5 Tips Decluttering Dokumen Penting agar Tak Berantakan
Tumpukan kertas yang berserakan di meja kerja, laci atau lemari bisa jadi sumber masalah tanpa disadari. Kwitansi, bon lama, kontrak kerja, dokumen pajak, hingga surat-surat penting sering kali bercampur menjadi satu tanpa dipilah-pilah dengan peruntukan yang jelas. Saat butuh sesuatu dengan cepat, mencari dokumen tersebut malah bisa jadi pekerjaan yang menghabiskan waktu.
Menata ulang dokumen atau decluttering bukan hanya tentang membuang yang tak perlu, tapi juga memastikan setiap dokumen penting tersimpan dengan rapi dan mudah ditemukan. Dengan sistem penyimpanan yang baik, dokumen tak hanya tertata lebih rapi, tapi juga lebih aman. Berikut lima tips yang bisa membantu mengelola dokumen dengan lebih efektif.
1. Kategorikan dokumen sesuai kepentingannya
Hal pertama yang harus dilakukan saat decluttering dokumen adalah memilah berdasarkan jenis dan kepentingannya. Sebab gak semua dokumen memiliki nilai kepentingan yang sama, ada yang harus disimpan selamanya, sementara, dan ada juga yang bisa langsung dibuang. Dengan kategori yang jelas, kamu bisa menghindari menumpuk dokumen yang gak perlu disimpan dalam jangka panjang.
Pertama, dokumen permanen yang berupa akta kelahiran, ijazah, sertifikat tanah, kontrak kerja, dan dokumen hukum lainnya yang harus disimpan selamanya. Kedua, dokumen berkala bisa berupa tagihan, rekening bank, slip gaji, dan laporan pajak yang biasanya hanya perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Terakhir, dokumen sementara seperti kwitansi, tiket perjalanan, atau catatan kecil yang bisa dibuang setelah tak lagi dibutuhkan.
2. Pisahkan dokumen fisik dan digital
Di zaman digital seperti saat ini, gak semua dokumen perlu disimpan dalam bentuk fisik. Banyak dokumen penting kini bisa diakses dalam bentuk digital, seperti tagihan online, laporan keuangan, sertifikat pelatihan atau kontrak kerja elektronik. Kamu bisa mulai dengan memindai dokumen-dokumen penting yang tak perlu disimpan dalam bentuk fisik.
Kemudian, kamu bisa menyimpannya di penyimpanan digital atau hard drive eksternal. Gunakan nama file yang jelas dan sistem folder yang rapi agar mudah ditemukan. Namun, untuk dokumen asli seperti akta kelahiran atau sertifikat rumah, pastikan tetap menyimpan versi fisiknya di tempat yang aman, ya!
3. Gunakan map atau folder dengan label yang jelas
Setelah memilah dokumen, kini saatnya kamu menyusun sistem penyimpanan yang rapi. Gunakan map atau folder khusus untuk setiap kategori dokumen, lalu beri label yang jelas. Misalnya, map biru untuk dokumen rumah tangga seperti sertifikat rumah, dan tagihan PBB.
Selanjutnya, map merah untuk dokumen keuangan seperti rekening bank, slip gaji, dan laporan pajak tahunan. Terakhir, map hijau untuk dokumen pribadi seperti ijazah, akta lahir, kartu keluarga. Label yang jelas akan membantumu menemukan dokumen dengan cepat tanpa perlu membongkar semua isi laci tentunya.
4. Buat sistem penyimpanan yang aman dan mudah diakses
Keamanan juga menjadi hal penting saat melakukan decluttering dokumen, terutama untuk dokumen-dokumen yang bersifat pribadi atau rahasia. Gunakan laci atau kotak penyimpanan yang bisa dikunci untuk menyimpan dokumen berharga seperti surat tanah atau perjanjian hukum lainnya.
Sementara untuk dokumen yang sering diakses seperti akta kelahiran, surat kendaraan, dan kartu keluarga, letakkan di tempat yang mudah dijangkau, seperti rak khusus atau organizer di meja kerja. Dengan begitu, kamu tak perlu menghabiskan waktu mencari dokumen saat dibutuhkan.
5. Lakukan decluttering secara berkala
Menata dokumen sekali saja tentu gak cukup. Jika tak dikelola secara rutin, tumpukan kertas baru akan terus bermunculan dan membuat kekacauan lagi dan lagi. Buatlah kebiasaan untuk mengecek dan merapikan dokumen setidaknya setiap 3-6 bulan.
Hapus atau buang dokumen yang sudah tak relevan dan gak dibutuhkan. Dengan melakukan decluttering secara rutin, kamu bisa memastikan bahwa dokumen tetap tertata dengan baik dan gak ada dokumen penting yang hilang di antara tumpukan kertas yang tak perlu lagi.
Menata dokumen akan membuat meja dan rak penyimpanan lebih rapi, juga membantu menghemat waktu dan mengurangi stres saat mencari dokumen penting. Lima tips di atas bisa bantu kamu untuk decluttering dokumen dengan lebih mudah.
