Cara Melihat Siapa Saja yang Mengakses Google Drive

Bisa atau gak melihat siapa saja yang akses Google Drive?

Jawabannya adalah bisa, tapi ada beberapa batasan tergantung jenis akun Google yang kamu gunakan.

Google Drive memiliki fitur yang memungkinkan kamu melihat riwayat aktivitas dan siapa saja yang berinteraksi dengan file kamu. Namun, fitur ini bekerja secara maksimal pada akun Google Workspace, seperti akun organisasi, sekolah, atau perusahaan.

Sementara itu, pengguna akun pribadi (Gmail biasa) hanya bisa melihat informasi terbatas, seperti tanggal akses terakhir dan siapa yang diberi akses. Fitur pemantauan akses ini sangat berguna jika kamu:

• Berbagi file sensitif atau penting,

• Ingin tahu apakah seseorang membuka file yang kamu kirim,

• Mencurigai adanya aktivitas yang tidak wajar di akun Google Drive milikmu.

Google sendiri memberikan opsi seperti Activity Dashboard, Viewers and View Trends, serta audit log untuk pengguna Google Workspace. Untuk akun biasa, kamu tetap bisa memanfaatkan fitur seperti Shared with Me, histori aktivitas, dan email notifikasi.

Kamu tidak bisa melihat nama orang yang hanya membuka file tanpa login akun Google. Jadi, pastikan kamu mengatur izin akses dengan tepat agar hanya orang tertentu yang bisa membuka file.

Meski pengguna akun pribadi tidak mendapatkan fitur lengkap seperti pengguna Google Workspace, kamu tetap bisa mengecek aktivitas dan riwayat akses dengan cukup efektif. Google Drive menyediakan beberapa fitur bawaan yang bisa dimanfaatkan untuk melihat siapa yang melihat atau berinteraksi dengan file kamu.

Berikut cara melihat siapa saja yang mengakses Google Drive:

1. Gunakan Activity Dashboard di Google Docs, Sheets, atau Slides

Activity Dashboard hanya berlaku jika kamu adalah pemilik file dan membagikannya kepada orang lain dengan akun Google. Langkah-langkah menggunakan Activity Dashboard:

• Buka file Google Docs, Sheets, atau Slides yang ingin kamu cek.

• Klik 'Tools' di menu atas.

• Pilih 'Activity Dashboard'.

• Di panel yang muncul, pilih tab 'Viewers'.

Di fitur tersebut, kamu bisa melihat siapa saja yang sudah membuka file tersebut, asalkan mereka login ke akun Google mereka saat mengakses. Kalau file kamu dibuka oleh orang tanpa login, atau dibagikan secara publik, maka info pengakses tidak akan ditampilkan.

2. Cek riwayat aktivitas file dari Google Drive

Google Drive punya fitur yang memungkinkan kamu memantau perubahan atau akses terbaru terhadap file kamu. Berikut caranya:

• Buka Google Drive.

• Klik sekali pada file yang ingin kamu pantau.

• Klik ikon (i) di pojok kanan atas untuk membuka panel Details.

• Di bagian Activity, kamu akan melihat siapa yang mengedit atau membuka file. Namun, ini terbatas pada file tertentu dan tergantung pengaturannya.

3. Aktifkan notifikasi email

Agar kamu selalu waspada saat file dibuka atau dimodifikasi, aktifkan notifikasi melalui email. Langkah-langkah yang bisa kamu ikuti:

1. Klik kanan pada file di Google Drive.

2. Pilih 'Manage Access' atau 'Share'.

3. Di bagian bawah jendela berbagi, kamu bisa mengatur agar mendapat notifikasi jika ada yang mengakses atau mengubah file.

Menu Shared with Me atau Dibagikan kepada Saya adalah tempat khusus di Google Drive yang menampilkan semua file yang orang lain bagikan ke akun kamu. Tapi tahukah kamu bahwa menu ini juga bisa membantu kamu memantau file yang kamu bagikan ke orang lain?

Berikut ini cara memanfaatkan menu Shared with Me untuk mengecek aktivitas akses:

1. Masuk ke Menu Shared with Me

Langkah-langkah cek akses menggunakan Shared with Me:

• Buka Google Drive.

• Klik tab 'Shared with Me' di panel kiri.

Kamu bisa melihat semua file yang orang lain bagikan kepadamu. Selain itu, kamu juga bisa membalik fungsi ini untuk melihat file yang kamu bagikan dan siapa yang memilikinya.

2. Gunakan fitur Search by Owner

Untuk mencari file yang kamu bagikan kepada orang lain, gunakan cara berikut, ya.

• Di kotak pencarian atas, ketik: 'to:wonwooyangdisana@gmail.com' atau gunakan filter “Owned by me”.

• Ini akan menampilkan semua file yang kamu bagikan ke email tersebut.

• Klik kanan pada file, pilih 'Manage Access' untuk melihat daftar orang yang memiliki akses dan izin mereka sebagai viewer, commenter, atau editor.

3. Hapus atau batasi akses jika perlu

Jika kamu melihat akses Google Drive yang mencurigakan atau tidak relevan lagi, coba batasi atau hapus sekalian aksesnya. Lakukan acara berikut ini.

1. Buka 'Manage Access'.

2. Klik ikon pensil di samping nama pengguna.

3. Ubah perannya jadi 'viewer' atau 'remove access' bila perlu.

Kalau kamu pengguna Google Workspace, baik itu akun sekolah, kantor, atau organisasi, kamu punya akses lebih luas untuk melihat siapa saja yang berinteraksi dengan file di Google Drive. Fitur monitoring ini sangat berguna untuk kebutuhan profesional dan kolaboratif, seperti kerja tim atau pembagian dokumen sensitif.

Berikut beberapa fitur penting yang bisa kamu manfaatkan di Google Workface:

1. Audit Log dan Drive Activity Reports

Admin Google Workspace bisa mengakses audit log, yaitu catatan lengkap tentang aktivitas pengguna dalam suatu domain. Kamu bisa mengecek siapa yang membuka, mengedit, dan menghapus file. Selain itu, kamu bisa juga mengecek waktu dan tanggal aktivitas, hingga IP address pengakses.

2. Activity Dashboard yang lebih lengkap

Apabila kamu memakai Google Workspace, Activity Dashboard pada Docs, Sheets, atau Slides bisa menampilkan informas seperti siapa yang melihat file dankKapan terakhir mereka mengaksesnya. Bahkan, tersedia informasi tentang tren jumlah penonton dari waktu ke waktu.

3. Email Alerts & Access Expiry

Admin juga bisa mengatur email alert otomatis untuk aktivitas tertentu. Fungsi lainnya, memberi batas waktu akses atau expiry access pada file yang dibagikan.

Selain memahami cara melihat siapa saja yang mengakses Google Drive, ketahui juga tips mengelola aksesnya supaya aman. Nah, Google Drive memang memudahkan kamu dalam menyimpan dan berbagi file secara online.

Namun, kemudahan ini juga disertai risiko kebocoran data jika akses tidak dikelola dengan baik. File bisa saja dibuka oleh orang yang tidak berkepentingan, apalagi jika kamu memakai opsi 'Anyone with the link' tanpa disadari.

Maka dari itu, penting bagi kamu untuk menerapkan langkah-langkah keamanan agar file di Google Drive hanya bisa diakses oleh pihak yang tepat. Berikut ini beberapa tips sederhana namun efektif untuk membantu kamu menjaga keamanan akun dan data penting di dalamnya.

1. Gunakan opsi Restricted saat membagikan file

Setiap kali kamu membagikan file, pastikan opsi aksesnya adalah 'Restricted', bukan 'Anyone with the link'. Ini akan membatasi file hanya bisa diakses oleh orang tertentu yang kamu beri izin.

2. Jangan aktifkan opsi Editor Can Share

Saat kamu memberi akses sebagai Editor, matikan opsi “Editor dapat menambahkan orang atau mengubah izin”. Ini mencegah editor mengundang orang lain tanpa seizin kamu.

3. Gunakan fitur Expiration Date

Khusus pengguna Google Workspace, kamu bisa memberikan akses sementara misalnya 7 hari. Ini cocok jika kamu hanya perlu berbagi file untuk jangka pendek.

4. Rutin audit file dan folder

Luangkan waktu untuk membuka menu 'Shared with' dan cek siapa saja yang punya akses terhadap file tertentu. Hapus akses yang tidak lagi relevan.

5. Aktifkan verifikasi dua langkah (2FA)

Agar akun kamu tidak mudah diretas, aktifkan two step verification di akun Google kamu. Ini menambah lapisan keamanan penting selain password.

Mengetahui cara siapa saja yang mengakses Google Drive adalah langkah penting untuk menjaga keamanan data digital. Meskipun fitur monitoring terbatas untuk pengguna akun pribadi, kamu tetap bisa memanfaatkan Activity dashboard, panel Details, dan menu Shared with Me.

Jika kamu butuh kontrol lebih, pertimbangkan untuk beralih ke akun Google Workspace. Sebab, Google Workspace punya fitur pelacakan lengkap seperti audit log dan pengaturan hak akses lanjutan, ya.

Ingin tahu lebih banyak tips seputar keamanan digital dan Google Drive? Baca juga artikel-artikel menarik lainnya di IDN Times!

1. Bisakah saya melihat siapa saja yang masuk ke Google Drive saya?

Tidak secara langsung. Google tidak menyediakan fitur untuk melihat siapa yang masuk ke akun kamu. Tapi kamu bisa melihat aktivitas file tertentu dan siapa yang membukanya jika mereka login ke akun Google.

2. Siapa yang bisa melihat Google Drive kita?

Hanya orang yang sudah kamu beri akses secara spesifik. Jika file kamu bersifat publik (anyone with the link), maka siapa pun yang memiliki link bisa melihatnya, bahkan tanpa login.

3. Bisakah saya melihat siapa saja yang telah membuka Google Doc?

Ya, jika kamu pemilik file dan file tersebut dibuka oleh pengguna yang login ke akun Google, kamu bisa melihatnya lewat Activity dashboard.

4. Apakah siapa pun dapat mengakses Google Drive saya?

Tidak. Secara default, file di Google Drive bersifat pribadi. Hanya kamu yang bisa mengaksesnya kecuali kamu membagikannya secara eksplisit ke orang lain.

5. Bagaimana cara menghentikan seseorang mengakses file saya?

Buka file di Google Drive, klik Share > Manage access, lalu ubah izin menjadi Remove access atau ubah peran menjadi Viewer jika ingin membatasi hak edit.

Disclaimer: Artikel ini ditulis dengan bantuan teknologi AI dan telah melalui proses penyuntingan oleh tim content IDN Times untuk memastikan akurasi, relevansi, dan kesesuaian dengan gaya penulisan IDN Times.