6 Etika saat Berinteraksi dengan Klien, Centang Biru Jangan Dimatikan?
- Artikel menekankan pentingnya menjaga profesionalitas saat berinteraksi dengan klien, mulai dari penampilan rapi, tutur kata sopan, hingga memahami situasi agar tetap terlihat kredibel dan menghormati lawan bicara.
- Ditekankan pula etika dalam komunikasi digital seperti membalas pesan atau panggilan klien tepat waktu serta tidak mematikan centang biru agar kepercayaan dan kenyamanan klien tetap terjaga.
- Selain itu, artikel mengingatkan pentingnya menyampaikan kabar buruk secara hati-hati dan menutup kerja sama dengan ucapan terima kasih serta permintaan maaf demi menjaga hubungan profesional jangka panjang.
Pekerjaan menuntutmu untuk selalu berhadapan dengan klien. Ini termasuk pekerjaan yang tidak mudah karena harus ekstra menjaga sikap. Beda dengan saat interaksimu terbatas hanya dengan teman-teman sekantor.
Kalian sama-sama tahu situasi terkait pekerjaan, sehingga gak apa-apa untukmu bersikap lebih spontan serta terbuka. Di hadapan klien, dirimu harus terlihat sangat profesional. Kamu mewakili nama besar perusahaan.
Kalaupun kamu bekerja secara mandiri, sikapmu terhadap klien menentukan mereka mau kembali menggunakan jasamu atau tidak. Karakter klien bermacam-macam, tapi mereka semua tentu menginginkan pelayanan terbaik. Enam etika saat berinteraksi dengan klien berikut ini sudah seharusnya menjadi standarmu saat bekerja.
1. Etika berpenampilan
Penampilan menjadi poin penting. Dari sini terbentuk kesan pertama kali tentangmu. Sebelum kamu sempat mengatakan apa pun, klien terlebih dahulu disuguhi penampilanmu dari kepala sampai kaki.
Ini sama sekali bukan tentang seberapa mahal pakaianmu. Namun, berpakaianlah secara rapi dan bijak. Rapi artinya dirimu hanya mengenakan pakaian yang sudah dicuci dan disetrika. Kemudian pastikan kancing atau ritsleting terpasang dengan baik.
Jika pun dirimu suka menggulung lengan pakaian yang panjang, lakukan dengan rapi sehingga kanan-kiri sama dan tak banyak kerutan. Kemudian bijak berpakaian yang berarti kamu paham situasi tertentu menuntutmu berbusana seperti apa. Jangan dirimu hendak menemui klien untuk urusan pekerjaan, malah seperti orang yang akan pergi main atau ke pesta.
2. Etika berbicara
Ketika klien telah bersedia meluangkan waktunya untukmu, ini artinya mereka benar-benar siap mendengarkanmu. Maka penilaian mereka tentangmu sangat dipengaruhi oleh apa yang didengarnya darimu. Jauh sebelum ke inti pembicaraan, klien bakal menilai gaya bicaramu.
Bersikaplah hati-hati sekalipun kamu ingin membangun keakraban dengan klien. Boleh jadi sebagian dari mereka berpikir keakraban bukanlah hal penting dan malah bisa mengganggu profesionalitas. Sikap yang harus diutamakan ialah sopan.
Pilah dan pilih kata-kata yang hendak diucapkan. Apalagi mereka klienmu yang terbilang baru. Dirimu belum tahu seperti apa sifatnya. Jangan menyela serta perhatikan nada bicaramu agar tidak meninggi, bahkan saat klien mulai menguji kesabaranmu.
3. Etika ketika harus meminta informasi pribadi
Terkadang informasi pribadi dari klien dibutuhkan untuk melengkapi persyaratan. Misalnya, informasi tentang pendapatan, jumlah tanggungan, status pernikahan, dan sebagainya. Hal-hal seperti ini bisa terasa sensitif buat beberapa orang.
Jangan lupa untuk selalu mengawalinya dengan permintaan maaf yang tulus karena kamu harus menanyakannya. Jelaskan pula tujuanmu mencari tahu hal tersebut agar klien tidak salah sangka dan berpikiran buruk. Kamu pun kudu mampu membuat klien merasa aman dengan menjamin kerahasiaannya.
Maksudnya, informasi pribadi yang dihimpun tersebut betul-betul cuma diketahui oleh kalian plus pihak yang berkepentingan. Tidak akan tersebar ke lebih banyak orang. Apa pun jawaban klien terkait nominal gaji, status pernikahan, dan sebagainya, jangan menimbulkan ekspresi kaget, apalagi mencibir di wajahmu.
4. Etika menyampaikan kabar yang kurang baik
Sebesar apa pun keinginanmu, faktanya kamu tetap tidak bisa selalu memberikan kabar baik kepada klien. Hubungan kerja penuh tantangan. Terkadang ada saja hal-hal yang tidak diharapkan yang terjadi di tengah jalan.
Terus menutupinya jelas bukan cara yang bijak. Klien bisa terkejut luar biasa dan tidak sempat melakukan persiapan untuk menghadapinya. Namun, tergesa-gesa memberi tahu klien mengenai kabar tersebut juga hanya akan bikin mereka panik.
Setidaknya dirimu mesti memastikan dulu kebenaran kabar itu. Bukan sekadar berita bohong atau spekulasi. Kalau kabarnya telah dipastikan, pilih waktu serta tempat untuk menyampaikannya kepada klien.
Jika memungkinkan, pertemuan secara langsung lebih baik. Ini meminimalkan risiko kesalahpahaman. Dirimu juga dapat membaca ekspresinya dan menenangkannya saat itu juga. Kabar buruk yang disampaikan secara sembarangan bakal membuat klien makin merasa buruk.
5. Etika membalas pesan dan telepon
Apakah kamu suka mematikan nada panggilan bahkan notifikasi WA? Dirimu juga menonaktifkan fitur centang biru pada WA sehingga orang lain gak tahu kamu sudah membaca pesannya atau belum. Sikap seperti ini terlarang dalam etika berkomunikasi dengan klien.
Klien akan merasa sangat dipermainkan serta digantung dalam ketidakpastian jika centang birumu saja dimatikan. Ini pengalaman yang amat tidak menyenangkan. Apalagi mereka menghubungimu buat hal-hal penting.
Walau apa yang penting bagi mereka belum tentu penting di matamu, tetaplah menghargainya. Demikian pula ketika telepon dari klien tidak sempat diangkat olehmu. Pastikan kamu menelepon balik atau minimal mengirimkan pesan. Isinya permintaan maaf karena tadi tak menjawab panggilannya serta menanyakan apa yang bisa dibantu olehmu.
6. Etika mengakhiri hubungan kerja
Hubungan kerja berakhir tak pasti karena ada masalah. Cepat atau lambat, berbagai kerja sama memang akan berakhir, baik sementara maupun selamanya. Selalu ada waktu untuk ini, maka kamu mesti bersiap-siap.
Jika kerja sama berakhir dengan memuaskan, sampaikan rasa terima kasih atas kepercayaan yang diberikan klien. Juga permohonan maaf apabila selama kerja sama berlangsung ada hal-hal yang membuatnya kurang berkenan. Kemudian, harapanmu agar ke depan kalian dapat kembali bekerja sama dalam proyek berbeda.
Lalu bagaimana bila kerja sama berakhir lantaran ada persoalan? Secara etika, kamu harus mendahulukan permohonan maaf karena belum dapat memenuhi harapan-harapannya. Tambahkan bahwa semua masukannya penting buat perbaikanmu ke depan. Penutup, tetap harapan kami agar kalian dapat bekerja sama lagi di lain waktu.
Menangani klien secara langsung begini memang tidak mudah. Namun, setiap interaksimu dengan mereka akan memberikan pelajaran baru yang penting dalam perjalanan kariermu. Oleh sebab itu, pahami bahwa ada etika saat berinteraksi dengan klien yang berlaku. Bila klien merasa puas dilayani dengan baik olehmu, jalan rezekimu ikut terbuka lebar. Seperti investasi jangka panjang, mereka bisa merekomendasikan kamu dan usahamu kepada banyak orang.
