4 Skala Prioritas ala Eisenhower Matrix, Bikin Aktivitas Efisien

Pada kuadran satu, pekerjaan yang ada bersifat mendesak dan penting. Terdapat dua kemungkinan yang menyebabkan adanya pekerjaan ini. Pertama, karena tugas tersebut datang secara mendesak atau tiba-tiba. Contohnya, ketika ada kolega yang sakit dan kita harus menggantikan pekerjaannya atau klien yang membutuhkan bantuan kita untuk menyelesaikan masalahnya secara mendesak.

Kedua, tugas tersebut datang karena kita menunda pekerjaan yang ada sehingga sampai di tenggat waktunya. Contohnya, tugas kuliah dengan tenggat pengumpulan terakhir hari ini namun belum kita kerjakan. Alangkah baiknya, segera dikerjakan, ya!

Sebab, sejatinya kita harus sesegera mungkin menyelesaikan berbagai pekerjaan yang masuk ke dalam kategori kuadran ini. Meski demikian, kita juga perlu mencegah agar suatu pekerjaan yang masih bisa kita kendalikan tidak masuk ke dalam kategori Kuadran I. Terlalu sering melakukan pekerjaan pada Kuadran I dapat menyebabkan stres, burnout, dan menguras energi yang kita miliki.

Pada kuadran ini, tugas yang dikerjakan memiliki jangka waktu cukup lama dan bisa dikerjakan setelah Kuadran I selesai. Kuadran II merupakan bagian terbaik untuk memanajemen waktu yang kita miliki dan memaksimalkan hasil dari apa yang akan kita kerjakan di kuadran ini. Contoh kegiatan Kuadran II adalah perencanaan proyek bisnis jangka panjang, menggarap permintaan klien yang memiliki jangka waktu panjang, belajar skill baru, dan olahraga.

Meskipun tidak mendesak, namun pekerjaan yang ada di kuadran ini merupakan sesuatu yang penting. Pekerjaan pada Kuadran II memiliki tujuan dan dampak pada kehidupan kita. Kita harus memastikan pekerjaan yang ada untuk tetap berada pada Kuadran II dan tidak berubah menjadi mendesak atau tidak penting. 

Suatu pekerjaan bisa saja mendesak namun tidak penting untuk dilakukan. Hal itu dikarenakan pekerjaan tersebut bisa diselesaikan, namun biasanya bukan prioritas kita atau bahkan kita tidak memiliki kemampuan cukup untuk melakukannya. Contoh, meeting yang tidak terlalu membutuhkan keterlibatan kita atau tugas yang diberikan rupanya di luar kewajiban kita.

Perlu diperhatikan bahwa tugas pada Kuadran III merupakan hal yang terkait prioritas orang lain. Pekerjaan pada Kuadran III sebaiknya diserahkan pada orang lain, kecuali pekerjaan yang dilakukan bisa menambah skill kamu di Kuadaran II dan tentunya kita punya cukup waktu untuk menggarapnya.

Kuadran IV pada Eisenhower Matrix merupakan kegiatan yang tidak penting dan tidak mendesak. Contohnya, bermain media sosial untuk bersenang-senang, menonton serial film, dan bermain bersama teman. Meski demikian, kita tidak harus sepenuhnya menghapus kegiatan pada Kuadaran IV. Sebab, kegiatan ini mampu menjadi penyeimbang dari kegiatan lain yang memicu stres. 

Walau begitu, kegiatan di Kuadran IV harus yang memberikan motivasi dan semangat untuk melakukan pekerjaan penting dan mendesak. Melakukan kegiatan yang ada pada Kuadran IV dengan disengaja dan terlalu lama justru akan menguras energi serta semangat kita alih-alih memberikan motivasi.

Setelah mengenal keempat bagian kuadran pada Eisenhower Matrix, kita bisa memberi label pada daftar tugas yang akan kita kerjakan. Beri warna yang menandakan tiap-tiap kuadran pada label seperti merah pada Kuadran I, kuning pada Kuadran II, hijau pada Kuadran III, dan biru pada Kuadran IV. Lakukan sesuai selera selama itu bisa dijadikan sebagai peringatan pada tiap-tiap tugas yang akan dikerjakan. Selamat mencoba!