5 Penyebab Sulit Mendelegasikan Tugas, Masalah Internal dan Eksternal
- Kekurangan personel membuat sulit mendelegasikan tugas, terutama jika setiap orang sudah memiliki beban kerja yang besar.
- Personel banyak tapi kurang berkompeten juga menjadi hambatan dalam pendelegasian tugas, karena tidak semua orang bisa diandalkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
- Sulitnya percaya pada orang lain dan aturan yang terlalu kaku juga menjadi penyebab sulitnya mendelegasikan tugas di lingkungan kerja.
Pendelegasian tugas bukan artinya kamu malas mengerjakannya sendiri. Dirimu seprofesional apa pun kadang perlu melakukannya justru agar segalanya berjalan dengan baik. Misalnya, ketika tugasmu banyak sekali.
Bila kamu berkeras menangani semuanya sendirian, waktu serta tenagamu mungkin tetap gak cukup. Mendekati akhir waktu malah masih ada beberapa pekerjaan yang tidak berhasil digarap. Lebih baik sejak semula sebagian tugas diserahkan pada orang lain.
Tentu pelimpahan tugas begini tak bisa dilakukan secara sembarangan. Jangan terkesan kamu cuma melempar tanggung jawab atau ingin makan gaji buta. Namun, pendelegasian tugas kadang juga tidak mudah dilakukan. Berikut ini penyebab sulit mendelegasikan tugas yang perlu kamu hindari sedari awal.
1. Kekurangan personel
Kalau personel banyak, mudah bagimu buat mendelegasikan tugas. Pasti ada teman yang sedang cukup luang untuk membantumu menyelesaikan beberapa pekerjaan. Tinggal nanti poin atau bonusnya juga dikasih ke dia.
Biar ia tak merasa cuma capek membantumu tanpa mendapatkan keuntungan apa-apa. Namun, kalau dalam suatu tim kerja anggotanya sedikit, sukar buatmu meminta bantuan siapa pun. Setiap orang punya beban kerja yang cukup besar.
Mereka baik pun bukan berarti bisa mengambil tugas tambahan darimu. Begitu juga ketika teman butuh mendelagasikan beberapa tugasnya. Belum tentu dirimu dapat membantunya sekalipun ingin. Kendala terkait keterbatasan personel begini mesti disadari semua pihak. Jangan bersikap saling menyalahkan seakan-akan gak ada budaya saling menolong.
2. Personel banyak, tapi kurang berkompeten
Namun, ada lebih banyak personel saja ternyata belum cukup untuk memastikan pendelegasian tugas bisa dilakukan. Jumlah orang yang lebih banyak mesti dibarengi dengan kompetensi setiapnya. Tanpa kemampuan kerja yang baik sama saja kamu gak bisa mengandalkan siapa-siapa.
Justru apabila dirimu yang paling berkompeten bakal menjadi tumpuan semua orang. Capekmu berlipat-lipat. Kalau kamu punya kewenangan untuk mendorong peningkatan kompetensi setiap anggota kelompok kerja, segera lakukan.
Ini bukan hanya untuk memudahkan pendelegasian tugas ketika diperlukan. Dengan kompetensi tiap orang yang tinggi, hasil kerja masing-masing juga bagus. Itu akan berpengaruh besar terhadap keberhasilan kalian sebagai tim kerja.
3. Sulit percaya pada orang lain
Bisa atau tidak pendelegasian tugas dilakukan juga tergantung pada rasa percayamu ke orang lain. Demikian juga sebaliknya, rasa percaya mereka terhadapmu. Kalau kalian bawaannya saling curiga atau meremehkan kemampuan, pasti ragu untuk menyerahkan sebagian tugas.
Malah ada anggapan lebih baik pekerjaan terbengkalai di tangan sendiri daripada di tangan orang lain. Padahal, tak ada kepastian orang lain akan mengacaukannya. Boleh jadi malah mereka bisa mengerjakannya lebih baik darimu.
Kurangnya rasa percaya terhadap orang juga gak hanya disebabkan kemampuan mereka memang lebih rendah darimu. Akan tetapi, ada perasaan diri sendiri selalu lebih baik daripada orang lain. Siapa pun perlu belajar untuk kasih kepeecayaan ke orang lain kalau tak mau kewalahan menghadapi tugas yang menumpuk.
4. Aturan terlalu kaku
Personel banyak dan masing-masing berkompeten. Namun, masih ada kendala dalam pendelegasian tugas. Yaitu, kalau terdapat aturan yang terlalu kaku. Peraturan melarang siapa saja menyerahkan tugas apa pun ke orang lain.
Bagaimanapun situasinya, aturan itu tetap mengikat. Kalau ketahuan ada personel yang mencoba mendelegasikan tugas, sanksi keras menanti. Bahkan sekalipun temannya tidak keberatan membantu penyelesaian tugas tersebut.
Aturan yang menuntut kepatuhan mutlak begini ada plus dan minusnya. Setiap orang didorong supaya lebih bertangggung jawab terhadap tugas masing-masing. Kantor tidak menerima alasan ini itu. Minusnya, kadang ada situasi yang benar-benar membuat seseorang kewalahan. Tanpa toleransi sedikit pun terhadap pendelegasian tugas, malah tugas itu gagal dikerjakan.
5. Sikap amat individualistis
Penyebab sulit mendelegasikan tugas yang terakhir adalah sifat individualistis yang terlalu tinggi. Tentu tiap karyawan punya jobdesk masing-masing. Orang gak bisa sembarangan melemparkan tugas. Bahkan beberapa tugas kalau hendak didelegasikan butuh surat resmi atau menunjuk seseorang sebagai pelaksana tugas sementara.
Namun, sikap individualistis yang berlebihan di tempat kerja menyusahkan pendelegasian tugas yang paling sederhana sekalipun. Kalian menggunakan prinsip terpenting tugas sendiri selesai. Tugas orang lain sepenting apa pun terserah.
Mau tugas itu beres atau tidak biar ditanggung sendiri oleh orang yang bersangkutan. Juga gak ada kepedulian kalau-kalau tak terselesaikannya suatu tugas akan berdampak pada keseluruhan. Di lingkungan kerja yang sangat individualistis begini, biasanya persaingan antarkaryawan juga amat sengit.
Tahu kapan kamu harus mendelegasikan tugas penting buat dua alasan. Pertama, mengurangi beban kerja yang berlebih dan tingkat stres. Kedua, memastikan seluruh tugas berjalan lancar yang akhirnya baik juga untuk kantor.
Bila ada aturan yang terlalu kaku terkait pendelegasian tugas, bersama karyawan lainnya cobalah bernegosiasi dengan pimpinan. Mungkin ia kurang mengerti kondisi di lapangan. Namun, kesempatan untuk menyerahkan tugas ke orang lain jangan disalahgunakan buat melepas tanggung jawab serta merepotkan mereka.
