Mengenal ERP, Sistem Terintegrasi yang Jadi Kunci Efisiensi Perusahaan

Sistem ERP dapat diibaratkan sebagai perekat yang menyatukan berbagai sistem komputer berbeda di sebuah organisasi. Tanpa ERP, setiap departemen cenderung memiliki sistemnya sendiri-sendiri. Namun, dengan adanya ERP, semua sistem tersebut dapat diakses melalui satu aplikasi dengan antarmuka yang sama, sehingga komunikasi dan berbagi informasi antar departemen menjadi jauh lebih mudah.

Dengan menghubungkan data dari bagian produksi, keuangan, distribusi, hingga SDM, ERP membantu perusahaan memiliki pemahaman yang lebih utuh terhadap kondisi internalnya. Sistem ini juga mampu menghilangkan duplikasi data yang tidak perlu dan mengatasi masalah teknologi yang tidak kompatibel antar divisi.

Penerapan ERP didasari oleh berbagai tujuan, seperti untuk mendukung ekspansi bisnis, mengurangi biaya, dan meningkatkan operasional. Salah satu manfaat utamanya adalah peningkatan akurasi dan produktivitas, karena proses bisnis yang terintegrasi dan otomatis dapat mengurangi pekerjaan berulang serta memungkinkan departemen yang saling terkait untuk bekerja lebih sinkron demi hasil yang lebih baik dan cepat.

Seiring waktu, ERP telah berevolusi dari model perangkat lunak tradisional yang mengandalkan server fisik menjadi perangkat lunak berbasis cloud yang dapat diakses dari jarak jauh. Umumnya, platform ini dikelola oleh perusahaan pengembangnya, sementara perusahaan pengguna menyewa layanan yang disediakan.

Prosesnya dimulai ketika sebuah bisnis memilih aplikasi yang dibutuhkan. Selanjutnya, penyedia layanan akan memasang aplikasi tersebut di server dan kedua belah pihak bekerja sama untuk mengintegrasikan data serta proses bisnis klien ke dalam platform.

Setelah semua departemen terhubung, seluruh data akan terkumpul di satu server dan dapat diakses secara instan oleh pihak yang berwenang. Dari data tersebut, berbagai laporan kinerja dapat dihasilkan untuk membantu pengambilan keputusan.

Terdapat berbagai jenis solusi ERP yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berbeda-beda. Setiap jenis menawarkan keunggulan tersendiri.

1. ERP On-Premise: Jenis ini dipasang langsung di server milik perusahaan, sehingga memberikan kontrol penuh atas sistem dan data. Namun, implementasinya memerlukan sumber daya TI khusus untuk pemeliharaan dan keamanan.

2. ERP Cloud: Sistem ini di-hosting di server jarak jauh dan diakses melalui internet. Model ini menawarkan skalabilitas yang lebih baik dengan biaya berlangganan, di mana pemeliharaan dikelola oleh pihak penyedia.

3. ERP Spesifik Industri: Dirancang khusus untuk kebutuhan unik industri tertentu, misalnya manufaktur, dengan modul dan fungsionalitas yang telah disesuaikan.

4. ERP Open-Source: Sistem ini menyediakan akses ke kode sumbernya, sehingga perusahaan bisa dengan bebas melakukan kustomisasi. Namun, jenis ini biasanya menuntut keahlian teknis yang lebih tinggi.

5. ERP untuk Bisnis Kecil: Dibuat untuk kebutuhan Usaha Kecil dan Menengah (UKM), menawarkan fungsi-fungsi esensial dengan harga lebih terjangkau dan implementasi yang lebih sederhana.

5. ERP Bertingkat (Tiered): Menawarkan level fungsionalitas yang berbeda-beda. Perusahaan bisa memilih tingkatan yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhannya saat ini, lalu meningkatkannya seiring pertumbuhan bisnis.