5 Perbedaan Sekretaris dan Personal Assistant, Kerap Disamakan!

Perbedaan antara sekretaris dan personal assistant (PA) terlihat sangat mencolok di ruang lingkup kerjanya. Sekretaris memiliki tugas mengurus kegiatan administratif, sedangkan personal assistant akan ditugaskan untuk membantu kehidupan profesional atau pribadi atasannya.

Dilansir laman Indeed, tugas administratif yang biasanya dilakukan oleh seorang sekretaris meliputi :

1. Mengelola telepon, email, memo, dan jenis surat lainnya dari pihak dalam dan luar perusahaan.
2. Menyiapkan dan menjadwalkan agenda rapat serta menjadi notulen di dalamnya.
3. Melakukan pembukuan secara rutin seperti mencetak, menyalin, dan mengisi dokumen-dokumen sesuai dengan kebutuhan.
4. Serta, melakukan pembukuan dan pembuatan presentasi serta laporan rutinan perusahaan.

Sedangkan personal assistant memiliki berbagai tugas seperti :

1. Memantau dan melakukan komunikasi mengenai laporan ataupun pekerjaan atas nama atasan.
2. Mengatur perjalanan atasan secara profesional.
3. Mengorganisir segala pertemuan atas nama atasan.
4. Serta, melakukan persiapan berkas yang berkemungkinan diperlukan oleh atasan.

Berbedanya ruang lingkup kerja yang mereka lakukan, tentunya juga berpengaruh pada lingkungan kerja mereka masing-masing. Sekretaris pada umumnya melakukan kegiatan di dalam perusahaan, sedangkan personal assistant (PA) akan melakukan pekerjaan di lingkungan yang berbeda-beda mengikuti kebutuhan atasan atau kliennya. Mereka bisa saja seharian berada di dalam lingkungan kantor atau melakukan perjalanan bisnis keluar daerah bersama atasannya.

Meskipun sekretaris umumnya melakukan kegiatan dalam perusahaan, dilansir dari laman Glints, ada masanya mereka akan menjadi perwakilan atasannya untuk berinteraksi dengan konsumen ataupun klien.

Terkadang, mereka juga dilibatkan untuk mengatasi persoalan konsumen terutama yang berkaitan dengan keperluan administrasi dan komunikasi.

Karena harus mengikuti jadwal atasan dan klien, personal assistant (PA) memiliki jadwal yang sangat fleksibel. Orang dengan pekerjaan ini harus menyiapkan waktu dalam 24 jam untuk mengantisipasi pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh atasannya.

Berbeda dengan sekretaris. Biasanya mereka akan mengikuti jam kerja karyawan pada umumnya. Dengan beban kerja harus bertanggung jawab pada kegiatan administratif yang diperlukan oleh berbagai pihak, seperti atasan, klien, dan departemennya.

Lingkungan kerja yang beragam di setiap waktunya juga memberikan pengaruh pada networking yang didapatkan. Seperti yang dialami oleh orang yang bekerja sebagai personal asisstant. Mereka memiliki kemungkinan lebih banyak untuk bertemu dan bekerjasama dengan orang baru. Karena setiap waktunya, ia akan menemani atasannya untuk bertemu para klien yang berbeda-beda. Begitu pun saat bekerja di dalam kantor. Mereka memiliki kemungkinan lebih banyak bertemu pimpinan dan karyawan dari berbagai divisi yang berurusan dengan atasannya.

Berbeda dengan sekretaris. Umumnya orang dengan profesi ini akan lebih sering bekerjasama dengan para secretary departemen atau perusahaan lain untuk berkoordinasi mengenai acara atau agenda yang akan dilaksanakan. Namun, dalam beberapa waktu mereka juga bisa berinteraksi dengan klien atau konsumen untuk mewakili atasannya. Terutama dalam mengatasi persoalan administrasi dan komunikasi.

Dilansir dari laman Glints, seorang sekretaris biasanya akan dipilih dengan latar belakang pendidikan yang relevan seperti ilmu administrasi, administrasi bisnis, atau administrasi perkantoran. Apalagi jika mereka memiliki pengalaman kerja di bidang front office, resepsionis, atau staf administrasi. Latar belakang seperti ini dianggap memiliki kemampuan yang mumpuni untuk bekerja sebagai seorang sekretaris.

Berbeda dengan personal asisstant. Untuk bekerja pada posisi ini tidak mengharuskan diisi oleh orang dengan latar pendidikan tertentu. Menurut laman liveabout.com, kamu perlu memiliki beragam skill seperti organisasi dan manajemen waktu, komunikasi verbal dan tulisan, mampu menjaga kerahasiaan perusahaan, serta beberapa software yang terkait dengan pekerjaan seperti spreadsheet, database, kalender, desktop publishing, hingga software pengolah presentasi.

Meski sama-sama menjadi tangan kanan para atasan, dari segala sisi profesi sekretaris dan personal assistant memiliki banyak perbedaan. Jika kamu tertarik bekerja pada salah satu profesi di atas, jangan lupa untuk memperhatikan kembali tanggung jawab dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh masing-masing perusahaan agar kamu bisa menyesuaikan dan mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya!