Cara Buat Tanda Tangan Digital yang Praktis dan Legal

Cara buat tanda tangan digital sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan, terutama jika dokumen administrasi umum. Selama terlihat jelas dan konsisten, tanda tangan digital sudah bisa digunakan secara fungsional.

Metode pembuatannya bisa disesuaikan dengan perangkat yang kamu miliki. Buat tanda tangan di HP cocok untuk kebutuhan cepat dan darurat. Sedangkan, buat tanda tangan di laptop lebih ideal jika kamu ingin hasil yang rapi dan siap dipakai berulang kali dalam jangka panjang.

Membuat tanda tangan digital di HP menjadi solusi praktis karena hampir semua orang selalu membawa perangkat ini. HP layar sentuh memungkinkan kamu menulis tanda tangan secara langsung tanpa alat tambahan. Cara ini bisa dipilih saat kamu menerima dokumen mendadak dan harus segera mengirimkannya kembali.

Langkah umum membuat tanda tangan digitak di HP meliputi:

1. Buka aplikasi catatan, aplikasi desain, atau browser yang mendukung fitur gambar

2. Buat tanda tangan menggunakan jari di layar

3. Atur ukuran tanda tangan agar tidak terlalu kecil atau terlalu besar

4. Simpan tanda tangan dalam format gambar, seperti PNG atau JPG.

Agar hasilnya maksimal, gunakan latar belakang polos dan warna tinta yang kontras. Tanda tangan yang terlalu tipis atau buram bisa sulit terbaca saat dimasukkan ke dokumen. Metode ini cocok untuk membuat tanda tangan di surat pernyataan, formulir, dan dokumen nonformal lainnya.

Membuat tanda tangan digital di laptop memberikan kontrol lebih besar terhadap hasil akhirnya. Metode ini umumnya dipilih jika seseorang sering menggunakan tanda tangan pada dokumen kerja atau administrasi.

Prosesnya dimulai dari tanda tangan terlebih dulu seperti ini:

1. Buat tanda tangan di kertas putih menggunakan pulpen

2. Pindai atau foto tanda tangan dengan pencahayaan yang cukup

3. Edit hasilnya agar latar belakang bersih dan fokus pada tanda tangan

4. Simpan file tanda tangan sebagai gambar berkualitas baik.

Dengan laptop, kamu bisa menyesuaikan kontras dan ketajaman tanda tangan sehingga hasilnya terlihat profesional. File tanda tangan juga bisa disimpan dan digunakan berulang tanpa perlu membuat ulang setiap kali menandatangani dokumen.

Cara tanda tangan digital di PDF, Ms. Word, dan Google Docs dilakukan dengan menyisipkan file tanda tangan ke dalam dokumen. Metode ini memungkinkan dokumen tetap utuh dan mudah diverifikasi karena tanda tangan menjadi bagian dari isi dokumen. Oleh karena itu, penempatan dan ukuran tanda tangan perlu diperhatikan agar tidak mengganggu keterbacaan.

Ketiga format ini sering digunakan untuk keperluan administrasi, kerja, dan akademik. Meski prinsipnya sama, masing-masing memiliki cara penyisipan yang sedikit berbeda. Menyesuaikan langkah dengan format dokumen akan membuat tanda tangan tetap rapi dan tidak bergeser saat dokumen dibuka di perangkat lain.

Menandatangani dokumen PDF dilakukan dengan menyisipkan gambar tanda tangan ke halaman yang sudah ditentukan. Biasanya, kolom tanda tangan sudah tersedia di bagian akhir dokumen atau pada halaman khusus.

Langkah-langkah yang harus kamu lakukan:

1. Buka dokumen PDF yang akan ditandatangani

2. Sisipkan file gambar tanda tangan ke halaman yang sesuai

3. Bisa juga dengan mengedit PDF, lalu membubuhkan tanda tangan secara langsung.

4. Atur posisi tanda tangan agar berada di area yang ditentukan

5. Sesuaikan ukuran tanda tangan supaya tidak menutupi teks penting

6. Simpan ulang dokumen setelah tanda tangan ditempatkan.

Perlu diperhatikan bahwa tanda tangan yang terlalu besar bisa mengganggu tampilan dokumen. Sebaliknya, ukuran yang terlalu kecil dapat membuat tanda tangan sulit dikenali. Jadi, buat tanda tangan digital dengan ukuran yang pas.

Cara buat tanda tangan digital ini banyak dipakai untuk formulir, surat resmi, dan dokumen kerja dalam format PDF.

Dokumen dalam file Microsoft Word memberikan fleksibilitas lebih dalam pengaturan tata letak dibandingkan PDF. Kamu bisa mengatur posisi tanda tangan agar menyatu dengan teks di sekitarnya.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Buka dokumen Word yang akan ditandatangani

2. Sisipkan gambar tanda tangan ke bagian dokumen yang diinginkan

3. Atur posisi tanda tangan agar sejajar dengan teks atau garis tanda tangan

4. Kunci posisi gambar supaya tidak bergeser saat dokumen diedit

5. Simpan dokumen dalam format final sebelum dikirim.

Mengunci posisi gambar penting dilakukan agar tanda tangan tidak berpindah ketika dokumen dibuka di perangkat lain. Dengan begitu, tampilan dokumen tetap konsisten.

Cara buat tanda tangan digital di Google Docs bisa disisipkan atau dilakukan langsung tanpa aplikasi tambahan, karena Google Docs menyediakan fitur untuk menyisipkan gambar dan menggambar tanda tangan. Metode ini cocok jika kamu mengerjakan dokumen secara kolaboratif dan ingin menandatanganinya langsung di browser.

Langkah yang bisa kamu lakukan:

1. Buka dokumen di Google Docs yang akan ditandatangani

2. Klik menu 'Sisipkan', lalu pilih 'Signature Fields'

3. Setelah selesai, simpan dan sisipkan tanda tangan ke dalam dokumen

4. Atur posisi dan ukuran tanda tangan agar sejajar dengan teks

Tanda tangan digital di Google Docs umumnya digunakan untuk dokumen administrasi, seperti surat pernyataan, dokumen internal, atau tugas akademik. Karena hasilnya berupa visual, metode ini tidak termasuk tanda tangan digital tersertifikasi dan sebaiknya tidak digunakan untuk dokumen dengan konsekuensi hukum.

Untuk dokumen yang memiliki konsekuensi hukum, cara buat tanda tangan digital tidak bisa disamakan dengan tanda tangan gambar biasa. Dokumen legal membutuhkan tanda tangan digital tersertifikasi agar identitas penandatangan dan keaslian dokumen dapat diverifikasi secara sistem.

Di Indonesia, layanan tanda tangan digital tersertifikasi disediakan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang diakui secara resmi. Beberapa contoh platform penyedia jasanya yang umum digunakan antara lain:

• Privy

Privy digunakan untuk penandatanganan kontrak kerja, dokumen bisnis, dan administrasi perusahaan. Platform ini menyediakan verifikasi identitas sebelum tanda tangan digunakan.

• Peruri Digital Security

Peruri Digital Security menyediakan layanan sertifikat elektronik untuk dokumen resmi dan administrasi, termasuk kebutuhan institusi dan organisasi.

• Vida

Vida digunakan untuk tanda tangan digital dan verifikasi identitas secara elektronik. Khususnya ada dokumen yang membutuhkan tingkat keamanan tinggi.

• BeSign dari BSrE (Badan Siber dan Sandi Negara)

Menyediakan sertifikat elektronik untuk kebutuhan instansi pemerintah dan layanan publik tertentu.

Tanda tangan digital dari platform tersertifikasi biasanya terhubung dengan sistem keamanan dan identitas penandatangan. Karena itu, jenis tanda tangan umumnya digunakan untuk kontrak, perjanjian hukum, dan dokumen resmi bernilai hukum tinggi.

Selain cara manual, kamu juga bisa memanfaatkan aplikasi dan website pembuat tanda tangan digital. Platform ini umumnya menyediakan kanvas khusus untuk menulis tanda tangan langsung, lalu menyimpannya sebagai file gambar. Karena hasilnya sudah rapi, cara ini banyak dipilih untuk kebutuhan administrasi sehari-hari tanpa perlu edit lanjutan.

Beberapa keuntungan menggunakan aplikasi atau website pembuat tanda tangan digital antara lain:

• Proses pembuatan tanda tangan lebih cepat dan terarah

• Ukuran serta bentuk tanda tangan bisa langsung disesuaikan

• Hasil tanda tangan dapat digunakan di berbagai format dokumen.

Dalam praktiknya, ada beberapa jenis aplikasi dan website yang sering digunakan. Misalnya, Adobe Fill & Sign untuk membuat dan menyisipkan tanda tangan langsung ke dokumen PDF. Aplikasi ini memudahkan penandatanganan formulir dan dokumen kerja karena tanda tangan bisa ditempatkan tanpa berpindah ke aplikasi lain.

Selain itu, Microsoft Office versi mobile memungkinkan kamu memasukkan gambar tanda tangan ke dokumen Word. Cocok untuk berkas kerja berformat DOCX yang hanya memerlukan pengeditan ringan sebelum dikirim.

Beberapa aplikasi pemindai dokumen juga menyediakan fitur tanda tangan bawaan. Biasanya, tanda tangan dibuat satu kali lalu disimpan untuk penggunaan berikutnya, sehingga proses menandatangani dokumen menjadi lebih efisien. Opsi ini praktis jika kamu sering menangani berkas hasil pindai.

Meski praktis, kamu tetap perlu memperhatikan keamanan platform yang digunakan. Hindari mengunggah dokumen sensitif ke layanan yang tidak memiliki kebijakan privasi yang jelas. Sebaiknya, simpan file tanda tangan di perangkat pribadi agar tidak mudah disalahgunakan.

Cara buat tanda tangan digital bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis dokumen yang kamu tangani. Untuk keperluan administrasi umum, tanda tangan digital berupa gambar sudah cukup selama tampilannya jelas dan konsisten. Prosesnya juga relatif mudah, baik lewat HP, laptop, maupun bantuan aplikasi dan website.

Namun, untuk dokumen yang memiliki konsekuensi hukum, kamu perlu memahami batasannya. Tanda tangan digital tersertifikasi menjadi pilihan yang tepat karena dilengkapi verifikasi identitas dan sistem keamanan. Dengan memahami perbedaan ini, kamu bisa menentukan metode tanda tangan digital yang sesuai tanpa risiko salah penggunaan.

Mau tahu informasi lain seputar tips teknologi? Baca artikel-artikel IDN Times, ya.

Disclaimer: Artikel ini dihasilkan dengan bantuan AI dan telah diedit untuk menjamin kualitas serta ketepatan informasi.