5 Fitur Tersembunyi Microsoft Word untuk Mengedit File PDF

Word bekerja agak berbeda dibanding aplikasi PDF pada umumnya. Alih-alih mengedit PDF langsung dalam format aslinya, Word akan mengubah file PDF itu menjadi dokumen Word yang bisa diedit. Hasilnya, kamu bisa melakukan perubahan dengan lebih leluasa tanpa harus takut formatnya berantakan. Setelah dikonversi, Word biasanya cukup bagus dalam menjaga tampilan atau format aslinya, mulai dari layout, paragraf hingga tabel. Namun, file PDF dengan format yang rumit (misalnya banyak kolom, elemen grafis atau layout yang kompleks) terkadang hasil konversinya kurang rapi. Meskipun begitu, untuk kebutuhan edit ringan seperti memperbaiki typo atau mengganti tanggal, melakukannya lewat Word jauh lebih cepat dan praktis.

Berbeda dari file PDF biasa, PDF/A merupakan versi PDF yang memang dibuat khusus untuk arsip jangka panjang. Intinya, semua elemen penting “dikunci” di dalam file seperti font, profil warna hingga gambar ikut ditanamkan. Tujuannya sederhana yaitu agar file PDF/A yang kamu buat hari ini terlihat sama persis ketika dibuka lagi puluhan tahun di masa depan. Kabar baiknya, Word sudah mendukung PDF/A tanpa aplikasi tambahan. Caranya masuk ke File > Export > Create PDF/XPS Document, lalu klik Options, kemudian centang “PDF/A Compliant”. Jika perlu, aktifkan juga “Document structure tags for accessibility” agar lebih ramah aksesibilitas. Terakhir, pilih optimasi “Standard” daripada “Minimum size”.

Ketika ingin mengekspor file PDF di Word, ada fitur penting yang sering kali terlewat yaitu mengecek dukungan fitur aksesibilitas pada file PDF terkait agar ramah untuk penyandang disabilitas lewat screen reader, navigasi keyboard dan teknologi bantu lainnya. Kuncinya dimulai dari file Word yang sudah rapi secara aksesibilitas. Gunakan Heading bawaan (bukan sekadar teks yang dibesarkan), tambahkan alt text pada gambar, gunakan link deskriptif yang jelas, lalu jalankan Accessibility Checker di File > Info > Check for Issues sebelum ekspor. Ketika mengekspor, pilih File > Export > Create PDF/XPS Document lalu masuk ke Options dan pastikan “Document structure tags for accessibility” aktif, serta hindari “Print to PDF” atau “Save As PDF”.

Fitur menyematkan file PDF di Word sering luput dari perhatian. Alih-alih mengirim file PDF terpisah atau hanya menautkan file, kamu bisa menaruh file PDF langsung di dalam dokumen Word sebagai objek, sehingga file PDF ikut terbawa di dalam file Word dan orang lain tinggal klik dua kali untuk membukanya di aplikasi PDF reader. Caranya cukup lewat Insert > Object > Create from File, pilih file PDF-nya, lalu Word akan menampilkan ikon atau pratinjau halaman pertama. Namun perlu dicatat jika semakin banyak dan besar file PDF yang disematkan, ukuran dokumen Word bisa membengkak. Fitur ini paling optimal digunakan Word untuk Windows sementara pengguna Mac terkadang akan menemui kendala ketika membuka file PDF yang disematkan.

Jika kamu perlu membagikan dokumen rahasia dalam bentuk PDF, Word bisa langsung mengenkripsinya dengan password ketika proses ekspor menggunakan enkripsi AES. Caranya, pilih File > Save As, ubah tipe file ke PDF, buka Options sebelum menyimpan, lalu aktifkan “Encrypt the document with a password” dan masukkan password. Nanti, siapa pun yang ingin membuka file PDF itu akan disuruh memasukkan password dulu sebelum melihat isinya. Banyak pengguna keliru karena hanya mengunci file Word lewat File > Info > Protect Document lalu mengekspor ke file PDF dengan harapan proteksinya ikut terbawa, padahal itu hanya melindungi file Word-nya, bukan file PDF hasil ekspor.

Demikian tadi ulasan mengenai beberapa fitur tersembunyi Microsoft Word untuk mengedit file PDF. Word memang belum bisa menggantikan aplikasi PDF khusus, tapi sudah lebih dari cukup untuk melakukan editing ringan.