Matriks Eishenhower, biar Gak Salah Prioritas saat Kerja
Pernahkah kamu merasa bahwa kerja kerasmu setiap hari gak memberikan dampak yang berarti? Atau kamu kesulitan mewujudkan tujuan jangka panjang lantaran gak punya cukup waktu?
Well, suka tidak suka, banyak dari kita punya kebiasaan manajemen waktu yang buruk. Menurut penelitian dari jurnal Consumer Research , kita cenderung lebih memprioritaskan pekerjaan yang sifatnya mendesak meski gak punya hasil yang signifikan daripada pekerjaan penting yang dapat memberikan manfaat jangka panjang.
Melalui bukunya "The 7 Habits of Highly Effective People", Stephen Covey mempopulerkan istilah Matriks Eisenhower, yaitu metode sederhana untuk membantu menentukan prioritas kerja berdasarkan tingkat urgensinya. Hal ini berguna untuk membuatmu jadi lebih efektif dan produktif saat bekerja.
Bagaimana cara menerapkannya? Yuk simak di bawah ini.
1. Kelompokkan mana tugas yang mendesak dan mana yang penting
Cara kerja Matriks Eisenhower cukup mudah. Kamu harus terlebih dahulu menentukan mana tugas yang mendesak dan yang penting bagimu. Tugas yang mendesak artinya sesuatu yang perlu dikerjakan secepatnya dan cenderung menimbulkan konsekuensi jika tidak dilakukan. Sedangkan tugas penting adalah hal-hal yang berkontribusi pada nilai dan tujuan jangka panjang.
Setelah menemukan apa yang menurutmu mendesak dan penting, tahap selanjutnya adalah daftarkan tugas-tugasmu ke dalam empat kuadran berikut ini:
- Tugas mendesak dan penting;
- Tugas tidak mendesak namun penting;
- Tugas mendesak namun tidak penting;
- Tugas tidak mendesak dan juga tidak penting.
2. Kerjakan tugas yang sifatnya mendesak dan penting lebih dulu
Tugas-tugas yang masuk ke dalam kuadran pertama menjadi prioritas utamamu. Kamu perlu mengerjakannya sesegera mungkin, sebab tugas tersebut punya tenggat waktu yang jelas dan bisa berdampak langsung terhadap tujuanmu kelak.
Adapun contoh dari tugas kuadran pertama di antaranya mengerjakan proyek klien, menyelesaikan pekerjaan teman yang sedang ambil cuti atau membayar iuran wajib. Kamu perlu menyelesaikan semua tugas tersebut sebaik mungkin sebelum beralih ke tugas di kuadran berikutnya.
3. Jadwalkan tugas yang gak mendesak dan penting
Tugas di kuadran kedua adalah hal-hal penting yang punya manfaat besar untuk menggapai tujuan jangka. Covey menyebut ini sebagai sweet spot-nya manajemen waktu. Di sini, kamu gak berfokus pada masalah, melainkan proses pengembangan diri. Contohnya seperti belajar skill baru, berolahraga dan merencanakan proyek jangka pendek dan jangka panjang.
Berbeda dari kuadran pertama, tugas-tugas di kuadran kedua gak mempunyai tenggat waktu, jadi kamu dapat menjadwalkannya untuk dikerjakan nanti. Apabila dilakukan secara konsisten, hal ini akan membantumu terhindar dari potensi masalah yang dapat muncul di kemudian hari. Misalnya, jika kamu selalu membiasakan pola hidup sehat dari dini, maka kecil kemungkinan kamu akan menderita masalah kesehatan yang serius.
4. Sebisa mungkin delegasikan tugas-tugas yang mendesak dan gak penting ke orang lain
Tugas pada kuadran ketiga perlu diselesaikan segera, namun gak berkontribusi apa pun terhadap tujuan jangka panjangmu. Tugas ini juga sering berasal dari urgensi orang lain yang dibebankan pada kita.
Contohnya, membantu menyelesaikan tugas milik rekan kerja, menanggapi pesan di email dan media sosial, serta menghadiri sejumlah rapat yang gak terlalu berkepentingan denganmu.
Agar waktu dan energimu gak banyak terbuang dan kamu bisa fokus pada aktivitas di kuadran pertama dan kedua, Covey menyarankan untuk sebisa mungkin mendelegasikan tugas-tugas tersebut kepada pihak lain atau mengandalkan bantuan teknologi.
Misalnya, meng-hire asisten untuk membantumu pekerjaanmu atau menggunakan aplikasi untuk berbelanja agar lebih praktis.Jika kamu gak bisa mendelegasikannya ke pihak lain, usahakan agar tugas-tugas tersebut gak sampai menyita banyak waktu dan energimu.
5. Hilangkan tugas yang gak mendesak dan gak penting dari rutinitasmu
Menonton televisi berjam-jam, terus-terusan scrolling media sosial dan belanja berlebihan termasuk dalam list kuadran keempat. Aktivitas tersebut hanya membuang-buang waktu dan gak mendekatkanmu pada tujuan yang ingin dicapai. Oleh karena itu, buanglah kegiatan tersebut dari jadwalmu.
Perlu digarisbawahi, ini bukan berarti kamu gak boleh bersantai ya. Refreshing juga adalah sebuah kebutuhan yang penting untuk dipenuhi. Namun jika kamu melakukannya secara berlebihan, hal ini malah menjadi distraksi dan makin menjauhkanmu dari target yang ingin kamu capai.
Nah, apabila kamu selalu sibuk namun tujuan atau hasil jangka panjangmu tetap gak terwujud, barangkali kamu selama ini memprioritaskan hal yang salah. Cobalah gunakan Matriks Eisenhower untuk me-manage pekerjaanmu. Dengan begitu, kamu juga bisa bekerja lebih efisien.
