Jobdesk Event Staff Pemula: Tugas, Syarat, dan Gajinya

Menjadi bagian dari tim lapangan berarti kamu harus siap bekerja secara multitasking dan beradaptasi dengan perubahan situasi yang sangat cepat. Pada dasarnya, tugas seorang staf acara akan dibagi berdasarkan divisi, namun seorang pemula biasanya diharapkan bisa membantu di berbagai lini saat keadaan mendesak, lho. Berikut adalah rincian tugas utama yang biasanya dibebankan kepada staf pemula dalam sebuah kepanitiaan atau manajemen acara:

1. Persiapan teknis dan loading barang (pre-event)

Sebelum acara dimulai, staf pemula sering kali menjadi ujung tombak dalam mempersiapkan area venue agar siap digunakan tepat waktu. Kamu akan diminta untuk membantu menyusun tata letak kursi, memasang dekorasi sederhana, hingga memastikan peralatan pendukung seperti meja registrasi sudah tersedia di tempatnya. Proses ini membutuhkan fisik yang cukup prima karena sering melibatkan aktivitas angkat-angkut barang dan koordinasi dengan vendor logistik agar gak ada barang yang tertinggal atau rusak.

2. Registrasi dan ticketing

Salah satu pos yang paling sering diisi oleh staf pemula adalah meja depan untuk menyambut tamu undangan atau peserta acara. Di sini, tugasmu adalah memindai barcode tiket, membagikan name tag atau goodie bag, serta melakukan verifikasi data pengunjung yang datang agar sesuai dengan daftar hadir. Kamu harus selalu tersenyum ramah dan bekerja dengan cekatan, karena antrean yang panjang di meja registrasi bisa membuat pengunjung merasa gak nyaman dan menurunkan citra acara tersebut.

3. Crowd control dan ushering

Mengatur pergerakan massa adalah tugas vital untuk menjaga keamanan dan kenyamanan selama acara berlangsung, terutama jika pengunjung mencapai ribuan orang. Kamu akan ditempatkan di titik-titik strategis untuk mengarahkan penonton ke tempat duduk mereka, menunjukkan letak toilet atau pintu darurat, serta mencegah penumpukan orang di satu area tertentu. Ketegasan yang dibalut dengan kesopanan sangat diperlukan di sini agar pengunjung mau mengikuti arahan tanpa merasa tersinggung atau dimarahi oleh panitia.

4. Pembersihan dan laporan akhir (post-event)

Tugas seorang staf acara gak berhenti begitu lampu panggung dimatikan dan tamu terakhir pulang, karena fase loading out atau pembongkaran juga menjadi tanggung jawab tim. Kamu harus memastikan area acara kembali bersih seperti semula, mengumpulkan peralatan yang dipinjam, dan memisahkan sampah sesuai kategorinya. Selain itu, staf pemula juga sering diminta untuk membuat laporan sederhana mengenai kendala apa saja yang terjadi di pos masing-masing sebagai bahan evaluasi untuk project manager.

Dunia event gak melulu soal kekuatan fisik, tetapi juga menuntut kecerdasan emosional dan kemampuan berpikir taktis saat menghadapi masalah. Banyak orang mengira pekerjaan ini mudah, padahal tekanan mental saat menghadapi klien atau pengunjung yang komplain bisa sangat melelahkan. Agar kamu bisa bertahan dan bersinar di industri ini, berikut adalah kemampuan dasar yang wajib diasah sejak dini:

1. Komunikasi yang efektif dan persuasif

Kemampuan berbicara dengan jelas dan mendengarkan dengan baik adalah modal utama, karena kamu akan berinteraksi dengan ratusan orang yang berbeda karakter setiap harinya. Kamu harus mampu menyampaikan informasi atau larangan kepada pengunjung dengan bahasa yang sopan namun tetap tegas agar mereka mengerti aturan acara. Selain itu, komunikasi antar tim melalui Handy Talky (HT) juga harus singkat, padat, dan jelas agar gak terjadi miskomunikasi yang bisa berakibat fatal pada susunan acara.

2. Kerja sama tim (teamwork)

Gak ada tempat bagi ego pribadi dalam sebuah penyelenggaraan acara, karena keberhasilan event adalah hasil kerja kolektif puluhan bahkan ratusan orang. Kamu harus bisa menurunkan ego, mau membantu rekan divisi lain yang sedang kewalahan, dan gak saling menyalahkan jika terjadi kesalahan teknis di lapangan. Sifat kooperatif ini akan membuatmu disukai oleh atasan dan rekan kerja, yang mana hal ini sangat penting untuk membangun reputasi yang baik di industri jasa hiburan.

3. Manajemen waktu dan kedisiplinan

Industri acara sangat terikat pada rundown yang ketat, di mana keterlambatan satu menit saja bisa mengacaukan seluruh jadwal yang telah disusun. Kamu harus terbiasa datang lebih awal dari jam panggilan (call time) untuk melakukan briefing dan persiapan, serta bekerja cepat sesuai durasi yang ditentukan. Staf yang lelet atau sering menunda pekerjaan biasanya gak akan dipanggil lagi untuk project selanjutnya karena dianggap menghambat ritme kerja tim yang dinamis.

4. Pemecah masalah 

Sering kali hal-hal tak terduga terjadi di lapangan, seperti listrik padam, tamu VIP datang terlambat, atau peserta yang pingsan karena berdesak-desakan. Kamu harus memiliki kemampuan berpikir cepat untuk mencari solusi sementara tanpa harus panik atau menunggu instruksi atasan untuk hal-hal yang bersifat mendesak. Inisiatif yang tinggi untuk menyelesaikan masalah kecil di lapangan akan menjadi nilai tambah yang sangat besar di mata koordinator acaramu.

Kabar baiknya, menjadi staf acara tingkat pemula biasanya gak mensyaratkan latar belakang pendidikan yang terlalu spesifik atau gelar akademis yang tinggi. Industri ini lebih melihat pada karakter, kemauan belajar, dan penampilan yang merepresentasikan citra acara yang sedang dibuat. Meskipun demikian, ada beberapa standar umum yang biasanya dicari oleh perusahaan Event Organizer (EO) saat merekrut tim freelance atau kontrak:]

1. Latar belakang pendidikan

Umumnya, lulusan SMA/SMK sudah bisa melamar untuk posisi staf lapangan event berskala kecil hingga menengah. Namun, untuk acara korporat besar atau konferensi internasional, beberapa EO mungkin lebih menyukai mahasiswa aktif atau lulusan S1, terutama dari jurusan Ilmu Komunikasi, Pariwisata, atau Manajemen Perhotelan. Hal ini dikarenakan mereka dianggap sudah memiliki dasar pengetahuan tentang pelayanan (hospitality) dan etika bisnis yang lebih matang dibandingkan lulusan sekolah menengah.

2. Penampilan dan grooming

Karena kamu adalah wajah dari penyelenggara acara, penampilan yang rapi, bersih, dan menarik menjadi syarat mutlak yang gak bisa ditawar. Ini bukan berarti kamu harus berwajah model, tetapi lebih kepada kebersihan diri, gak bau badan, rambut tertata rapi, dan mampu berpakaian sesuai dengan tema acara (contohnya formal jas atau kasual rapi). Beberapa acara spesifik seperti pameran otomotif atau luxury wedding mungkin menetapkan syarat tinggi badan minimal agar terlihat proporsional saat mengenakan seragam.

3. Fleksibilitas waktu kerja

Acara sering kali diadakan di akhir pekan, hari libur nasional, atau bahkan berlangsung hingga larut malam dan dini hari. Kamu harus memiliki fleksibilitas waktu yang tinggi dan bersedia mengorbankan waktu liburmu saat orang lain sedang bersantai. Kalau kamu masih berstatus mahasiswa atau memiliki pekerjaan lain, pastikan kamu bisa membagi waktu dengan bijak agar gak bentrok dengan jadwal event yang biasanya sangat padat dan gak bisa ditinggalkan.

4. Pengalaman organisasi

Meskipun posisi ini untuk pemula, memiliki pengalaman aktif di organisasi sekolah atau kampus seperti OSIS dan BEM akan menjadi nilai plus yang sangat dipertimbangkan. Pengalaman menjadi panitia pentas seni sekolah atau seminar kampus menunjukkan bahwa kamu sudah terbiasa dengan tekanan kerja tim dan birokrasi kepanitiaan. Guys, rekruter biasanya lebih percaya pada kandidat yang sudah pernah merasakan "lelahnya" mengurus acara dibandingkan mereka yang benar-benar buta sama sekali tentang dunia organisasi, lho.

Berbicara mengenai gaji event staff, sistem pembayarannya cukup bervariasi tergantung pada skala acara, durasi kerja, dan kebijakan masing-masing event organizer. Untuk staf pemula yang berstatus freelance atau harian, bayaran biasanya dihitung per hari kerja atau per project selesai. Di kota-kota besar Indonesia, kisaran fee harian bisa mulai dari Rp150 ribu hingga Rp500 ribu per hari atau dimulai dari Rp1 juta/bulan, belum termasuk uang makan atau transportasi jika disediakan oleh panitia. Angka ini bisa lebih tinggi jika kamu bekerja di acara berskala internasional atau konser musik artis luar negeri yang memiliki anggaran produksi besar, lho.

Selain gaji pokok harian, menjadi staf acara juga membuka peluang penghasilan tambahan melalui uang lembur jika acara berlangsung melebihi jam kerja yang disepakati. Namun, perlu diingat bahwa pendapatan di bidang ini sering kali fluktuatif karena bergantung pada musim acara, lho. Ingat, ada bulan-bulan yang sangat ramai event, ada pula bulan yang sepi, jadi kamu perlu pintar-pintar mengelola keuangan dari hasil setiap project yang kamu kerjakan.

Berada di industri acara adalah pengalaman yang sangat berharga untuk melatih mental baja dan memperluas jaringan pertemanan profesionalmu. Meskipun jobdesk event staff pemula terlihat berat dan melelahkan secara fisik, kepuasan saat melihat acara berjalan sukses gak akan ternilai harganya. Jadi, siapkan dirimu sebaik mungkin, ya!