkat pencatatan audio
• Berbagai aplikasi pengorganisasian

Setelah mengumpulkan semua informasi ke tempat eksternal, selanjutnya kamu perlu meninjau dan memprosesnya. Ini berarti kamu harus memutuskan segala sesuatunya dan memperjelas apa yang ditulis.

Lihatlah setiap tugas dan identifikasi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti. Jika tidak ada langkah yang dapat ditindaklanjuti, pertimbangkan apakah tugas tersebut dapat dibuang, didelegasikan, atau ditangani nanti.

Tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut untuk setiap item:

• Tugas apakah itu?
• Apakah ini bisa ditindaklanjuti?
• Apa tindakan selanjutnya?

Mengklarifikasi dan mengatur tugas berjalan beriringan, tapi metode GTD memisahkannya menjadi dua langkah berbeda. Pada langkah ini, kamu akan menggunakan jawaban dari langkah clarify untuk menempatkan item dalam daftar yang benar dalam sistem GTD. Item yang dapat ditindaklanjuti dapat masuk dalam daftar berikut:

• To do list : Ini adalah tindakan selanjutnya yang perlu dilakukan.
• Kalender : Hal-hal yang memiliki tanggal/waktu tertentu yang harus diselesaikan (misalnya janji temu).
• Proyek : Jika suatu item terlalu besar untuk dilakukan, masukkan item tersebut ke dalam daftar proyek dan kerjakan untuk memecahnya menjadi tindakan yang lebih kecil.
• Delegasi : Daftar ini ditujukan untuk item yang dapat didelegasikan atau item yang perlu dilakukan oleh orang lain.

Meskipun kamu akan memperoleh kejelasan dengan mengatur tugas dan janji temu, tapi hal itu saja tidak akan cukup untuk meningkatkan produktivitas dan memastikan bahwa kamu dapat menyelesaikan semuanya dalam waktu yang ditentukan. Untuk melakukan itu, kamu harus meninjau daftar secara teratur.

Kamu bisa menjadwalkan refleksi harian atau mingguan untuk memeriksa semuanya, memperbarui atau merevisi apa pun yang perlu diubah, atau menandai apa pun yang sudah dilakukan. Meninjau daftar secara teratur membantumu mempertahankan fokus yang tepat dan membersihkan kekacauan dari item yang tidak diinginkan yang dulunya dianggap perlu.

Setelah kamu berhasil menerapkan empat langkah metode GTD sebelumnya, kamu akan memiliki daftar tugas yang konkret dan dapat ditindaklanjuti. Setelah itu, kamu bisa terlibat (engage) dalam tindakan dari daftar yang kamu buat.

Ini adalah tahap proses GTD yang paling sederhana tapi tersulit. Pada langkah engage, kamu cukup melakukan apa yang perlu dilakukan.

Idealnya, jika manajemen GTD dijalankan dengan benar, maka tentu saja akan membantu meningkatkan produktivitas. Kamu dapat dengan cepat melihat apa yang paling penting, apa yang membutuhkan waktu lebih lama, dan apa yang bisa ditunda. Bagaimana seseorang mengaturnya, tergantung pada dirinya masing-masing. Namun, aturan mendasarnya adalah jangan berlebihan.