Apa Itu LoA? Ini Pengertian, Tujuan, dan Contohnya

Letter of Acceptance (LoA) merupakan dokumen yang dipakai untuk memastikan bahwa penerima menyetujui syarat dan ketentuan yang diberikan oleh pihak lain. Setelah LoA diterima oleh pemberi tawaran, perjanjian yang mengikat secara hukum mulai berlaku, nih. Sedangkan, tujuan utama dari LoA adalah untuk memberikan kejelasan bagi kedua belah pihak. 

Dalam konteks pekerjaan, surat ini berfungsi sebagai konfirmasi bahwa seseorang menerima tawaran pekerjaan beserta detailnya, seperti gaji dan tanggal mulai kerja. Dalam dunia akademik, LoA menegaskan bahwa seorang calon mahasiswa telah diterima di sebuah institusi pendidikan dan menyetujui ketentuan yang berlaku. Nah, kalau dalam hal undangan acara, LoA memastikan bahwa seseorang akan hadir sesuai dengan yang dijadwalkan.

LoA harus mencakup informasi penting seperti identitas penerima, detail program, dan persyaratan penerimaan. Dengan adanya LoA, penerima dapat melanjutkan proses administratif yang diperlukan untuk studi atau program yang dituju. Komponen utama LoA meliputi informasi penerima, seperti nama lengkap dan program studi yang diterima. 

Selain itu, LoA harus mencantumkan informasi institusi, termasuk nama universitas, alamat, dan kop surat resmi. Pernyataan penerimaan juga menjadi bagian penting yang mengonfirmasi bahwa penerima telah diterima dalam program tertentu. Terakhir, LoA harus ditandatangani oleh pejabat berwenang dan mencantumkan tanggal penerbitan agar memiliki keabsahan hukum.

Selain komponen utama ini, biasanya terdapat tambahan ungkapan terima kasih kepada pihak yang memberikan tawaran. Ini menunjukkan profesionalisme dan sikap positif dalam menjalin hubungan dengan pihak terkait.

Letter of Acceptance (LoA) dalam konteks akademik terdiri dari dua jenis utama, yakni LoA conditional (Bersyarat) dan LoA unconditional (tanpa syarat). LoA conditional adalah surat penerimaan yang masih memiliki syarat tertentu yang harus dipenuhi sebelum penerimaan final. Sedangkan LoA unconditional merupakan surat penerimaan penuh tanpa persyaratan tambahan, yang bisa langsung digunakan untuk keperluan beasiswa atau visa studi.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mendapatkan masing-masing jenis LoA:

1. LoA conditional (bersyarat)
LoA Conditional biasanya diberikan jika masih ada dokumen atau persyaratan yang belum terpenuhi, seperti:

• Hasil tes bahasa (IELTS/TOEFL) belum memenuhi skor minimal.
• Transkrip akademik belum lengkap atau perlu legalisasi.
• Bukti finansial atau dokumen beasiswa belum diserahkan.
• Rekomendasi dari dosen atau profesor belum diterima.

Langkah mendapatkan LoA conditional:

• Pilih universitas dan program studi
• Riset universitas yang sesuai dengan bidang studi dan kualifikasi akademik kamu.
• Periksa persyaratan penerimaan di website resmi universitas.
• Persiapkan dokumen yang diminta:

1. Ijazah dan transkrip akademik (jika masih kuliah, gunakan transkrip sementara).
2. Sertifikat bahasa
3. CV dan motivation letter
4. Proposal penelitian (untuk S2/S3).
5. Daftar ke universitas

• Melakukan pendaftaran online di portal universitas dan mengunggah dokumen yang diminta.
• Beberapa universitas mengenakan biaya pendaftaran (application fee).
• Menunggu hasil seleksi

Jika diterima tetapi masih ada dokumen yang kurang, universitas akan mengeluarkan LoA Conditional. Universitas akan mencantumkan syarat tambahan yang harus dipenuhi sebelum LoA unconditional diterbitkan. Nanti, setelah syarat terpenuhi, laporkan ke universitas untuk mendapatkan LoA unconditional.

2. LoA unconditional (tanpa syarat)

LoA unconditional diberikan jika semua persyaratan akademik dan administratif telah dipenuhi. LoA ini bisa langsung digunakan untuk keperluan pendaftaran beasiswa (LPDP, Chevening, Fulbright, dan lainnya.) atau pengajuan visa pelajar. Langkah Mendapatkan LoA Unconditional adalah memenuhi semua persyaratan sebelum mendaftar. Pastikanlah semua dokumen lengkap, seperti ijazah, transkrip, sertifikat bahasa (IELTS/TOEFL), surat rekomendasi, dll. 

Oh iya, jika ada syarat wawancara, persiapkan diri dengan baik, ya. Ajukan pendaftaran ke Universitas melalui portal resmi universitas, lengkapi formulir dan unggah dokumen yang diminta. Jika diperlukan, bayar biaya pendaftaran dan menunggu keputusan universitas.

Kalau semua persyaratan telah terpenuhi, universitas akan langsung mengeluarkan LoA unconditional. Nantinya, jika masih ada yang kurang, universitas akan memberikan LoA conditional, yang bisa diubah menjadi unconditional setelah semua syarat terpenuhi.

Kamu bisa gunakan LoA untuk keperluan akademik atau visa. Selain itu, LoA Unconditional dapat digunakan untuk daftar beasiswa dan pengajuan visa studi.  Segera penuhi persyaratan LoA conditional agar gak melewati batas waktunya, ya. 

[University Name]
[University Address]
[University Email & Contact Info]
[University Website]

Date: [DD/MM/YYYY]

To:
[Applicant's Name]
[Applicant's Address]
[Applicant's Email]

Subject: Conditional Letter of Acceptance – [Program Name]

Dear [Applicant's Name],

We are pleased to inform you that you have been conditionally accepted into the [Program Name] at [University Name] for the [Degree Level] program starting in the academic year [Year]. We are impressed by your academic achievements and potential, and we look forward to welcoming you to our academic community.

However, your acceptance is conditional, meaning you must meet the following requirements before we can issue an Unconditional Letter of Acceptance (LoA):

Submit an official language proficiency certificate with a minimum score of [Example: IELTS 6.5 or TOEFL iBT 90] by [Deadline Date].
Complete the submission of academic documents, such as [Example: legalized copies of your diploma, official transcripts, or recommendation letters].
Pay an initial deposit of [Amount] by [Deadline Date] to confirm your place in the program.
Once these conditions are met, we will issue an Unconditional Letter of Acceptance (LoA), which you can use for scholarship or visa purposes. If you have any questions or need further assistance, please feel free to contact [University Contact Name] at [Email/Phone].

We look forward to having you join us at [University Name]. Please confirm your acceptance by submitting the required documents by the given deadline.

Sincerely,

[Authorized University Official Name]
[Position, e.g., Dean of Faculty/ Head of Program]
[University Name]
[Official Signature]

[University Name]
[University Address]
[University Email & Contact Info]
[University Website]

Date: [DD/MM/YYYY]

To:
[Applicant's Name]
[Applicant's Address]
[Applicant's Email]

Subject: Unconditional Letter of Acceptance – [Program Name]

Dear [Applicant's Name],

We are pleased to inform you that you have been unconditionally accepted into the [Program Name] at [University Name] for the [Degree Level] program starting in the academic year [Year]. Your acceptance is final, and we are excited to welcome you to our academic community.

This letter serves as formal confirmation of your enrollment in the [Program Name] at [University Name]. You may now proceed with the necessary steps for visa application, scholarship processing, and other pre-arrival procedures.

The details of your program are as follows:

Program Name: [Program Name]
Degree Level: [e.g., Bachelor’s, Master’s, PhD]
Start Date: [Start Date]
Duration: [Program Duration]
Tuition Fees: [Tuition Amount] per year
Payment Schedule: [Payment details, if applicable]
Please ensure that you complete all pre-arrival formalities and submit any outstanding documents to [University Contact or Department] by [Deadline Date]. For assistance, feel free to reach out to [Contact Person/Office] at [Email/Phone].

We are excited to have you join us and look forward to your arrival at [University Name].

Sincerely,

[Authorized University Official Name]
[Position, e.g., Dean of Faculty/ Head of Program]
[University Name]
[Official Signature]

Semoga dengan artikel ini, kamu gak bingung lagi tentang LoA. Jangan lupa untuk memastikan semua elemen penting sudah termasuk dalam surat agar proses penerimaan berjalan lancar dan sah secara hukum, ya. Semoga sukses!