4 Kesalahan Kirim Email ke Atasan, Bikin Dinilai Kurang Sopan

Kamu mungkin merasa ingin cepat-cepat menyampaikan isi pesan, tapi langsung nulis tanpa salam pembuka itu bisa bikin emailmu terkesan dingin dan gak sopan. Apalagi kalau yang kamu kirimi adalah atasan atau orang yang punya jabatan lebih tinggi. Email yang baik perlu diawali dengan sapaan singkat, misalnya “Selamat pagi, Pak/Bu,” atau “Halo, Pak/Bu.”

Sapaan ini memang sederhana, tapi punya efek besar dalam menunjukkan kesopanan dan sikap profesional. Kalau kamu skip bagian ini, bisa-bisa atasanmu merasa kamu kurang menghargai etika komunikasi. Jadi, usahakan untuk selalu menyapa di awal, biar pesanmu terasa lebih ramah dan sopan.

Bayangin, deh, atasan kamu terima puluhan email dalam sehari, terus kamu ngirim email tanpa subjek atau pakai subjek yang membingungkan kayak “Penting!!!” atau “Tolong dibaca.” Ini bisa bikin emailmu dilewatkan atau bahkan dianggap spam.

Subjek yang baik harus to the point tapi tetap menggambarkan isi email. Misalnya, “Permohonan Izin Cuti Tanggal 12–14 Juni” atau “Revisi Proposal Proyek ABC.” Dengan subjek seperti ini, atasanmu langsung tahu konteksnya tanpa perlu buka dulu. Jangan malas nulis subjek yang jelas ya, karena ini salah satu cara kamu menunjukkan profesionalisme.

Ngobrol santai emang enak, tapi bukan berarti kamu bisa pakai gaya chatting di email ke atasan. Hindari kata-kata kayak “btw,” “makasih yah,” atau emotikon yang biasa kamu pakai di WhatsApp. Di sisi lain, terlalu kaku dan kayak mesin juga bikin email terasa dingin dan susah dicerna.

Kuncinya adalah seimbang: sopan tapi tetap hangat. Gunakan bahasa yang jelas, rapi, dan formal, tapi gak perlu terlalu kaku. Misalnya, daripada nulis “Saya ingin meminta bantuan Bapak secepatnya karena sudah sangat mendesak,” kamu bisa tulis “Mohon bantuannya untuk menindaklanjuti hal ini, karena cukup urgent.” Intinya, sesuaikan gaya bahasamu dengan budaya kerja di tempatmu, dan jangan asal comot gaya tulisan dari template yang ada di internet.

Kesalahan ejaan, kalimat yang berantakan, atau typo yang gak sengaja bisa bikin emailmu terkesan asal-asalan. Apalagi kalau sampai salah tulis nama atasan, wah itu bisa bikin ilfeel banget. Makanya, penting banget untuk membaca ulang emailmu sebelum dikirim.

Proofreading gak butuh waktu lama, tapi bisa menyelamatkan kamu dari kesan kurang profesional. Cek kembali ejaan, tanda baca, dan pastikan kalimatnya mudah dipahami. Kalau perlu, simpan dulu emailnya sebagai draft, lalu baca lagi beberapa menit kemudian biar lebih objektif. Dengan begitu, kamu bisa memastikan isi pesanmu jelas, sopan, dan bebas dari kesalahan yang bikin malu.

Kirim email ke atasan itu soal menghargai etika dan menjaga citra profesional. Gak cukup cuma dengan niat baik, kamu juga harus tahu cara menyampaikannya dengan benar. Hindari kesalahan kirim email ke atasan yang bikin kamu dicap gak sopan, sebab sekali citra terbentuk, susah banget buat mengubahnya. Jadi, yuk, mulai lebih hati-hati saat nulis email, karena kesan baik itu dimulai dari hal sesimpel email yang kamu kirim.