Email jadi hal yang penting dalam pekerjaan. Dengan email, kita bisa lebih mudah berkomunikasi dengan klien atau partner kerja secara lebih formal.
Namun, kotak masuk pada email sangat rawan menumpuk dan berantakan karena tidak tersortir dengan rapi. Tentu ini akan mengganggu pekerjaan dan membuang waktu saat mencari email tertentu.
Nah, IDN Times punya tips manajemen email yang efektif. Dijamin kamu gak bakal keteteran dengan email yang super banyak, yuk simak selengkapnya!
Saat kamu coba menyelesaikan pekerjaan, terus-menerus memeriksa kotak masuk dapat sangat mengganggu dan menyulitkan untuk tetap produktif. Dengan menetapkan waktu khusus untuk memeriksa email, kamu dapat mengurangi gangguan ini dan tetap fokus pada tugas-tugas terpentingmu.
Dilansir laman Persona Talent, bergantung pada beban kerjamu, kamu dapat memilih untuk memeriksa email satu jam sekali, setiap beberapa jam, atau pada waktu-waktu tertentu dalam sehari. Pendekatan ini memungkinkanmu untuk menangani kotak masuk secara efisien sambil tetap mengikuti komunikasi penting. Di sisi lain, pendekatan ini juga membantu mencegah email menyita seluruh harimu dan membuat kamu tetap fokus pada prioritas lainnya.
Gunakan folder atau label untuk mengkategorikan emailmu berdasarkan konten, urgensi, atau proyek. Daripada menyimpan semua email di satu tempat, kamu dapat dengan cepat mengategorikan dan memindahkannya ke folder tertentu, seperti "Yang Harus Dilakukan", "Baca Nanti", "Mendesak", atau nama proyek tertentu.
Sistem ini tidak hanya menjaga kotak masukmu tetap bersih, tetapi juga membantumu menemukan email tertentu dengan lebih mudah di masa mendatang. Selain itu, meluangkan waktu sejenak untuk menyortir email ke dalam folder atau memberi label memberimu gambaran yang lebih jelas tentang tugasmu
Hal tersebut juga akan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari di kotak masuk yang berantakan. Meninjau dan mengarsipkan email lama secara berkala di folder juga berguna untuk memastikan email tersebut tetap berguna dan efisien.
Agar kotak masukmu tetap teratur, siapkan filter dan aturan yang secara otomatis mengurutkan email masuk berdasarkan kriteria tertentu, seperti alamat pengirim, kata kunci di baris subjek, atau lampiran tertentu. Dengan cara ini, email, buletin, atau pesan promosi yang tidak penting dapat diarahkan ke folder terpisah, sehingga kamu dapat fokus pada pesan prioritas di kotak masuk utama.
Penggunaan filter akan menghemat waktu penyortiran manual dan mengurangi kemungkinan email penting hilang di tengah komunikasi yang kurang penting. Tinjau dan sesuaikan aturan ini secara berkala untuk beradaptasi dengan lanskap emailmu yang terus berubah dan pastikan kotak masukmu tetap menjadi tempat yang mudah dikelola dan produktif.
Jumlah kotak masuk nol mungkin merupakan tujuan yang terlalu tinggi, apalagi jika kamu adalah orang yang sibuk dan selalu berkutat dengan email. Tetapi dengan bersikap tegas terhadap pesan mana yang akan memenuhi kotak masukmu, ini akan membantumu lebih mudah mengelola email.
"Biasanya, kotak masuk email saya berisi kurang dari 25 pesan. Ini memang disengaja. Saya ingin dapat membuka kotak masuk dan segera melihat apa yang paling mendesak dan memerlukan respons. Kebiasaan tersebut mendorong saya untuk mengambil tindakan terhadap berbagai hal dengan sangat tepat waktu," kata Leigh Ann Newman, seorang manajer program senior di sebuah firma konsultan pemerintah internasional, dilansir The Muse.
Buatlah "folder tunggu" untuk email-email yang memerlukan tindakan dari orang lain sebelum kamu dapat meresponsnya. Darcy Miller, seorang pakar tempat kerja dan pendiri Pin and Pivot mengatakan, bahwa ini sangat menghemat waktu.
Dengan begitu, email-email itu tidak akan memenuhi kotak masukmu. Ini adalah tempat yang bagus untuk melihat setiap hari atau minggu untuk mengingatkanmu tentang proyek-proyek yang masih tertunda.
"Saya menghabiskan setengah hari mencari email itu, di antara ribuan email yang ada di kotak masuk saya saat itu. Sejak saat itu, saya mulai mengendalikan kotak masuk saya," jelas Miller.
Dengan mempraktikkan lima tips di atas, kamu bisa jadi makin tahu mana email yang mendesak dan harus direspons terlebih dahulu. Kerjamu jadi makin fokus dengan email yang tertata!