Apakah kamu merasa pekerjaan kantor tak kunjung selesai, padahal kamu serius mengerjakannya? Tenang, kamu gak sendirian mengalami hal tersebut, kok. Biasanya masalah ini terjadi karena manajemen produktif tidak tertata dengan baik.
Itulah mengapa kamu perlu melakukan beberapa trik yang dapat memangkas waktu kerja. Untuk menghindari manajemen produktif tidak tertata dengan baik, simak trik yang bikin pekerjaan di kantor cepat selesai!
Walaupun mengerjakan banyak tugas sekaligus itu keren, tapi risiko membuat kesalahan sangatlah besar. Belum lagi, transisi dari satu tugas ke tugas yang lain terbilang cukup memakan waktu ketika kamu langsung melakukan banyak hal. Hampir bisa dipastikan kalau cara bekerja seperti ini terbilang memiliki kualitas yang lebih rendah dibandingkan yang fokus melakukan tugas satu per satu.
Di samping itu, mengerjakan satu tugas dalam satu waktu juga bisa membantumu bekerja lebih produktif karena hanya fokus pada satu tujuan saja. Hal ini juga dinilai lebih memotivasimu dalam menyelesaikan satu tugas. Lagipula, lebih baik mengerjakan beberapa tugas tapi selesai dengan baik daripada banyak tugas yang tidak ada yang selesai atau banyak kesalahan, kan?
Apakah kamu termasuk orang yang duduk selama berjam-jam tanpa sadar waktu yang sudah dilalui? Wah, meski terlihat rajin, namun hal ini rawan tidak produktif, bahkan banyak membuang waktu. Dalam ulasan ilmiah tahun 1993, dari beberapa penelitian memperlihatkan jika tingkat konsenstrasi manusia tak lebih dari 90 menit sebelum beristirahat 15 menit. Proses ini pun terbilang cukup melelahkan bagi sebagian orang.
Karena itulah, pendekatan manajemen waktu menggunakan Teknik Podomoro membuatmu mengerjakan tugas menjadi beberapa bagian kecil sehingga lebih mudah dikerjakan dengan cepat. Teknik Podomoro mengharuskan kamu bekerja selama 25 menit dan mengambil istirahat lima menit. Nah, setelah melakukan empat sesi podomoro, kamu bisa beristiahat lebih lama, yakni 20 menit. Memang jika dilihat seperti ‘main-main’, tapi teknik ini dapat menjaga konsentrasi tanpa membuat otak merasa lelah, lho. Tertarik mencobanya?
Ada saatnya kamu merasa semangat melakukan tugas, tapi ada saatnya malas-malasan dan merasa lelah. Hal ini pasti pernah dialami oleh banyak orang, kok. Nah, inilah tandanya kamu perlu belajar manajemen produktifitas. Yup, produktif lebih sekedar pintar mengatur waktu, hal ini juga tentang mengelola energi, lho.
Jadi kamu tahu bagaimana caranya mengatur tugas yang memerlukan fokus lebih banyak saat kamu merasa ‘kelebihan energi’. Sebaliknya, kamu bisa mengerjakan tugas yang lebih ringan saat merasa ogah-ogahan. Supaya lebih mudah memetakan beratnya tugas, kamu perlu membuat daftar tugas.
Cobalah berikan kode pada setiap daftar tugasmu. Sebagai contoh, pakailah tanda api ketika tugas membutuhkan fisik dan mental yang kuat, tanda senyum atau cemberut jika tugasnya menyenangkan atau sedikit sulit. Alhasil, kamu bisa lebih mudah memetakan tugas-tugasmu sehingga bisa tetap produktif meski kamu sedang gak berada di performa terbaik.
Mengerjakan semua tugas memang baik, namun jika kamu menjadi pemimpin dalam tim, memakai metode delegasi bisa mempercepatkan selesainya tugas. Menaruh kepercayaan pada orang lain untuk mengerjakan beberapa tugas bukanlah tanda bahwa kamu lemah, lho. Hal ini justru menandakan jika kamu mempercayai setiap anggota tim untuk berkembang bersama.
Setelah membuat daftar tugas, kamu perlu membagi tugas dengan konsentrasi tinggi pada anggota secara rata. Kamu juga bisa ikut mengambil tugas dan setelah selesai, kamu bisa mengevaluasi tugas para anggota. Kalau begini, tugas-tugas bisa cepat selesai, kan?
Apakah kamu tipikal orang yang membuat prioritas tugas di pagi hari? Meski terlihat orang yang teratur, cara ini membuatmu lebih mudah didikte untuk melakukan tugas yang mendadak. Akibatnya, rencana mingguanmu bisa kacau karena setiap hari mendapat tugas dadakan.
Ini berarti kamu perlu membuat prioritas tugas lebih awal. Waktu paling ideal adalah sebelum pulang kerja di sore hari untuk daftar tugas keesokan harinya. Nah, ketika kembali ke kantor keesokan harinya, kamu hanya tinggal melihat daftar tugas yang sudah dibuat dan fokus mengerjakannya.
Setiap profesi pasti mengalami tugas yang dilakukan berulang. Dibandingkan mengerjakan tugas tersebut selalu dari awal, sebaiknya percepat dengan membuat template-template untuk memotong waktu kerjamu.
Misalnya, kamu seorang marketing yang kerap mengirimkan email penawaran. Tentu saja akan lebih mudah jika kamu memiliki surat penawaran kosong yang tinggal diisi sesuai detailnya pada instansi yang dituju. Hal ini juga berlaku pada profesi lainnya, kok. Nah, apakah kamu juga membuat template untuk mempermudah tugas yang kerap dilakukan?
Kalau kamu tipikal orang yang fokusnya mudah buyar saat ada gangguan, maka cara ini wajib kamu lakukan. Mungkin kamu menganggap berbicara dengan rekan kerja, membalas chat, mengecek media sosial adalah tindakan sepele. Tapi ini menjadi masalah besar ketika kamu terlalu sering melakukannya, lho.
Cobalah untuk membatasi interupsi tersebut agar kamu bisa fokus mengerjakan semua tugasmu. Jika kamu berada di kantor terbuka, kamu dapat memakai headphone peredam bising untuk membatasi obrolan di kantor. Sedangkan untuk gangguan chat atau media sosial, kamu bisa setting hp di mode pesawat.
Sebenarnya melakukan beberapa trik di atas bukan hal yang sulit, kok. Hanya saja, jika belum terbiasa melakukan semuanya sekaligus, kamu jadi kepayahan. So, lakukanlah trik-trik tersebut sedikit demi sedikit sampai kamu terbiasa dan sanggup melakukan semuanya. Tetap semangat, ya!