Tips Mengatasi File Ijazah dan Transkrip Gagal Unggah di SSCASN

21 Agu 2024, 18:22 WIB

Reyvan Maulid

ilustrasi seorang pelamar sedang melakukan unggah dokumen untuk CPNS 2024 (unsplash.com/Oluwatobi Fasipe)

Intinya sih...

Unggah dokumen CPNS harus dalam format PDF
Kesulitan unggah dokumen? Lakukan trik konversi berulang
Pentingnya memeriksa ukuran file, kualitas scan, dan menggunakan laptop saat unggah

Apakah kamu sedang berencana untuk mendaftar CPNS 2024? Jika iya, hampir semua dokumen yang dipersyaratkan harus diunggah dalam format PDF. Mulai dari ijazah, transkrip nilai, akreditasi perguruan tinggi maupun program studi.

Tak lupa pula ada surat pernyataan dan surat lamaran yang formatnya juga sudah dikeluarkan oleh masing-masing instansi yang ingin kamu lamar. Namun, apakah kamu mengalami kesulitan saat mengunggah berkas khususnya dokumen ijazah dan transkrip nilai dan muncul notifikasi "cek kembali isi berkas, anda hanya bisa mengunggah berkas PDF atau JPEG"? Jika kamu mengalaminya, tentu kendala ini bisa membuat kamu frustasi, apalagi jika kamu sudah menyiapkan segala dokumen yang dibutuhkan secara lengkap.

Nah, sekarang jika notifikasi seperti itu muncul, kamu tak perlu bingung dan khawatir lagi, ya! Meski jaringan biasanya stabil dan lancar, ketika terdapat masalah saat mengunggah kamu masih memiliki kesempatan untuk mengulangi atau memperbaiki file tersebut agar berhasil dan terbaca oleh sistem SSCASN, lho! Bagaimana caranya?

1. Lakukan trik konversi secara berulang mulai dari format PDF ke JPG, lalu ke PDF lagi

ilustrasi konversi PDF ke JPG (smallpdf.com)

Cara pertama yang bisa kamu lakukan apabila unggahan dokumen tidak berhasil terbaca oleh sistem SSCASN adalah lakukan trik konversi secara berulang. Bila kamu memiliki file dokumen berformat PDF, maka kamu bisa konversikan ke format JPG. Kemudian, dari format JPG lakukan konversi kembali ke format PDF. Beda kasus apabila dalam unggahan berkas transkrip nilai yang berisi lebih dari satu halaman maka kamu dapat mencoba menggabungkan semua halaman tersebut menjadi satu file PDF sebelum mengunggahnya ke laman SSCASN.

Untuk melakukannya, pertama-tama ubah setiap halaman transkrip menjadi format JPG, kemudian gabungkan semua gambar tersebut menjadi satu file PDF menggunakan alat penggabung PDF. Pastikan hasil konversi tetap memiliki kualitas yang baik agar informasi dalam transkrip mudah dibaca. Jika ukuran file masih terlalu besar, kamu bisa mengompresnya tanpa mengurangi kualitas teks. Langkah ini dapat membantu memastikan bahwa dokumen kamu dapat terbaca oleh sistem SSCASN dengan baik dan tidak mengalami masalah saat diunggah.

2. Periksa ukuran minimal dan maksimal dokumen yang akan diunggah ke sistem SSCASN

ilustrasi pelamar sedang fokus untuk meneliti dokumen yang akan diunggah (unsplash.com/Grzegorz Walczak)

Hal yang sering disepelekan pelamar saat mengunggah berkas ke laman SSCASN adalah tidak memperhatikan ukuran minimal dan maksimal dokumen yang akan diunggah. Secara keseluruhan, ukuran maksimal berkas ada di rentang 500 - 1000 KB. Berikut adalah rinciannya:

Surat pernyataan sesuai dengan persyaratan instansi (ukuran maksimal 1000 KB, format pdf)
Surat lamaran sesuai dengan persyaratan instansi (ukuran maksimal 1000 KB, format pdf)
Sertifikat akreditasi (ukuran maksimal 750 KB, format pdf)
Ijazah (ukuran maksimal 1000 KB, format pdf)
Transkrip nilai (ukuran maksimal 1000 KB, format pdf)
Sertifikat kemahiran atau kemampuan berbahasa Inggris (ukuran maksimal 1000 KB, format pdf

Maka dari itu, penting bagi pelamar untuk selalu memeriksa ukuran file sebelum mengunggah dokumen ke laman SSCASN. Jika ukuran file melebihi batas yang ditentukan, kemungkinan besar dokumen tersebut akan ditolak oleh sistem, bahkan jika isi dan formatnya sudah benar. Pastikan tiap dokumen telah dikompres atau disesuaikan ukurannya agar sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Dengan mematuhi ketentuan ukuran dan format ini, pelamar dapat menghindari masalah teknis yang dapat menghambat proses pendaftaran dan memperbesar peluang untuk lolos dalam seleksi administrasi.

3. Periksa kualitas file dan format scan yang digunakan

Tangkapan layar gagal unggah dokumen ke laman SSCASN (dok.pribadi/Reyvan Maulid)

Selanjutnya, penting bagi pelamar untuk memeriksa kualitas file dan format scan yang digunakan. Sebagian besar dokumen seperti ijazah dan transkrip merupakan file asli yang diperoleh dari kampus dan kemudian disalin menggunakan scanner atau aplikasi pemindai yang terpasang di HP. Pastikan resolusi pemindaian cukup tinggi agar teks dan gambar tetap jelas dan terbaca dengan baik. Selain itu, periksa format file yang kamu punya sebelum kamu unggah karena beberapa aplikasi mungkin menyimpan file dalam format yang kurang kompatibel, seperti JPEG, sehingga perlu dikonversi ke PDF untuk memenuhi persyaratan unggah ke laman SSCASN.

4. Pastikan file tidak corrupt

ilustrasi file PDF corrupt (ilovepdf.com)

Gagalnya dokumen terunggah dalam sistem SSCASN bisa disebabkan oleh file PDF yang rusak atau corrupt. Jika file PDF bermasalah, ada kemungkinan sistem tidak mengenali file tersebut sebagai PDF sehingga unggahan gagal karena hanya mendukung format PDF. Untuk mengatasi hal ini, coba buka file PDF tersebut. Jika tidak bisa dibuka, berarti file tersebut benar-benar rusak. Solusinya adalah dengan membuat file PDF baru.

5. Saat unggah dokumen disarankan menggunakan laptop biar lebih aman

ilustrasi menggunakan laptop (unsplash.com/Sergey Zolkin)

Cara terakhir, ketika mengunggah dokumen ke laman SSCASN, disarankan untuk menggunakan laptop. Hal ini karena penggunaan laptop biasanya lebih stabil dan dapat menangani proses unggah dokumen dengan lebih baik dibandingkan perangkat mobile. Selain itu, laptop juga memungkinkan pelamar untuk memeriksa file secara lebih teliti dan memastikan bahwa semua dokumen diunggah dalam format yang benar tanpa adanya gangguan. Dengan layar yang lebih besar dan kontrol yang lebih presisi, kesalahan teknis dapat diminimalkan sehingga memperkecil risiko kegagalan dalam proses unggah dokumen di laman SSCASN.

Berbekal cara-cara di atas, risiko file PDF yang awalnya tidak bisa terbaca saat proses unggah dokumen ke sistem SSCASN jadi bisa terbaca dan berhasil masuk. Risiko semacam ini juga bisa diminimalisir sekaligus memperbesar peluang kamu untuk lolos seleksi administrasi CPNS 2024. Pastikan juga sebelum melakukan resume atau akhiri pendaftaran, pelamar bisa melakukan cross check ulang dengan klik tombol "Lihat" untuk memastikan apakah dokumen atau berkas sudah terunggah dalam keadaan sempurna dan tidak ada kekeliruan. Semangat untuk kamu yang sedang berjuang di CPNS 2024. Semoga berhasil!

This article is written by our community writers and has been carefully reviewed by our editorial team. We strive to provide the most accurate and reliable information, ensuring high standards of quality, credibility, and trustworthiness.