7 Tips Membuat To-Do List Efektif, Biar Gak Jadi Wacana Belaka!

Tips pertama membuat to-do list adalah menerapkan aturan 1-3-5. Ini akan sangat membantu kamu biar gak kewalahan untuk mewujudkan to-do list. Lantas, bagaimana menerapkan aturan 1-3-5 dalam menyusun to-do list?

Caranya cukup mudah. Aturan 1-3-5 merupakan sebuah pembagian terkait to-do list yang akan kamu rancang. Begini penjelasannya:

- 1 tugas besar (paling penting) 

- 3 tugas menengah (cukup penting) 

- 5 tugas kecil (bisa dikerjakan kapan saja) 

Penerapan cara 1-3-5 akan membantu kamu tetap produktif tanpa merasa terbebani. Jadi gak ada lagi cerita kamu merasa tugas numpuk, tetapi gak tahu mesti mulai dari mana.

Kadang persoalan dalam menerapkan to do list ialah mau mulai dari mana yang akan dikerjakan. Kegalauan ini bisa terurai dengan menerapkan metode Eisenhower Matrix. Apa itu metode Eisenhower Matrix?

Metode Eisenhower Matrix adalah metode untuk memprioritaskan tugas berdasarkan dua kriteria, yakni urgensi dan kepentingan. Jika dibawa ke dalam to-do list, maka metode ini akan mengklasifikasi berbagai pekerjaan menjadi empat kelompok.   

- Mendesak dan penting (kerjakan sekarang)

- Tidak mendesak, tetapi penting (jadwalkan)

- Mendesak, tetapi tidak penting (delegasikan)

- Tidak mendesak dan tidak penting (hapus saja)

Tips membuat to-do list selanjutnya ialah menyesuaikan dengan ritme harian. Pastinya setiap orang punya golder hour. Maksud golden hour dalam konteks produktvitas ialah waktu paling produktif.

Jika kamu termasuk tim yang punya golden hour pagi, maka kerjakanlah tugas di pagi hari. Sebaliknya, kalau kamu merasa punya golden hour malam, maka kerjakan saat malam.

Sesuaikan mengerjakan to-do list dengan ritme harian yang paling cocok denganmu. Jangan memaksakan diri untuk harus bekerja di jam-jam ngantuk. Apalagi setiap orang biasanya punya jam ngantuknya sendiri.

Tips membuat to-do list berikutnya, yakni menuliskannya secara spesifik. Jangan membuat to-do list yang terlalu umum sehingga terkesan ngambang dan tidak jelas.

Alih-alih membuat to-do list terlalu umum, fokuslah untuk menyusun to-do list dengan jelas dan spesifik. Jangan sekadar menuliskan to-do list mengerjakan tugas, tetapi tuliskan secara rinci misal "mengerjakan tugas Morfologi dan menyicil resume halaman 30-34".

Contoh lain:

- Balas email klien (terlalu umum)

- Balas email klien atas nama Albrian jam 11 siang (jelas dan spesifik)

Membuat to do list secara spefisik akan memudahkanmu untuk menentukan langkah saat melakukan tugas. Dengan demikian, kamu gak bingung sendirian dan bisa langsung take action!

Produktif bukan berarti kerja terus-menerus tanpa berhenti. Pastikan kamu punya jeda waktu buat istirahat, misalnya pakai teknik Pomodoro (kerja 25 menit, istirahat 5 menit).

Pokoknya sesuaikan dengan kapasitas dan kemampuan dirimu dengan baik. Biar gak burnout, sisipkan dengan hal-hal menyenangkan di to-do list.

Misalnya, kamu bisa menyisipkan dengan ngopi sembari mendengarkan playlist favorit atau jalan-jalan sore biar makin segar dan bugar.

Tips membuat to-do list selanjutnya, yakni melakukan evaluasi setiap hari. To-do list yang efektif itu bersifat fleksibel. Nah, di akhir hari lakukan pengecekan lagi pada to-do list yang sudah kamu buat hari ini.

Ulas kembali to-do list kamu dengan beberapa pertanyaan:

- Apa yang sudah dikerjakan? 

- Apa yang harus diubah besok? 

- Ada tugas yang bisa dihapus atau ditunda? 

Jika hari ini masih banyak tugas yang belum terselesaikan, maka bisa jadi to-do list kamu terlalu ambisius. Besok kamu bisa coba lagi buat to-do list secara lebih realistis.

Gunakan tools yang nyaman untuk menyusun to-do list. Silakan saja mau menggunakan buku catatan, aplikasi, atau sticky notes.

Pilih tools yang paling nyaman buatmu dan yang kamu rasa paling bisa membantu kamu produktif. Jangan ragu untuk melakukan dengan caramu sendiri dan tools favoritmu. Beberapa aplikasi yang bisa kamu gunakan, yakni:

- Google Keep bisa digunakan secara simpel dan sinkron di semua perangkat. 

- Todoist dapat memberi reminder kepada penggunanya secara otomatis .

- Notion cocok banget buat yang suka tampilan estetik.

Coba deh terapkan tujuh tips to-do list di atas biar to-do list kamu gak sekadar wacana. Yuk, mari buat to-do list jadi cara efektif supaya manajemen waktu jadi lebih baik dan hidup makin seimbang. Selamat mencoba, ya!