2 Cara Mengubah Excel ke PDF, Bisa Tanpa Aplikasi Tambahan

18 Sep 2024, 15:45 WIB

ilustrasi mengubah Excel ke PDF (smallpdf.com)

Perubahan versi perangkat lunak atau mengakses file via ponsel sering menjadi tantangan saat saling mengirim dokumen. Termasuk saat membagikan spreadsheet Excel, tidak jarang data semburat karena penyebab di atas. Agar tidak mengalami hal tersebut, coba cara mengubah Excel ke PDF berikut.

Mengubah file Excel menjadi bentuk PDF memiliki banyak keunggulan. Sesuai namanya, portable document format memungkinkan kamu membuka dokumen di perangkat apapun dan memastikan detail data di dalamnya tidak berubah. Bahkan jika terdapat gambar dan tabel di dalamnya, letaknya tidak akan bergeser.

Menjadikan file Excel ke bentuk PDF membuat dokumen terlindungi dengan cukup menambahkan password. Hasilnya, PDF hanya bisa terbuka atau diedit apabila pengguna memasukkan kata sandi yang sudah diatur. Lebih jauh, ukuran file dapat diubah menjadi lebih kecil sehingga tidak memenuhi ruang. Inilah beberapa cara mengubah Excel ke PDF yang bisa kamu lakukan!

1. Cara mengubah Excel ke PDF tanpa aplikasi

ilustrasi Microsoft Excel (storyset.com/storyset)

Nah seiring pembaharuan versi, kini kamu tidak perlu menggunakan aplikasi lain untuk sebagai cara mengubah Excel ke PDF. Cukup ubah pengaturan file menjadi PDF sebelum mengekspor atau mencetak, begini cara lengkapnya:

Siapkan file Excel
Terlebih dahulu buka dokumen Excel yang hendak dikonversi menjadi PDF. Pastikan telah mengatur halaman Excel dengan pas, gunakan print preview untuk memperhatikan apakah ada dokumen yang terpotong atau tidak.
Klik ‘File’
Pada menu bar paling atas, pilih menu ‘File’ yang letaknya berada di pojok kiri di bawah logo Excel. Jika kamu pengguna Macbook, menu ‘File’ berada tepat di samping nama ‘Excel’ di kiri atas.
Pilih ‘Save as’ atau ‘Simpan sebagai’
Saat memilih menu ‘File’, kamu akan mendapati drop down pilihan menu. Cukup cari ‘Save as’ atau ‘Simpan sebagai’. Klik menu tersebut.
Ubah nama dan format menjadi PDF
Jendela pengaturan penyimpanan dokumen akan otomatis terbuka setelah kamu memilih opsi ‘Simpan sebagai’. Pada tahap ini, terlebih dahulu ubah nama file dan letak penyimpanan sesuai kebutuhan. Di bagian format file, klik untuk menampilkan drop down, lalu temukan ‘PDF’.
Sesuaikan pilihan penyimpanan
Di bagian bawah drop down, tersedia opsi penyimpanan. Kamu bisa menyimpan file menjadi buku kerja atau lembar. Pun terdapat pilihan hanya sebagian lembar atau seluruh lembar yang diubah ke PDF. Pada tahapan inilah perlu pengaturan password jika hendak melindungi dokumen. Untuk cara mengubah Excel ke PDF tanpa terpotong, sesuaikan pengaturan pencetakan dengan page layout halaman dokumenmu, ya.
Klik ‘Simpan’ dan selesai
Begitu kamu memilih opsi ‘Selesai’, file akan otomatis tersimpan di tempat yang telah kamu tetapkan sebelumnya. Buka penyimpanan untuk melihat hasil konversi Excel ke PDF yang baru saja kamu lakukan.

Langkah ini sangat mudah untuk diterapkan. Tidak perlu repot melakukan pemasangan aplikasi pihak ketiga, kamu sudah bisa mendapatkan data spreadsheet dalam bentuk PDF.

Sayangnya, tidak semua versi Microsoft Excel mendukung tahapan konversi file di atas. Kamu hanya bisa menemui pengaturan tersebut jika menggunakan Microsoft Excel 2008 atau versi lebih baru.

2. Alternatif cara mengubah Excel ke PDF tanpa aplikasi

ilustrasi konversi dokumen (freepik.com/storyset)

Butuh konversi file Excel menjadi PDF, tapi tidak punya waktu mengunduh dan melakukan pemasangan aplikasi? Tenang, terdapat cara mengubah Excel ke PDF lain yang juga memudahkan. Untuk bisa menempuh langkah-langkah di bawah, pastikan terkoneksi dengan jaringan internet, ya.

Buka layanan konversi dokumen online
Melalui browser pada laptop atau ponselmu, buka layanan konversi dokumen secara online. Ada berbagai macam website yang bisa kamu pilih. Sebagai contoh, di tutorial ini menggunakan layanan konversi Excel to PDF ilovepdf.com.
Pilih ‘Excel to PDF’
Begitu halaman beranda terbuka, kamu akan mendapati banyak tools konversi yang tersedia. Gulir dan temukan opsi ‘Excel to PDF’ sesuai kebutuhan.
Unggah dokumen yang hendak dikonversi
Begitu selesai memuat, kamu akan mendapati menu ‘Select Excel Files’ di tengah halaman. Cukup klik menu tersebut, lalu pilih dokumen yang hendak diubah dari Excel ke PDF. Kamu bisa memilih lebih dari satu dokumen sekaligus.
Klik ‘Convert to PDF’
Jika dokumen telah terunggah secara sempurna, klik ‘Convert to PDF’ di bagian kanan bawah. Secara otomatis, website akan mengubah format dokumen. Tunggu beberapa saat hingga proses pengubahan format file selesai.
Pilih ‘Download PDF’
Kamu akan mendapati opsi download di tengah halaman begitu proses selesai. Klik tombol yang tersedia dan secara otomatis pengunduhan file akan berlangsung. Layanan ini juga menyediakan penyimpanan ke Google Drive, Dropbox, hingga membagikan hasil konversi melalui tautan atau kode QR.

Untuk membuka hasil konversi online, buka folder ‘Download’ atau ‘Unduhan’ yang ada pada komputer, laptop, maupun ponselmu. Jika kamu menerapkan cara mengubah Excel ke PDF lebih dari satu dokumen sekaligus, maka file akan tersimpan dalam bentuk .zip. Agar bisa terbuka dengan PDF reader, kamu perlu melakukan unzip terlebih dahulu.

Seluruh file hasil konversi dapat dibuka menggunakan PDF reader fitur bawaan gadget. Jika perangkat tidak mendukung, maka perlu mengunduh aplikasi tambahan guna mengakses dokumen dalam bentuk PDF.

Cara mengubah Excel ke PDF di atas tentu saja mempermudah pekerjaan. Tanpa perlu waktu dan tenaga, dokumen Excel milikmu telah berubah menjadi PDF yang bisa diakses di semua perangkat.