Struktur surat dinas adalah susunan atau bagian-bagian penting yang membentuk sebuah surat resmi, mulai dari kepala surat hingga tanda tangan pengirim. Dengan struktur yang tepat, surat dinas menjadi lebih mudah dibaca, dipahami, dan memiliki kesan profesional.
Setiap bagian dalam surat dinas memiliki fungsi tertentu yang membantu menyampaikan pesan dengan jelas dan formal. Berikut ini struktur surat dinas yang perlu kamu tahu.
Mengutip buku Penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia Dalam Surat Dinas oleh Ruslan, S.Pd., M.Pd., surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah. Sementara dalam buku Berkorespondensi yang Baik oleh Kemdikbud, surat dinas adalah surat yang dibuat instansi atau lembaga dengan tujuan kepentingan kedinasan, baik pemerintah maupun swasta.
Biasanya, surat dinas ini bisa berupa pengumuman, surat izin, surat tugas, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan. Surat dinas juga memiliki karakter legal dan formal. Pasalnya, surat ini menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Itulah kenapa, surat dinas harus dibuat dengan kaidah yang baik dan benar.
Memahami struktur surat dinas sangatlah penting agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas tanpa menimbulkan salah tafsir. Setiap bagian dalam surat dinas memiliki fungsi yang berbeda, mulai dari memberikan identitas pengirim, menjelaskan isi pesan, hingga menutup surat secara resmi.
Struktur surat dinas dan fungsinya:
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Memberikan identitas resmi instansi atau lembaga pengirim. Kop surat biasanya berisi nama instansi, logo, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan kode pos. Letaknya di bagian paling atas surat. Keberadaan kepala surat menunjukkan bahwa surat tersebut resmi dan berasal dari sumber yang jelas.
2. Nomor Surat
Menjadi tanda pengenal surat untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian di kemudian hari. Nomor surat biasanya tersusun dari kode surat, nomor urut, bulan, dan tahun. Misalnya: 015/HRD/VIII/2025.
3. Lampiran
Menunjukkan adanya dokumen tambahan yang disertakan bersama surat. Jika tidak ada lampiran, biasanya ditulis tanda strip (-). Jika ada, disebutkan jumlah lembar atau nama dokumennya.
4. Perihal (Hal)
Menjelaskan inti atau tujuan surat secara singkat. Ditulis dalam satu frasa singkat, misalnya “Permohonan Cuti” atau “Undangan Rapat Koordinasi”.
5. Tanggal Surat
Menunjukkan kapan surat dibuat dan dikirim. Tanggal surat biasanya ditulis lengkap, seperti “14 Agustus 2025”.
6. Alamat Tujuan
Menjelaskan siapa penerima surat dan alamatnya. Bisa berupa nama orang atau jabatan, serta alamat lengkap. Penulisannya diawali dengan kata “Kepada Yth.”
7. Salam Pembuka
Sebagai sapaan sopan untuk memulai isi surat. Biasanya menggunakan kata “Dengan hormat,” atau “Assalamu’alaikum wr. wb.” untuk surat yang bersifat resmi.
8. Isi Surat
Menyampaikan inti pesan surat. Isi surat dinas umumnya dibagi menjadi tiga bagian:
Paragraf pembuka: Menyampaikan latar belakang atau alasan penulisan surat.
Paragraf isi: Menjelaskan maksud utama surat secara rinci.
Paragraf penutup: Berisi harapan, ajakan, atau ucapan terima kasih.
9. Salam Penutup
Mengakhiri surat dengan sopan. Biasanya menggunakan kata seperti “Hormat kami,” atau “Salam hormat,”.
10. Tanda Tangan dan Nama Terang
Menunjukkan pihak yang bertanggung jawab atas isi surat. Disertai dengan jabatan pengirim, tanda tangan, dan nama lengkap.
11. Tembusan (CC)
Memberitahukan pihak lain bahwa mereka mendapatkan salinan surat tersebut. Tembusan ditulis di bagian bawah surat setelah tanda tangan.
12. Inisial atau Kode Pengetik
Menunjukkan siapa yang membuat dan mengetik surat tersebut. Biasanya berupa singkatan nama atau kode tertentu yang ditempatkan di pojok bawah.
Surat dinas adalah dokumen resmi yang digunakan instansi atau organisasi untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau permintaan secara tertulis. Surat ini memiliki format baku yang terdiri dari berbagai bagian penting, mulai dari kop surat hingga inisial atau kode pengetik di bagian akhir. Berikut contohnya.
Contoh Surat Dinas
PEMERINTAH KABUPATEN SUKAMAKMUR
DINAS PENDIDIKAN
Jl. Merdeka No. 45 Sukamakmur, Telp. (021) 555888 Kode Pos 12345
Nomor : 045/DISDIK/SM/2025
Lampiran : 1 Berkas
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi
Kepada
Yth. Kepala Sekolah SD Negeri se-Kecamatan Sukamakmur
di
Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka persiapan peringatan Hari Ulang Tahun Kemerdekaan Republik Indonesia ke-80, Dinas Pendidikan Kabupaten Sukamakmur akan mengadakan rapat koordinasi bersama seluruh kepala sekolah. Rapat ini bertujuan untuk membahas susunan acara, pembagian tugas, dan anggaran kegiatan.
Rapat akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 18 Agustus 2025
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Aula Dinas Pendidikan Kabupaten Sukamakmur
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Sukamakmur, 10 Agustus 2025
Kepala Dinas Pendidikan
(tanda tangan)
Drs. H. Ahmad Setiawan, M.Pd.
NIP. 19650515 199003 1 002
Tembusan:
1. Bupati Sukamakmur
2. Arsip
Inisial/Kode Pengetik: AS/nhm
Mengetahui dan menerapkan struktur surat dinas dengan benar adalah kunci untuk menciptakan dokumen resmi yang rapi dan jelas. Setiap bagian, mulai dari kepala surat hingga tanda tangan, memiliki perannya masing-masing yang tidak boleh diabaikan.