12 Macam Bukti Transaksi untuk Laporan Keuangan, Apa Saja?

Macam-macam bukti transaksi yang pertama adalah nota kontan. Bukti transaksi atas penjualan barang secara tunai dikenal dengan nota kontan. Bukti pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual ini cenderung dibuat dua salinan di mana pembeli memperoleh nota asli, sedangkan salinannya disimpan oleh penjual sebagai arsip.

Bukti transaksi yang digunakan sebagai permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual dikenal sebagai nota debet. Dokumen transaksi ini berisi informasi yang menyatakan terkait pengiriman kembali barang yang tidak sesuai dengan pesanan atau mengalami kerusakan.

Tak hanya itu, nota debet dibuat dalam dua salinan untuk penjual dan pembeli. Bukti transaksi ini pun hanya dikembalikan ketika barang sudah diterima kembali oleh pembeli.

Nota kredit merupakan bukti transaksi penerimaan barang yang telah dijual atau sebagai bukti pengambilan barang.

Dikeluarkan oleh penjual, bukti transaksi ini berfungsi sebagai alat persetujuan dari penjual mengenai permohonan pengurangan harga yang diajukan pembeli. Pengurangan harga ini umumnya terjadi karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan.

Macam-macam bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual selanjutnya adalah kuitansi. Dokumen ini berisi informasi penerimaan sejumlah uang atas transaksi yang dilakukan.

Berbeda dengan faktur, kuitansi menjadi tanda terima uang yang diberikan pembeli kepada penjual. Seperti halnya nota kontan, kuitansi juga dibagi menjadi dua salinan.

Faktur adalah pernyataan tertulis terkait barang yang telah dijual yang mencakup jumlah dan harga barang. Dikeluarkan oleh penjual, bukti transaksi ini berfungsi sebagai acuan pembeli dalam meneliti kembali barang yang telah dibeli.

Keterangan yang dilampirkan pada faktur ditulis sesuai dengan kualitas barang sebenarnya. Tujuannya untuk menghindari komplain saat ada ketidaksesuaian barang yang diterima oleh pembeli.

Macam-macam bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pembeli adalah cek. Dokumen ini berupa perintah pembayaran yang dibuat oleh pihak pemilik rekening suatu bank. Nantinya bank akan membayarkan sejumlah uang yang tertera pada pihak yang membawa cek.

Cek terdiri dari dua bagian, yaitu bagian kanan yang diberikan pada pihak yang menerima pembayaran cek dan bagian kiri yang digunakan sebagai bukti arsip.

Bukti kas masuk merupakan bukti transaksi mengenai penerimaan uang alias kas. Dokumen transaksi ini biasa digunakan dalam ranah internal perusahaan sebagai data pengarsipan.

Kas dapat diperoleh dari uang tunai yang dibayarkan oleh customer dalam bentuk yang bervariasi, misalnya bunga, cicilan, atau investasi, dan sebagainya. Kuitansi dan nota termasuk bukti kas masuk yang digunakan oleh pihak internal.

Berbeda dengan bukti kas masuk, bukti kas keluar adalah bukti transaksi terkait pengeluaran kas ataupun pembayaran. Adapun pembiayaan yang dimaksud adalah biaya perlengkapan, peralatan, dan kebutuhan kantor lainnya.

Bukti transaksi ini berisi keterangan lengkap, mulai dari tanggal, nama, keterangan kegiatan, dan ditandatangani oleh pihak yang memiliki wewenang keuangan di perusahaan. Nota kontan asli atau kwitansi dari kreditur merupakan contoh bukti kas keluar.

Macam-macam bukti transaksi yang selanjutnya adalah memo. Dikenal sebagai memo, memorandum adalah catatan singkat yang mudah dipahami. Bukti transaksi ini biasa dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan atau pihak yang diberikan wewenang untuk kejadian yang berlangsung di dalam internal perusahaan.

Secara umum, unsur memo hampir sama dengan isi surat resmi. Bedanya, jumlah kata yang dimiliki memo jauh lebih sedikit, yaitu maksimal 10 baris. Salah satu bentuk memo adalah perintah mencatat gaji pegawai yang perlu dibayar di akhir periode.

Salah satu bentuk transaksi internal yang biasa digunakan di perusahaan adalah bilyet giro. Bukti transaksi ini merupakan surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro. Bank yang dipilih pun bisa bank yang sama atau bank lain.

Macam-macam bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pihak bank adalah catatan transaksi alias slip setoran bank. Dokumen ini terdiri dari catatan transaksi untuk diberikan saat melakukan setoran tunai ke bank melalui teller. Transaksi yang dilakukan pun cukup beragam, mulai dari transfer, tabungan, dan investasi.

Berbeda dengan setoran bank, rekening koran adalah mutasi kas di bank yang disusun oleh pihak bank untuk nasabah. Diatur berdasarkan bulan, bukti transaksi ini dapat digunakan sebagai salah satu persyaratan untuk membuat visa.

Itulah 12 macam-macam bukti transaksi yang terdiri dari bukti transaksi internal dan transaksi eksternal. Bukti transaksi ini penting diketahui agar pencatatan keuangan tersusun dengan rapi dan akurat.